合同管理工作方略.doc

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1、合同管理工作方略1、合同管理方略一般情況下，實(shí)際上企業(yè)合同簽立的前因后果比較復(fù)雜，并非全部能夠以單一項(xiàng)目管理名義開展，比如企業(yè)的生產(chǎn)日常主要原材料的采購、工廠新建狀態(tài)大批設(shè)備采購等。合同的簽立和管理成為日常業(yè)務(wù)之一，沒有項(xiàng)目管理的情況下，因此對于不同業(yè)務(wù)需要適時開展合同管理工作。此時的合同管理脫離項(xiàng)目管理的框架成為獨(dú)立的日常管理工作。2、合同管理方法論合同管理工作筆者認(rèn)為可以分為三個部分：合同訂立前管理，合同審批與簽立，合同文檔管理及執(zhí)行跟蹤。三者從一而終，但均需要基于一個合同管理的框架制度。從實(shí)施的角度而言遵循基本的管理循環(huán)：制度先行，規(guī)則既定，管理推行，持續(xù)改進(jìn)。合同管理方略2

2、.1合同管理制度合同管理制度是一個明確合同管理目的、合同管理模式、合同簽訂文本規(guī)范、合同審批流、合同履行與變更接觸的企業(yè)制度性文件。合同管理制度的完善程度和企業(yè)的制度執(zhí)行力是整個合同管理能否開展的關(guān)鍵所在。良好的合同管理制度應(yīng)該包含如下內(nèi)容：1、明確合同管理責(zé)任。確立一個明確進(jìn)行整體合同管理的部門，對合同簽立意向?qū)φ罩贫冗M(jìn)行校核與分類，協(xié)調(diào)法律、財(cái)務(wù)、采購、工程等業(yè)務(wù)部門對合同開展評審，以及報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)簽字等流程性工作，整理和歸檔合同資料，跟進(jìn)合同執(zhí)行情況。對于合同更變產(chǎn)生的重大風(fēng)險，需提前預(yù)警，協(xié)調(diào)法律財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)部門對更變造成的影響進(jìn)行評估。2、合同簽立的格式和內(nèi)容。規(guī)定合同簽立必須

3、要有的格式，比如部首部分必須要有合同簽立的時間、甲乙方全稱和簽約地點(diǎn)信息。合同正文同包括合同的執(zhí)行內(nèi)容，驗(yàn)收或者交付方式和付款方式（驗(yàn)收或者付款都具有階段性），產(chǎn)品保質(zhì)期、質(zhì)量保證及保修范圍等，雙方協(xié)作條款，相關(guān)費(fèi)用發(fā)生的承擔(dān)責(zé)任，押金、違約責(zé)任等。合同結(jié)尾必須有雙方合同專用章，嚴(yán)禁使用財(cái)務(wù)章或者業(yè)務(wù)章，注明合同有效期限。3、合同履行與變更解除對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤，財(cái)務(wù)按照合同訂立條件進(jìn)行付款，合同管理部門需要對合同履約情況和付款情況進(jìn)行一一登記，對于對方未能履約或者違約需要及時通報(bào)法務(wù)部門。對簽立的合同進(jìn)行統(tǒng)一內(nèi)部編碼，整理合同相關(guān)的資料，比如技術(shù)圖、施工圖等，保證合同資料的

4、完整性。合同變更需及時通知到法務(wù)、財(cái)務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)層，及時處理變更事務(wù)。變更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)符合公文收發(fā)的要求，掛號寄發(fā)或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由合同管理部門保管。變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入合同管理范圍。合同相關(guān)資料需要按照管理需求復(fù)印多分，分發(fā)給財(cái)務(wù)、法務(wù)等部門。合同是企業(yè)對外溝通的橋梁，是企業(yè)發(fā)展的命脈。現(xiàn)代企業(yè)中半數(shù)以上的業(yè)務(wù)都要涉及到各種各樣的合同，而其中大多數(shù)的法律糾紛都直接或間接地與合同管理中的某個環(huán)節(jié)有關(guān)。友為合同管理系統(tǒng)以合同為管理對象，通過合同訂立、執(zhí)行、監(jiān)督、統(tǒng)計(jì)及維護(hù)跟蹤在規(guī)避法律風(fēng)險

5、的同時實(shí)現(xiàn)合同價值最大化的產(chǎn)品解決案。2.2合同訂立前管理從合同管理周期看，合同管理的中心在于合同訂立前管理占據(jù)50%，合同審批和簽立20%，合同文檔管理及執(zhí)行跟蹤30%。合同訂立前管理，明確合同訂立的目的、方式、原則、戰(zhàn)略性審查、供應(yīng)商選擇、合同條款擬定、風(fēng)險評估等主要內(nèi)容，這其中許多內(nèi)容超脫于合同本身，但決定了后期合同的擬定內(nèi)容、審批流程、簽立和執(zhí)行履約。業(yè)務(wù)管理是友為合同管理的核心需求，友為合同管理軟件必須解決實(shí)際業(yè)務(wù)管理中的問題；專注于企業(yè)合同管理的動態(tài)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化，為企業(yè)提供合理的流程和業(yè)務(wù)約束以及全方位的合同管理功能；友為合同管理功能包括了合同起草、合同審批、文本

6、管理、履約監(jiān)督、結(jié)算安排、智能提醒合同收付款、項(xiàng)目管理、合同結(jié)款情況統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表輸出和決策支持等。1、明確合同訂立目的，戰(zhàn)略性審查。合同簽立主要是為了完成某種目的，為什么要買，是否有必要買，明確這點(diǎn)很重要。一般對于重大采購，基本上都會實(shí)現(xiàn)進(jìn)行采購評審會，評審采購的必要性和風(fēng)險收益成本，財(cái)務(wù)需要給出財(cái)務(wù)審批的測算報(bào)告明確風(fēng)險收益成本，戰(zhàn)略部門需要給出做相應(yīng)物資采購的必要性，法務(wù)要給出必要的法律風(fēng)險，綜合評估后由領(lǐng)導(dǎo)簽批決定具體采購的物資明細(xì)、成本費(fèi)用預(yù)算、質(zhì)量要求及該采購需要達(dá)到的效果。戰(zhàn)略方面的分析，需要考慮整體市場和業(yè)務(wù)的情況，比如是否在價格較低的情況下集中購入某種材料保值，比

7、如是否投資大筆資金采購相應(yīng)的生產(chǎn)設(shè)備以完成公司的戰(zhàn)略目標(biāo)（這種目標(biāo)往往在財(cái)務(wù)上風(fēng)險較高）。2、供應(yīng)商競標(biāo)和選擇，這是采購管理體系中非常重要的一環(huán)，供應(yīng)商的選擇需要綜合考評供應(yīng)商的財(cái)務(wù)能力、技術(shù)水平、供應(yīng)能力、信用情況和運(yùn)營情況等。從合同角度而言選擇不同的供應(yīng)商對合同條款的影響最大。比如，選擇市場地位較高、甚至說處于行業(yè)壟斷地位的大供應(yīng)商，那我方談判的話語權(quán)會比較弱勢，基本上此類供應(yīng)商很難接受較長的付款周期和低廉的采購價格（甚至對于強(qiáng)勢供應(yīng)商，甚至?xí)笕~預(yù)付和70%