合同管理方略

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1、合同管理方略來源：zzcwing的新浪博客作者：zzcwing2012-ll-07前言：作為現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)交易中的履約依據(jù)，合同的作用越來越為人們重視，良好的合同應(yīng)該建立在公平交易、互惠互利、權(quán)責(zé)明晰的基礎(chǔ)上，雙方行使各自的權(quán)利義務(wù)，體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)下的契約精神。而此時，確保公司簽訂的合同合法、有效，降低或避免因合同風(fēng)險帶來的經(jīng)濟(jì)損失，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合公司實際情況實行合同管理的意義越來越重要。目錄1、合同及合同管理的定義22、合同管理范疇23、合同管理方法論33.1合同管理制度33.2合同訂立前管

2、理53.3合同審批和簽立73.4合同的執(zhí)行跟蹤和文檔管理74、合同管理流程85、合同管理實施方略91.合同及合同管理的定義合同：《中華人民共和國民法通則》第85條：合同是當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)?！吨腥A人民共和國合同法》第2條：合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同管理：系統(tǒng)高效地管理合同的起草、訂立、執(zhí)行和分析，以確保營運和財務(wù)收益最大化和風(fēng)險最小化。雖然合同管理主要傾向于合同訂立后業(yè)務(wù)，但成功的合同管理最

3、有效的還取決于前端業(yè)務(wù)或者說合同訂立前的業(yè)務(wù)能否良好地開展。（英國皇家采購與供應(yīng)鏈協(xié)會）2.合同管理范疇本文要談的合同管理主要是，采購合同合同管理（大型設(shè)備、廠房、原材料、服務(wù)等）。合同管理原本隸屬于項目管理的范疇，層級高于后期合同文檔管理及執(zhí)行跟蹤。管理視圖如下：從管理角度而言，需要對大型采購（大批量大金額）進(jìn)行合同管理，意味著采購的目的必然是為完成某個項目，因此合同管理被項目管理體系囊括其中，幫助項目降低管理風(fēng)險和完善成本控制。合同管理成為項目管理中的重要一環(huán)。一般情況下，實際上企業(yè)合同簽立的前

4、因后果比較復(fù)雜，并非全部能夠以單一項目管理名義開展，比如企業(yè)的生產(chǎn)日常主要原材料的采購、工廠新建狀態(tài)大批設(shè)備采購等。合同的簽立和管理成為日常業(yè)務(wù)之一，沒有項目管理的情況下，因此對于不同業(yè)務(wù)需要適時開展合同管理工作。此時的合同管理脫離項目管理的框架成為獨立的日常管理工作。3、合同管理方法論合同管理工作筆者認(rèn)為可以分為三個部分：合同訂立前管理，合同審批與簽立，合同文檔管理及執(zhí)行跟蹤。三者從一而終，但均需要基于一個合同管理的框架制度。從實施的角度而言遵循基本的管理循環(huán)：制度先行，規(guī)則既定，管理推行，持續(xù)改

5、進(jìn)。管理視圖如下：合同肓理制盛合同文檔管理及悅行跟蹤3.1合同管理制度合同管理制度是一個明確合同管理目的、合同管理模式、合同簽訂文本規(guī)范、合同審批流、合同履行與變更接觸的企業(yè)制度性文件。合同管理制度的完善程度和企業(yè)的制度執(zhí)行力是整個合同管理能否開展的關(guān)鍵所在。良好的合同管理制度應(yīng)該包含如下內(nèi)容：1、明確合同管理責(zé)任。確立一個明確進(jìn)行整體合同管理的部門，對合同簽立意向?qū)φ罩贫冗M(jìn)行校核與分類，協(xié)調(diào)法律、財務(wù)、采購、工程等業(yè)務(wù)部門對合同開展評審，以及報送領(lǐng)導(dǎo)簽字等流程性工作，整理和歸檔合同資料，跟進(jìn)合同執(zhí)

6、行情況。對于合同更變產(chǎn)生的重大風(fēng)險，需提前預(yù)警，協(xié)調(diào)法律財務(wù)等業(yè)務(wù)部門對更變造成的影響進(jìn)行評估。2、合同簽立的格式和內(nèi)容。規(guī)定合同簽立必須要有的格式，比如部首部分必須要有合同簽立的時間、甲乙方全稱和簽約地點信息。合同正文同包括合同的執(zhí)行內(nèi)容，驗收或者交付方式和付款方式（驗收或者付款都具有階段性），產(chǎn)品保質(zhì)期、質(zhì)量保證及保修范圍等，雙方協(xié)作條款，相關(guān)費用發(fā)生的承擔(dān)責(zé)任，押金、違約責(zé)任等。合同結(jié)尾必須有雙方合同專用章，嚴(yán)禁使用財務(wù)章或者業(yè)務(wù)章，注明合同有效期限。3、明確合同分類。由于企業(yè)資源有限，但日常

7、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的合同簽立種類繁多，鑒于重要性原則需要對合同進(jìn)行分類（按照金額，比如幾百萬以上合同定義為重大合同，以下為一般合同；按照合同性質(zhì)，比如設(shè)備采購合同和材料采購合同）。實務(wù)中，企業(yè)傾向于按照合同金額對合同的重要層次進(jìn)行分級管理。4、合同的審批流和權(quán)限管理。合同的分類決定了合同的審批權(quán)限，對于低級別的合同（低金額），加快流程，投入少量管理資源，只需要采購部門提起申請，分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)和法務(wù)給予合同條款的審批即可，甚至不需要合同管理部門介入。對于一般性合同（金額不髙），除了低級別合同的審批流之外，需

8、要合同管理部門介入，協(xié)同法務(wù)財務(wù)和業(yè)務(wù)部門開展評審會和組織供應(yīng)商競標(biāo)，同時需要簽批到更高一級領(lǐng)導(dǎo)。合同管理部門對此類合同進(jìn)行后續(xù)執(zhí)行跟蹤和登記。對于重大合同（大金額），由于重大合同的簽立，涉及的是企業(yè)戰(zhàn)略層面的問題，因此需要盡量謹(jǐn)慎，除了包含一般合同所需的審批流，在提請采購前，需要做相應(yīng)的戰(zhàn)略分析（包括財務(wù)層面的現(xiàn)金回收分析），以戰(zhàn)略分析報告為依據(jù)對供應(yīng)商進(jìn)行選擇和競標(biāo)，合同的簽立需要財務(wù)和法務(wù)給予相應(yīng)的風(fēng)險收益分析報告，在審批流程上申報者董事會簽批，合同管理部門需要