管理文件編寫規(guī)定

《管理文件編寫規(guī)定》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在應(yīng)用文檔-天天文庫。

1、長沙XX有限公司文件編制管理規(guī)定修訂號0實施日期年月日第6頁共6頁1目的規(guī)范公司管理標準編寫的格式和要求，確保形成格式統(tǒng)一的管理體系文件。2范圍本標準對管理標準編號、標準的名稱/結(jié)構(gòu)及內(nèi)容編寫要求、頁面設(shè)置及編輯要求等內(nèi)容做出規(guī)定。適用于所有管理標準的編寫。3職責(zé)3.1各部門負責(zé)人負責(zé)組織本部門的文件起草和修定。3.2質(zhì)量手冊、程序文件、管理制度和技術(shù)文件由總經(jīng)理組織各相關(guān)負責(zé)人評審；3.3所有文件由總經(jīng)理批準后才能正式投入實施；4管理文件編寫的總要求管理文件編寫時應(yīng)符合管理“三化”的總要求，即按標準化、程序化、格式化地進行公司各項管理活動文件化，并形成文件化的管理體系。4.1標準化：

2、即是將公司的各項管理活動進行歸納和提煉，形成若干中心管理過程，并對這些過程進行定性的描述，規(guī)定其若干控制環(huán)節(jié)和總要求?！皹藴省奔词侵浮斑^程”應(yīng)達到的“水平”。4.2程序化：是對標準化后產(chǎn)生的各項過程按照5W1H的原則通過規(guī)定一定的程序和規(guī)范實現(xiàn)其要求，從而使公司的各項管理作業(yè)有章可循的過程。程序化的過程也是實現(xiàn)規(guī)范化、格式化的過程。規(guī)范化即要求對某一具體控制環(huán)節(jié)的工作必須規(guī)定如何去做，對一些關(guān)鍵重要步驟，必須制訂詳細的作業(yè)指導(dǎo)書，使具體的工作規(guī)范化。4.3格式化：是指流程圖化和表格化。流程圖化是指將各控制程序盡量以流程圖的形式說明控制過程及要求；表格化即對各種工作記錄與流程盡量以表格的

3、形式來規(guī)定和表達。“格式”是“程序”的一種體現(xiàn)，格式化即指管理作業(yè)按流程圖控制、按表格流動。5文件編號辦法5.1文件采用以下方式進行分類編號：aa/bbcc--dddd說明：aa-----GB：質(zhì)量手冊；GP：管理程序；GZ：管理制度；GJ:技術(shù)規(guī)范bb-----管理職能塊代碼，見表1；cc-----文件順序號：管理程序為01-99號；管理制度和技術(shù)規(guī)范為001－999號;dddd---文件編制年份。例如：GZ/QM001-2006：指公司2006年發(fā)布的質(zhì)量管理制度第001號。表1：管理職能代碼職能分類代碼職能分類代碼職能分類代碼職能分類代碼質(zhì)量管理GM財務(wù)管理CW采購管理CG外貿(mào)管

4、理WM技術(shù)管理JS生產(chǎn)管理SC倉儲物流CC內(nèi)貿(mào)管理LM人力管理RZ設(shè)備管理SB行政管理XZ其它QT編制:時間:批準:時間:長沙XX有限公司文件編制管理規(guī)定修訂號0實施日期年月日第6頁共6頁6文件的名稱、結(jié)構(gòu)及內(nèi)容編寫要求6．1管理標準各管理標準均以相應(yīng)管理過程名稱來命名。文件內(nèi)容及編寫要求應(yīng)符合《附錄A管理標準編寫格式和要求》。6．2程序文件6．2．1程序文件以“××××控制程序”、“××××管理程序”、“××××程序”等方式來命名，其中“××××”代表相應(yīng)的控制或管理內(nèi)容/活動。6．2．2程序文件按《附錄B程序文件編寫規(guī)定》執(zhí)行。6．3支持性文件6．3．1支持性文件一般以“××××管

5、理制度”、“××××規(guī)定”、“××××實施細則”等方式來命名。6．3．2技術(shù)規(guī)范和工藝操作等其它支持性文件參照《附錄B程序文件編寫規(guī)定》執(zhí)行。6．4工作記錄表6．4．1工作記錄是管理體系文件的一部分，并以樣表的形式附在文件后，以便隨該標準同時受控。表頭設(shè)計一般應(yīng)包括“長沙XX有限公司”標識及表格名稱。6．4．2各部門如需使用有關(guān)表格時，應(yīng)嚴格按樣表規(guī)定的格式和內(nèi)容要求填寫，但不拘泥于表格及其各單元格具體大小。6．6．3表格一般采用A4紙設(shè)計，頁面設(shè)置為：上邊界：20mm、下邊界：20mm、左邊界：20mm、右邊界：20mm（豎）。7正文的層次、編輯要求及頁面設(shè)置7．1正文編輯時層次劃分

6、按表2規(guī)定。表2層次名稱編號示例節(jié)1．小節(jié)1．1條1．1．1小條1．1．1．a(chǎn)段（無編號）標準的附錄附錄A提示的附錄附錄17．2正文采用宋體，字體大小一般采用五號（必要時可采用更小號）。7．3正文的段落格式：1.5倍行距，段前段后均為0磅；正文頁面分一欄:欄寬46字符，間距2字符。7．4正文中圖/表的編排7．4．1當(dāng)文中附圖表時，應(yīng)在正文中明確說明何處引用，圖表的編號從阿拉伯?dāng)?shù)字1開始，與正文章節(jié)號無關(guān)，只有一幅圖也應(yīng)標明。例如：“圖1采購控制流程”。編制:時間:2006-9-21批準:時間:7．4．2圖/表的標題應(yīng)放在圖/表的左上角。7．5頁眉設(shè)置長沙XX有限公司文件編制管理規(guī)定修訂

7、號0實施日期年月日第6頁共6頁所有管理標準均應(yīng)設(shè)置頁眉，頁眉的設(shè)置按表3，文件未尾書寫編制人、時間，審批人、時間，批準人、時間。7．6頁面設(shè)置7.6.1張貼文件正文頁面設(shè)置一般為上邊界：20mm，下邊界：20mm，左邊界：20mm，右邊界：20mm，并按A4紙頁面橫排。7.6.2裝訂文件正文頁面設(shè)置一般為上邊界：20mm，下邊界：20mm，左邊界：25mm，右邊界：15mm，并按A4紙頁面橫排。8附加說明本標準由質(zhì)量部起草，并負責(zé)解釋和歸口管理