公司管理性文件編寫規(guī)定

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1、設(shè)備制造有限公司管理標(biāo)準(zhǔn)QG/ZTC0105管理性文件編寫規(guī)定=17=設(shè)備制造有限公司=17=管理性文件編寫規(guī)定QG/ZTC01051目的和適用范圍為了指導(dǎo)各部門正確、規(guī)范地編寫各類管理性文件，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于本公司管理性文件（管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)、考核標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量手冊和程序文件）的編寫格式和規(guī)則。2相關(guān)文件本規(guī)定引用了以下相關(guān)文件：QG/ZT0101-1998《標(biāo)準(zhǔn)化管理標(biāo)準(zhǔn)》QG/ZTC0101-1998《管理性文件編號(hào)辦法》GB/T1.1-1995《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則—第一單元：標(biāo)準(zhǔn)化的起草與表述規(guī)則第一部分：標(biāo)準(zhǔn)編寫的基本規(guī)定》3職責(zé)和職權(quán)3.1企管

2、辦職責(zé)3.1.1企管辦負(fù)責(zé)收集、匯總、編號(hào)和綜合平衡各類管理性文件；3.1.2負(fù)責(zé)管理性文件的規(guī)范化審核，提出修改意見；3.1.3組織有關(guān)人員對管理性文件進(jìn)行討論或會(huì)簽；=17=3.1.4負(fù)責(zé)檢查考核管理性文件的執(zhí)行情況。3.2其他部門負(fù)責(zé)本單位管理性文件的編寫。4管理性文件的確定及基本要求4.1凡在日常工作中重復(fù)出現(xiàn)及可能對公司產(chǎn)生重大影響的管理活動(dòng)，均應(yīng)編制相應(yīng)的管理性文件，將其工作流程、基本要求、相應(yīng)措施等以文字實(shí)施確定下來。4.2文體為使所有讀者易于理解，管理性文件的編寫應(yīng)盡可能簡單、明了。4.3統(tǒng)一不僅每一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，而且在一系列配套標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，結(jié)構(gòu)、文體

3、和術(shù)語均應(yīng)保持一致。相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)及其條文的編號(hào)應(yīng)盡可能完全相同。在每一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)或一系列標(biāo)準(zhǔn)中應(yīng)始終使用同一術(shù)語表達(dá)某一特定概念。管理性文件的用紙，原則上使用標(biāo)準(zhǔn)16K規(guī)格紙，縱向橫書。設(shè)備制造有限公司1998-5-1批準(zhǔn)1998-5-1實(shí)施QG/ZTC0105-19984.4實(shí)施管理性文件的制定，應(yīng)有利于實(shí)施和引用。5管理性文件的編寫=17=5.1各分公司、各部門在編寫管理性文件時(shí)，應(yīng)力求文件的可操作性，切忌做成空洞的理論匯編。5.2管理性文件可根據(jù)需要采用條文或表格形式。5.3應(yīng)將標(biāo)準(zhǔn)要求同僅用于參考指導(dǎo)的敘述明確區(qū)分開來（動(dòng)詞形式見附一）。5.4管理標(biāo)準(zhǔn)的

4、編寫內(nèi)容與格式（見附二）5.4.1目的與適用范圍這部分應(yīng)明確該標(biāo)準(zhǔn)編寫的目的，標(biāo)準(zhǔn)的主題及其所包括的各方面，目的的一般格式為：“為了……，特制定本標(biāo)準(zhǔn)?！?；適用范圍的一般格式為：“本標(biāo)準(zhǔn)適用于……?！?.4.2相關(guān)文件（引用標(biāo)準(zhǔn)）這部分應(yīng)明確該標(biāo)準(zhǔn)引用或配合使用的管理性文件的名稱及其編號(hào)，而引用這些文件對使用該標(biāo)準(zhǔn)是必不可少的。如果沒有引用，這部分可省略。5.4.3職責(zé)和職權(quán)這部分應(yīng)明確該標(biāo)準(zhǔn)所涉及的管理職能，確定該標(biāo)準(zhǔn)的歸口管理部門及相關(guān)部門的職責(zé)和職權(quán)，以便分工配合，提高工作效率。5.4.4管理內(nèi)容=17=該部分是標(biāo)準(zhǔn)的核心，應(yīng)明確規(guī)定該項(xiàng)管理工作的具體內(nèi)

5、容、工作程序、工作要求、各部門的相應(yīng)職責(zé)和工作流程，其條文詳略可根據(jù)文體涉及的范圍和管理事項(xiàng)的繁簡程度而定。有附件（附錄）時(shí)，應(yīng)在相關(guān)文字后注明附件序號(hào)，一般格式為：“（見附5）”。5.4.5標(biāo)準(zhǔn)的書眉線除附件外的標(biāo)準(zhǔn)正文每頁均應(yīng)加書眉線，書眉線上方應(yīng)居中書寫標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)。5.4.6標(biāo)準(zhǔn)的終結(jié)線標(biāo)準(zhǔn)條文結(jié)束后，應(yīng)在附加說明與管理內(nèi)容之間畫一條粗實(shí)線做為終結(jié)線，其長度約為版面寬度的四分之一。5.4.7附加說明在標(biāo)準(zhǔn)終結(jié)線下，以“附加說明”四字為標(biāo)題，分行列出以下內(nèi)容：“本標(biāo)準(zhǔn)由555部門提出。本標(biāo)準(zhǔn)由555部門歸口管理。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人555?！盦G/ZTC0105

6、-19985.4.8附件第一個(gè)附件應(yīng)另起一頁書寫。“附5”應(yīng)寫在左起頂格位置。通常，每一附錄另起一頁書寫，當(dāng)有多個(gè)附錄且較短時(shí)，可接排。”5.5工作標(biāo)準(zhǔn)的編寫內(nèi)容與格式（見附三）=17=5.5.1工作標(biāo)準(zhǔn)分為部門工作標(biāo)準(zhǔn)（簡稱為工作標(biāo)準(zhǔn)）和個(gè)人工作標(biāo)準(zhǔn)（一般稱為崗位責(zé)任制），具體編寫格式可參照管理標(biāo)準(zhǔn)的格式要求進(jìn)行。5.5.2主要內(nèi)容包括：a.目的與適用范圍；b.部門職責(zé)；c.崗位職責(zé)（附崗位機(jī)構(gòu)圖）；d.附加說明。5.6考核標(biāo)準(zhǔn)的編寫內(nèi)容與格式考核標(biāo)準(zhǔn)可單獨(dú)制定，也可與工作標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合制定。如單獨(dú)制訂則應(yīng)按QG/ZTC0101-1998《管理性文件編號(hào)辦法》有關(guān)

7、規(guī)定編號(hào)，如與工作標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合編制，可不獨(dú)立編號(hào)。其編寫格式宜采用表格形式。5.7質(zhì)量體系程序文件的編寫內(nèi)容與格式（見附四）5.7.1程序文件采用表格形式。5.7.2程序文件的編寫要求可參照管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，主要包括以下內(nèi)容：a.目的與適用范圍；b.相關(guān)文件；c.目標(biāo)和原則；=17=a.職責(zé)和職權(quán)；b.管理內(nèi)容與方法；c.質(zhì)量記錄6管理性文件的制定和審批6.1各部門針對本部門的工作性質(zhì)和實(shí)際情況，就日常工作中重復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)及可能對公司產(chǎn)生重大重大影響的管理活動(dòng)，擬訂管理性文件初稿，送企管辦協(xié)調(diào)平衡，必要時(shí)或涉及重大事項(xiàng)可由企管辦召集有關(guān)人員進(jìn)行討論、修改。6.2將經(jīng)討

8、論達(dá)成一致意見后的文件，按照QG/ZT