管理性文件和記錄版式管理規(guī)定

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1、管理性文件和記錄版式管理規(guī)定1目的（主題）為進(jìn)一步規(guī)范公司管理性文件和記錄版式的編排，特制定本規(guī)定。2范圍適用于公司管理性文件和記錄。3管理性文件編號3.1編號格式3.2編號格式的意思表示3.2.1Q/XXXX：XXXX為公司簡稱（天鑫公司為TXGS），Q/XXXX為公司文件（天鑫公司文件為Q/TXGS)。3.2.2XXXX：為各單位內(nèi)部部門的名稱，總經(jīng)理辦公室—ZJ；人力資源部—RZ；財(cái)務(wù)部—CW；經(jīng)營部—JY；安全生產(chǎn)部—AQ；選煤廠—XM；貨場—HC等。它的前后用“—”把它與文件類別號和個(gè)性標(biāo)準(zhǔn)號分開。3.2

2、.3XX:為文件類型代號，如制度代號為ZD；公司第二層文件均為制度、程序，均用該標(biāo)識；辦法代號為BF,公司第三層文件，包括各廠、車間、部門編制的自用文件，或根據(jù)制度制定的實(shí)施細(xì)則均為辦法、規(guī)定、應(yīng)急預(yù)案，均用該標(biāo)識；記錄代號為JL等。3.2.4XX：為各個(gè)具體文件編號的流水號（如：文件為第2個(gè)管理文件，則編號為02）。3.2.5XXXX：為文件批準(zhǔn)的年號，用“—”與個(gè)性文件號分開。舉例說明，如公司安全生產(chǎn)部2012年編制的第5個(gè)管理文件編號應(yīng)為：Q/TXGS-AQ-ZD-05—2012。4文件編排格式4.1封面4.

3、1.1格式文件的封面格式參見示例1。4.1.2名稱封面名稱由多個(gè)要素組成時(shí)，在封面和正文首頁上，名稱可排成上下幾行。其中，封面文字的行間距、字間距按示例1的原則美觀為準(zhǔn)。4.1.3版式頁邊距：上：2.5cm，下：2.0cm，左：3.0cm，右：2.5cm。4.1.4字體、字號“Q/XX-XXXX-XX-XX—XXXX”為“四號黑體”字不加粗；“文件名稱”為“一號黑體”字不加粗，字間距及距頁頂?shù)奈恢靡曃募Q字?jǐn)?shù)的多少而定；“××××年××月××日發(fā)布××××年××月××日實(shí)施”為“四號黑體”字不加粗，其中“×”為阿

4、拉伯?dāng)?shù)字；“富源縣天鑫煤業(yè)有限公司發(fā)布”為“三號宋體”字不加粗。4.1.5紙張A4或者A3。4.2正文4.2.1頁眉“商標(biāo)Q/TXGS-XXXX-ZD-XX—XXXX”兩端對齊，為“五號宋體”字；“版號/修改：A/Q共頁第頁”靠右側(cè)，為“五號宋體”字。格式見附錄2。4.2.2正文版式頁邊距：上：2.5cm，下：2.0cm，左：3.0cm，右：2.5cm。“文件名稱”上下空一行，為“三號黑體”字不加粗。4.2.3章、條、段正文行與行之間的間距（行間距）為1.5倍行距。章、條的編號頂格起排，編號與標(biāo)題之間留一個(gè)漢字的間

5、隔；對無標(biāo)題的條，則編號與文字之間亦留一個(gè)漢字的間隔。段的文字留兩個(gè)漢字的間隔起排，回行時(shí)頂格排。章節(jié)的編號和標(biāo)題均為“小四號黑體”字不加粗；其余正文文字為“五號宋體”字。4.2.3.1列項(xiàng)中各項(xiàng)前面的破折號或字母編號（后帶半圓括號的小寫拉丁字母）、以及字母編號下一層的數(shù)字編號均頂格起排；破折號與文字之間不留間隔，字母編號（后帶半圓括號的小寫拉丁字母）、以及字母編號下一層數(shù)字編號與文字之間留一個(gè)漢字的間隔。4.2.3.2術(shù)語和定義術(shù)語的定義或說明另起一行空兩個(gè)漢字起排，回行時(shí)頂格排。4.2.4注章或條中只有一個(gè)注時(shí)

6、，應(yīng)在注的第一行文字之前標(biāo)明“注：”。同一章或條中有多個(gè)注時(shí)，應(yīng)標(biāo)明“注1：”、“注2：”、“注3：”等。每條注另起一行空兩個(gè)漢字排，回行時(shí)與注的內(nèi)容的文字位置對齊。注為“小五號宋體”字。4.2.5附加說明附加說明前每排空兩個(gè)漢字，內(nèi)容包括本文件（也可為本制度、本規(guī)定、本辦法）起草部門、起草人、修改人（如沒有，可不寫此項(xiàng)）、審核人、批準(zhǔn)人詳見附錄2。圖注和表注的編排與正文中的注完全相同。4.2.6附錄（附表）文后的附錄（附表），應(yīng)在左上角標(biāo)明附錄或附表。有多個(gè)附錄（附表）時(shí)，應(yīng)標(biāo)明“附錄1”、“附錄2”、“附錄3”

7、或“附表1”、“附表2”、“附表3”等。附錄（附表）為“小四號宋體”字，不加粗。詳見附錄3。5記錄編排格式5.1標(biāo)題記錄標(biāo)題居中，為“三號黑體”字，不加粗。5.2編號格式5.2.1Q/XXXX：XXXX為公司簡稱（天鑫公司為TXGS），Q/XXXX為公司文件（天鑫公司文件為Q/TXGS)。5.2.2XXXX：為公司內(nèi)部各單位或部門名稱。如：總經(jīng)理辦公室—ZJ；人力資源部—RZ；財(cái)務(wù)部—CW；經(jīng)營部—JY；安全生產(chǎn)部—AQ；選煤廠—XM；貨場—HC等。它的前后用“—”把它與文件類別號和個(gè)性標(biāo)準(zhǔn)號分開。5.2.3XX：

8、為文件類型代號，如制度代號為ZD，辦法代號為BF。5.2.4XX：為各個(gè)具體文件編號的流水號。5.2.5JLXX：字母JL為記錄代號，××為記錄流水號。5.2.6“編號：Q/XXXX-XXXX-XX-××-JL××”應(yīng)為“小四號黑體字”，不加粗。5.2.7記錄的編號。放置在記錄的標(biāo)題下面，靠表格右上角。5.3示例公司《安全生產(chǎn)會(huì)議管理制度》(Q/TXGS-安