寶迪教育檔案管理系統(tǒng)使用手冊

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1、寶迪教育檔案管理系統(tǒng)使用手冊打印打印，指用戶根據(jù)自己的需要把系統(tǒng)中著錄的條目或檔案的封面打印出來，存檔或利用。系統(tǒng)中的打印分為：一般打印和檢索打印。一般打印操作如下：在主界面目錄樹上選擇相應的檔案分類目錄，點擊任務欄的“打印”，或在菜單“檢索打印”下選擇“報表打印”，或雙擊主界面目錄樹進入相應檔案分類的“檔案數(shù)據(jù)管理”，點擊左邊的“打印按鈕，彈出打印條件設置界面（如圖4.1.2-16），設好打印條件就可以直接把內容打印出來，也可以先預覽再打印出來。如果用戶覺得打印數(shù)據(jù)的位置不合適，用戶可以根據(jù)自己的需要在打印界面左邊的“打

2、印紙張位置”區(qū)域，調整數(shù)據(jù)的打印位置。（圖4.1.2-16）檢索打?。蛇x擇打印）系統(tǒng)中的檢索打印是在用戶檢索完成后，把所需數(shù)據(jù)打印出來，在檢索狀態(tài)下用戶可以選擇“打印”（如圖4.1.2-16），在打印條目時，如果用戶不想打印檢索的全部條目，可以從中先選擇要打印的條目，再點擊“打印”，這樣就可只打印出選中的條目。在檢索打印中用戶同樣可以把數(shù)據(jù)直接打印出來，也可以先預覽再打印，如果需要套打可在“套打”（不打印表格只打印數(shù)據(jù)）前打勾。選擇多條目打印，先雙擊主界面對應目錄樹，進入全目錄管理方式，點擊右鍵有：全部選中、全部取消、反

3、向選中。如果有（1－20）二十條數(shù)據(jù)，要打印其中的（7－17）十一條數(shù)據(jù)，按住“shift鍵”，點擊第7條數(shù)據(jù)，然后繼續(xù)按住“shift鍵”不放，點擊第17條數(shù)據(jù)，即選中（7－17）十一條數(shù)據(jù)，再按“打印”即可，這樣就可只打印出選中的條目。打印預覽系統(tǒng)在一般打印和檢索打印中都有打印預覽功能，用戶在打印預覽時可以選擇不同的預覽方式，可以翻頁進行查看數(shù)據(jù)、打印設置、報表保存、打開報表、查看報表頁數(shù)、返回重新選擇打印數(shù)據(jù)、退出等操作（如圖4.1.2-17）。（圖4.1.2-17）打印機設置：用戶用該功能可以設置打印范圍（頁數(shù)范圍

4、，如：用戶可以設置只打印1-3頁等），設置打印份數(shù)等（如圖4.1.2-18）。（圖4.1.2-18）報表保存：是把要打印數(shù)據(jù)以文件的形式保存，如果用戶下次還是要打印相同的數(shù)據(jù)，可直接打開保存的報表文件打印即可。打開報表：打開已經(jīng)保存的報表?！翊蛴〖垙埼恢迷O置用戶在打印時，如果打印數(shù)據(jù)在紙上的位置有偏差。用戶可以在打印時進行位置調整設置方法：1、如果用戶打印時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)在紙上的位置偏上“5毫米”，用戶可在位置調整處的“下移”位置輸入“5”毫米。2、如果用戶打印時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)在紙上的位置偏下“5毫米”，用戶可以位置調整處的“上移”位

5、置輸入“5”毫米。3、如果用戶打印時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)在紙上的位置偏左“5毫米”，用戶可在位置調整處的“右移”位置輸入“5”毫米。4、如果用戶打印時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)在紙上的位置偏右“5毫米”，用戶可在位置調整處的“左稱”位置輸入“5”毫米。?刪除是指刪除系統(tǒng)中的一條或多條記錄。操作步驟如下：進入管理類卷內目錄管理。選擇一條或多條記錄（在“選中”欄內單擊需刪除的條目數(shù)據(jù)，在選中欄內有“√”說明已選中），點擊“刪除”按鈕（圖4.1.2-19），系統(tǒng)會提示用戶是否確認刪除并列出要刪除的全部記錄。如果用戶要刪除單條記錄可在相應的檔案分類目錄下選擇該

6、條目，然后在主界面工具欄上點擊“刪除”按鈕或在菜單欄“數(shù)據(jù)編輯”下選擇“刪除記錄”，即刪除了選中的該條記錄。（圖4.1.2-19）警示：用戶執(zhí)行本操作時一定要慎重，刪除的數(shù)據(jù)不可再恢復。?撤銷（選中）撤銷用戶選中的所有條目。?首尾（記錄）用戶使用該功能，可直接查到該檔案分類的首條記錄或尾條記錄。?退出退出該檔案分類目錄的數(shù)據(jù)管理。?顯示選中只列出用戶當前選中的記錄。?保留選中選中的記錄一直保持選中狀態(tài)，用戶可以對選中的這些記錄進行連續(xù)的操作，包括:查看、修改、打印、檢索等。?復制錄入可以復制一條記錄到下一錄入框中進行修改錄

7、入，提高錄入效率。在復制錄入“□”內打上“ü”，勾選一條記錄，然后點擊“錄入”，即可進行修改錄入。4.1.3管理類歸檔文件目錄學校管理歸檔文件是適應計算機管理檔案的需要，即改革后的文件歸檔方式，也就是單件歸檔，是指需要歸檔的文件不用立卷，直接以單份文件為單位的歸檔方法。系統(tǒng)中對歸檔文件的登記項主要有：檔號、全宗號、全宗名稱、文件題名、文件編號、責任者、年度、類別、件號、保管期限、文件頁數(shù)、機構、密級、文件時間、人名、電子文件、備注。其中必錄項（在軟件錄入時錄入界面帶“*”標記的項）為：文件題名、年度、類別、件號、保管期限、

8、密級、文件頁數(shù)。歸檔文件目錄的管理的操作，用戶可參照辦學條件卷內目錄的管理的操作。4.2會計檔案會計檔案是指機關企事業(yè)單位在經(jīng)濟管理和各項會計核算活動中直接形成的作為歷史記錄保存下來的會計憑證、會計賬簿和會計報表等資料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務、財務收支狀況及其結果的重要史料和證據(jù)，是國家全部檔案的重要組