寶迪易用檔案管理系統(tǒng)在項目檔案管理中的運(yùn)用

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1、寶迪易用檔案管理系統(tǒng)在**項目檔案管理中的運(yùn)用**公司*****公司于2011年成立，負(fù)責(zé)投資建設(shè)**項目，靜態(tài)投資約**億元,是梧州市近期投資最大的一個工程項目。因此，**項目檔案管理便是一項重要且復(fù)雜的工作，要做好此項工作，使用檔案管理系統(tǒng)必不可少。經(jīng)過約2年時間對寶迪易用檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用，深感其重要性,**項目檔案管理已離不開寶迪易用檔案管理系統(tǒng)。一、根據(jù)實(shí)際需要，優(yōu)選寶迪易用檔案管理系統(tǒng)公司成立早期沒有使用檔案管理系統(tǒng)對**項目進(jìn)行檔案管理，只是采用電子表格的形式對檔案進(jìn)行統(tǒng)記。隨著工程增多、工程建設(shè)進(jìn)展加快，檔案資料日益增多，如今已包含16

2、0多個子項目，40多項臨時工程，單純用電子表格來管理繁多的檔案會導(dǎo)致檔案管理工作難以進(jìn)行，檔案難于管理、難于查找利用，更大大增加檔案人員的工作量,從而影響將來整個**項目檔案的竣工驗收工作。經(jīng)多次挑選和申請，我們于2013年9月正式開始使用寶迪易用檔案管理系統(tǒng)。目前已錄入工程檔案300多卷、合同檔案60多卷、文書檔案50多卷。工程建設(shè)還在不斷開展，檔案資料也在日益增多，寶迪易用檔案管理系統(tǒng)扮演著不能取代的角色。二、使用寶迪易用檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢（一）錄入數(shù)據(jù)方便快捷。寶迪易用檔案管理系統(tǒng)設(shè)有連續(xù)錄入選擇復(fù)選框，可根據(jù)工作需要選擇其中需連續(xù)錄入的欄目，如

3、項目代號、項目名稱、分類號、案卷號、保管期限等，使其所選的內(nèi)容自動帶到下一條新的記錄，避免重復(fù)操作，加快數(shù)據(jù)錄入的速度，大大減少錄入的工作量。（二）快速檢索定位和修改。寶迪易用檔案管理系統(tǒng)中，可以在所有的錄入欄目中精確檢索，只需將已知的信息輸入檢索的相應(yīng)欄目中即可查找。若不太清楚錄入欄目，甚至可以利用綜合檢索進(jìn)行全系統(tǒng)查找。如果不能確切肯定輸入的內(nèi)容是否正確，可以只輸入具代表性的個別詞組進(jìn)行查找。例如：需要查找“關(guān)于編制《**風(fēng)貌規(guī)劃》工作的報告”，可輸入“風(fēng)貌規(guī)劃”進(jìn)行查找，再根據(jù)檢索出來的內(nèi)容進(jìn)行篩選。需要注意的是，輸入的檢索詞組需具代表性、連貫性

4、且盡可能少字。例如模糊記得是“**項目風(fēng)貌規(guī)劃”，如果輸入“**項目風(fēng)貌規(guī)劃”進(jìn)行檢索，就檢索不出來了，因為多了“項目”兩個字。當(dāng)然，如果很確定需檢索文件的標(biāo)題、文號、日期等內(nèi)容，也可全部錄入進(jìn)行檢索，這樣就更為精確。（三）自動統(tǒng)計和排序。使用寶迪易用檔案管理系統(tǒng)，無需手工計算案卷中的頁數(shù)、份數(shù)等統(tǒng)計項目，只需經(jīng)過系統(tǒng)維護(hù)的數(shù)據(jù)管理,系統(tǒng)將會自動把**項目的統(tǒng)計結(jié)果自動反映出來。**項目包括那么多子項目工程，無需手工計算大大減少了檔案人員的工作量，加快工作效率。（四）打印表格方便靈活。使用寶迪易用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行打印時，可在頁面設(shè)置中設(shè)置紙張大小、打印

5、方向、頁邊距等，也可通過“檢索打印”的“報表制作”可以自由設(shè)置打印的頁面，像設(shè)置電子表格一樣方便快捷。（五）提高工作效率。使用寶迪易用檔案管理系統(tǒng)后，節(jié)省了手寫案卷標(biāo)題及內(nèi)外兩個封面、案卷排列、編制案卷目錄等繁瑣的主要環(huán)節(jié)，節(jié)省了一半以上立卷的時間。寶迪易用檔案管理系統(tǒng)（網(wǎng)絡(luò)版）還可以通過網(wǎng)絡(luò)在多臺計算機(jī)上使用，只要安裝了該系統(tǒng)并連接了內(nèi)部網(wǎng)便可。方便檔案管理系統(tǒng)的操作，無論在辦公室還是在檔案室，都可以使用，大大提高了工作效率。（六）導(dǎo)出數(shù)據(jù)方便快捷。只要雙擊需要導(dǎo)出的相關(guān)目錄，便可進(jìn)入目錄管理，通過檢索查找需要導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，如需全選也可使用右鍵“選中”

6、并單擊“全部選中”，然后點(diǎn)“導(dǎo)出選中數(shù)據(jù)到EXCEL”便可導(dǎo)出所需數(shù)據(jù)表格。例如：投資部需要一份**項目所有施工合同的明細(xì)表。雙擊合同檔案目錄，進(jìn)入合同檔案目錄管理，點(diǎn)擊檢索輸入“施工合同”便可查找出**項目所有施工合同，使用右鍵“選中”并單擊“全部選中”，然后點(diǎn)“導(dǎo)出選中數(shù)據(jù)到EXCEL”便可導(dǎo)出投資部所需的**項目所有施工合同明細(xì)表。（七）多項數(shù)據(jù)管理功能方便實(shí)用。寶迪易用檔案管理系統(tǒng)的“數(shù)據(jù)管理”中有“數(shù)據(jù)備份”、“數(shù)據(jù)恢復(fù)”、“數(shù)據(jù)排序”、“數(shù)據(jù)批改”、“數(shù)據(jù)復(fù)制”等功能，實(shí)用性很強(qiáng)。例如：**項目各參建單位將其建設(shè)檔案資料錄入寶迪易用檔案管理

7、系統(tǒng)（單機(jī)版），使用“數(shù)據(jù)備份”、“數(shù)據(jù)恢復(fù)”功能通過“加密狗”便可導(dǎo)入我公司的寶迪易用檔案管理系統(tǒng)（網(wǎng)絡(luò)版）中。避免重復(fù)錄入檔案目錄和導(dǎo)入電子掃描件的工作，大大減少了公司檔案人員的工作量，并使各參建單位方便管理其建設(shè)檔案。（八）設(shè)置界面更簡便。通過“系統(tǒng)維護(hù)”中的“界面顯示設(shè)定”可以自由設(shè)置各個目錄錄入檔案的界面。通過“界面排序”可以根據(jù)使用情況自由排列目錄順序，方便使用。在目錄顯示界面中，可以任意拖拉條目排序。例如將“文件編號”拖到“文件題名”前面，將“責(zé)任者”拖到“文件題名”后面等，非常方便。這樣，點(diǎn)擊該目錄后，相關(guān)重要內(nèi)容便可呈現(xiàn)，一目了然。（

8、九）便于檔案的管理和利用。使用寶迪易用檔案管理系統(tǒng)最大、最重要的一個優(yōu)點(diǎn)就是方便了檔案的管理和