淺談如何做好檔案工作

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1、淺談如何做好檔案工作　　貴州百里杜鵑檔案局XX年元月成立，雖然從事檔案工作才短短7個(gè)多月，但讓我深深的體會(huì)到檔案工作的重要性。檔案反映了歷史的真實(shí)面貌，檔案反映了一項(xiàng)工作的發(fā)展過(guò)程；反映了同一年度所做的工作；反映了同一內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的情況；反映了一類問(wèn)題的基本面貌。然而高效率與高質(zhì)量的檔案工作，在工作決策中給我們提供了更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作十分重要。那么，如何做好檔案管理工作呢？作為一名檔案人員，在實(shí)踐中要不斷探索、總結(jié)，尋找出其中的規(guī)律，得到了一些粗淺的

2、見(jiàn)解，現(xiàn)與大家共同分享。 一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān) 　　檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有些單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)，我局屬于后者。由于各職能部門寫作人員的寫作水平、素質(zhì)各不相同，對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草文件的質(zhì)量也就大不一樣。在公文擬制過(guò)程中一般存在的問(wèn)題集中反

3、映在以下幾個(gè)方面： 　　1、文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分；一文請(qǐng)示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等。 　　2、附件標(biāo)識(shí)比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí)，也不在附件名稱前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào)，行文程序混亂。 　　3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。 　　4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負(fù)責(zé)公文擬制人員，平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)各部門呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵字、

4、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問(wèn)題都解決在核稿階段，決不能將問(wèn)題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。 二、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類做起 　　公文形成后，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)辦理完畢，文書人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：6種情形文件不用歸檔：重份文件、普發(fā)性文件、未生效文件、不重要的過(guò)程性文件、一般的參考性材料、內(nèi)容已被其他文件包含的文件(但不能立即或隨意銷

5、毀，而是放到別處)；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來(lái)，以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。評(píng)估工作對(duì)文書人員是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用，而要做好此項(xiàng)工作，檔案工作人員可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行： 　　1、要有高度的認(rèn)識(shí)，要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少

6、檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。 　　2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平?；?。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。 　　3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)

7、》等，以便需要時(shí)查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類。 三、完善公文材料，做好檔案收集工作 　　文書部門在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未歸檔的要及時(shí)催，同一事項(xiàng)有外來(lái)文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手： 　　1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起。對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效

8、用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。 　　2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對(duì)于本單位自