公文管理辦法.pptx

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公文管理辦法 目錄第一部分本次培訓(xùn)的目的第二部分現(xiàn)狀分析第三部分解決方案第四部分公文管理辦法解讀第五部分公文寫作基本要求 掌握公文寫作的通用格式。學(xué)會(huì)寫請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、工作聯(lián)絡(luò)函等常用公文。一、本次培訓(xùn)的目的培訓(xùn)目標(biāo)規(guī)范公文格式，建立公文管理體系，推行《公文管理辦法》，提高公司公文形象。提升公文寫作能力，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃季S習(xí)慣，縝密的思維方式。培訓(xùn)目的 公文是用于辦理公務(wù)活動(dòng)的文體，以紙質(zhì)和電子文檔方式為載體的文書；公文是指企業(yè)在經(jīng)營管理過程中形成的具有管理效力和規(guī)范化的文書；公文是執(zhí)行行政規(guī)章制度和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)以及傳達(dá)信息的重要工具。什么是企業(yè)公文？規(guī)范的文書是行政管理和企業(yè)步入規(guī)范化管理的重要依據(jù)。 目錄第一部分本次培訓(xùn)的目的第二部分現(xiàn)狀分析第三部分解決方案第四部分公文管理辦法解讀第五部分公文寫作基本要求 二、現(xiàn)狀分析公文類1、標(biāo)題過于簡(jiǎn)潔，主題不明確，格式撰寫不規(guī)范及混用。3、整體格式為信紙不嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，并且混用，整體不協(xié)調(diào)。2、無主送單位，無法確認(rèn)收文單位部門。 二、現(xiàn)狀分析請(qǐng)示/報(bào)告類1、“請(qǐng)示”和報(bào)告混用，未嚴(yán)格分開；3、無主送單位，文理不清，陳述不明，導(dǎo)致重復(fù)審批。2、格式不統(tǒng)一，標(biāo)題不鮮明，錯(cuò)別字連篇； 1、文種使用不當(dāng)。2、格式不規(guī)范。3、行文規(guī)則混亂。4、名稱表述混亂。5、主題不鮮明。6、時(shí)間表述含糊。7、用詞不當(dāng)。8、數(shù)字使用不統(tǒng)一。結(jié)論目前公司公文主要存在問題：企業(yè)在不斷發(fā)展壯大，我們需要建立規(guī)范化、制度化、流程化的管理模式，然而現(xiàn)在還存在許多不足，亟待改善。基于現(xiàn)狀，所以行政部擬推行《公文管理辦法》。二、現(xiàn)狀分析 目錄第一部分本次培訓(xùn)的目的第二部分現(xiàn)狀分析第三部分解決方案第四部分公文管理辦法解讀第五部分公文寫作基本要求 三、解決方案1、構(gòu)建公文管理體系推行《公文管理辦法》。體系建設(shè)目標(biāo)使公司公文管理工作制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；配合公司戰(zhàn)略升級(jí)，塑造高效統(tǒng)一的公文形象；規(guī)范的公文處理流程，提高公司的行政工作效率；規(guī)范的行文格式，提升企業(yè)的對(duì)外形象。 2、規(guī)范的公文有一下特點(diǎn)：特殊的規(guī)定性：格式、結(jié)構(gòu)、文風(fēng)公認(rèn)的權(quán)威性：內(nèi)容的權(quán)威、特定的閱讀者內(nèi)容的針對(duì)性：一事一文、單一具體、指向明確表達(dá)的精準(zhǔn)性：不能運(yùn)用比擬手法，表達(dá)樸實(shí)嚴(yán)肅明確的時(shí)效性：時(shí)間明確三、解決方案 3、公文管理在企業(yè)管理中起到的作用：公司治理頒布公司章程制定和公布公司基本法則確立和公布公司行為和員工行為規(guī)范決策系統(tǒng)公示重大決策、重大決議、重要指示部署和安排各種經(jīng)營活動(dòng)執(zhí)行系統(tǒng)通報(bào)績效考核的組織和結(jié)果確定人事任命、經(jīng)營指標(biāo)等處理公司所有業(yè)務(wù)和其他事務(wù)三、解決方案 目錄第一部分本次培訓(xùn)的目的第二部分現(xiàn)狀分析第三部分解決方案第四部分公文管理辦法解讀第五部分公文寫作基本要求 一、公文的種類二、公文的適用范圍三、公文的格式四、行文規(guī)則五、公文辦理第四部分公文管理辦法解讀 三、公文管理辦法解讀《公文管理辦法》共分為七章二十四條，以及四個(gè)附件。第一章為總則，主要是定義說明及各管理職責(zé)。第二章明確行文文種及范圍。第三章規(guī)范格式。第四章行文基本規(guī)則。第五章明確公文流轉(zhuǎn)及管理。第六章管理制度修訂說明。第七章附則。 三、公文管理辦法解讀1、公文的種類按行文方向分按密級(jí)程度分按緊急程度分 三、公文管理辦法解讀1、公文的種類按行文方向分上行文：指各部門、各附屬公司向金雅樂公司、董事會(huì)請(qǐng)求指示、匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問所用的公文。文種有“請(qǐng)示、報(bào)告”。下行文：指金雅樂公司、董事會(huì)向下屬各部門、各附屬公司下發(fā)的文件。文種有“通知、通報(bào)、決定、批復(fù)”。平行文：指沒有行政隸屬關(guān)系或職能管理關(guān)系的各部門用于聯(lián)系業(yè)務(wù)或往來活動(dòng)的知照性文件。文種有“函”。 三、公文管理辦法解讀1、公文的種類按密級(jí)程度分絕密：只發(fā)給董事會(huì)及總經(jīng)辦閱知。機(jī)密：只發(fā)給一級(jí)部門負(fù)責(zé)人閱知。敏感：只適宜在公司內(nèi)部發(fā)放不宜對(duì)公司以外公開的文件?？梢韵掳l(fā)至相關(guān)部門的相關(guān)人員。公開：可以對(duì)外公開的文件，如一般事務(wù)性公文、企業(yè)宣傳資料等，可以在公司內(nèi)全員轉(zhuǎn)發(fā)。秘密：只發(fā)給主任、主管及以上人員閱知。 特急：必須在收文或發(fā)文后半個(gè)工作日內(nèi)辦理完畢。緊急：必須在收文或發(fā)文后一個(gè)工作日內(nèi)辦理完畢。普通：按正常文件處理流程二個(gè)工作日內(nèi)處理完畢。三、公文管理辦法解讀1、公文的種類按緊急程度分 單位公文處理備注金雅樂公司、董事會(huì)做好調(diào)查、批示、決策和反饋。各部門、附屬公司主要是請(qǐng)示、報(bào)告工作，反映情況。三、公文管理辦法解讀1、公文的種類發(fā)文辦理上行文流轉(zhuǎn)示意圖收文辦理 三、公文管理辦法解讀1、公文的種類單位公文處理備注金雅樂公司、董事會(huì)重點(diǎn)做好制度、規(guī)范、指令制定各部門、下屬公司做好學(xué)習(xí)、傳達(dá)、承辦和反饋發(fā)文辦理下行文流轉(zhuǎn)示意圖收文辦理 三、公文管理辦法解讀2、公文適用范圍公司公文適用于發(fā)布公司重要的方針政策、重大工作部署性文件及會(huì)議紀(jì)要；發(fā)布公司的總結(jié)計(jì)劃；發(fā)布公司重要的管理制度；發(fā)布公司各部門或個(gè)人的重大表彰獎(jiǎng)懲通報(bào)或決定；發(fā)布公司及下屬一級(jí)部門的組織架構(gòu)的設(shè)置、合并、撤銷及中高層人員的人事任免決定；對(duì)各部門重要請(qǐng)示事項(xiàng)的批復(fù)；其它必須以公司名義上報(bào)下發(fā)的文件。部門公文適用于上報(bào)下發(fā)本部門工作安排、規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等；發(fā)布對(duì)本部門的集體或個(gè)人一般性表彰獎(jiǎng)懲通報(bào)或決定；發(fā)布本部門內(nèi)部規(guī)章制度和管理辦法；布置本系統(tǒng)內(nèi)一般性工作；其它必須以部門名義發(fā)布的事項(xiàng)。 三、公文管理辦法解讀3、公文的格式是公文的書面結(jié)構(gòu)、公文的用紙要求和印制規(guī)范的總和，是對(duì)公文的文面要求。公文格式規(guī)范化的含義：1、標(biāo)準(zhǔn)化，方便閱讀、傳遞與處理，提高效率；2、規(guī)范化，明確緊急、密級(jí)等屬性，防范風(fēng)險(xiǎn)；3、格式化，達(dá)到協(xié)調(diào)、統(tǒng)一和醒目，展示形象。 三、公文管理辦法解讀3、公文的格式文頭行文文尾模板：（一）發(fā)文單位（二）發(fā)文字號(hào)（三）簽發(fā)人（四）密級(jí)程度（一）公文標(biāo)題（二）主送單位（三）正文（四）附件（一）署名（二）成文時(shí)間（三）發(fā)送范圍三 公司公文的發(fā)文字號(hào)分四種：3、公文的格式重要制度規(guī)范、管理辦法、工作指引的文件發(fā)布；重大方針政策、機(jī)構(gòu)設(shè)置、總結(jié)計(jì)劃、獎(jiǎng)懲通報(bào)、對(duì)下屬各部門的批復(fù)、請(qǐng)示、報(bào)告、工作布置、活動(dòng)安排、事項(xiàng)通知；重要會(huì)議通知發(fā)布。重要會(huì)議紀(jì)要發(fā)布。會(huì)議紀(jì)要須注明發(fā)文范圍，并嚴(yán)格按發(fā)文范圍下發(fā)。中金字[2013]001中金會(huì)字[2013]001中金會(huì)紀(jì)字[2013]001發(fā)布公司及下屬一級(jí)部門的組織架構(gòu)的設(shè)置、合并、撤銷及中高層人員的人事任免決定；中金任字[2013]001 三、公文管理辦法解讀3、公文的格式公文文頭標(biāo)識(shí)、編號(hào)及公文署名參照表單位公文文頭標(biāo)識(shí)簡(jiǎn)稱發(fā)文號(hào)署名總公司中山市金雅樂實(shí)業(yè)發(fā)展有限公司中金中金字/任/會(huì)/會(huì)紀(jì)中山市金雅樂實(shí)業(yè)發(fā)展有限公司總經(jīng)理辦公室中山金雅樂公司總經(jīng)辦文件總中金總字/會(huì)/會(huì)紀(jì)總經(jīng)理辦公室采購部中山金雅樂公司采購部文件購中金購字/會(huì)/會(huì)紀(jì)采購部行政部中山金雅樂公司行政部文件行中金行字/會(huì)/會(huì)紀(jì)行政部財(cái)務(wù)部中山金雅樂公司財(cái)務(wù)部文件財(cái)中金財(cái)字/會(huì)/會(huì)紀(jì)財(cái)務(wù)部營銷部中山金雅樂公司營銷部文件營中金營字/會(huì)/會(huì)紀(jì)營銷部尚好物業(yè)公司中山市尚好物業(yè)管理有限公司中尚物中尚物字/會(huì)/會(huì)紀(jì)中山市尚好物業(yè)管理有限公司設(shè)計(jì)部中山金雅樂公司設(shè)計(jì)部文件設(shè)中金設(shè)字/會(huì)/會(huì)紀(jì)設(shè)計(jì)部預(yù)算部中山金雅樂公司預(yù)算部文件預(yù)中金預(yù)字/會(huì)/會(huì)紀(jì)預(yù)算部工程部中山金雅樂公司工程部文件工中金工字/會(huì)/會(huì)紀(jì)工程部開發(fā)事務(wù)部中山金雅樂公司開發(fā)事務(wù)部文件開中金開字/會(huì)/會(huì)紀(jì)開發(fā)事務(wù)部項(xiàng)目部中山金雅樂公司項(xiàng)目部文件項(xiàng)中金項(xiàng)字/會(huì)/會(huì)紀(jì)項(xiàng)目部 三、公文管理辦法解讀4、行文規(guī)則第十條凡呈董事會(huì)審批的公文，須行政部，如因絕密須直接呈送的除外。第十一條“請(qǐng)示”與“報(bào)告”要嚴(yán)格分開，公文標(biāo)題不得出現(xiàn)“請(qǐng)示報(bào)告”文種。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，“請(qǐng)示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。“報(bào)告”中不得有請(qǐng)示事項(xiàng)。第十二條“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送部門，由主送部門負(fù)責(zé)答復(fù)，如有需要應(yīng)同時(shí)送其他部門。如有多件請(qǐng)示事項(xiàng)，一定要分開行文。“請(qǐng)示”一般不得越級(jí)請(qǐng)示。第十三條請(qǐng)示與報(bào)告一般為紙制公文，需附《請(qǐng)示/報(bào)告處理單》。 三、公文管理辦法解讀5、公文辦理流程收文發(fā)文接收擬稿討論會(huì)簽簽發(fā)用印簽署發(fā)文登記發(fā)出公布信息傳遞辦畢文件處置歸檔銷毀審核催辦、查辦登記擬辦承辦催辦、查辦通知、通告、管理制度…指令、命令下達(dá)…總結(jié)報(bào)告，經(jīng)審批 目錄第一部分本次培訓(xùn)的目的第二部分現(xiàn)狀分析第三部分解決方案第四部分公文管理辦法解讀第五部分公文寫作基本要求 五、公文寫作基本要求公司常用公文文種：通知：適用于下達(dá)指示、布置工作、傳達(dá)有關(guān)事項(xiàng)、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意見、任免干部、決定具體問題，都可以用通知。通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。函：適用于平級(jí)、不相隸屬機(jī)關(guān)或單位之間互相商洽工作、詢問和答復(fù)問題。 五、公文寫作基本要求文頭行文文尾（一）發(fā)文單位（二）發(fā)文字號(hào)（三）簽發(fā)人（四）密級(jí)程度（一）公文標(biāo)題（二）主送單位（三）正文（一）署名（公章）（二）成文時(shí)間（三）發(fā)送范圍（一）通知格式展示： 五、公文寫作基本要求（二）主送單位：一個(gè)或多個(gè)。（一）通知寫作要求：（一）公文標(biāo)題（三）正文通知文件由通知事由、通知事項(xiàng)、執(zhí)行要求三部門組成。通知緣由：說明通知的原因，目的或根據(jù)，承啟用語“特作如下通知”、“有關(guān)事項(xiàng)通知如下”等。通知事項(xiàng)：主要部署工作任務(wù)，闡述意見、措施、辦法及要注意的問題，要寫得具體明確、條理清楚。執(zhí)行要求：一般以“以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行”、“本通知自發(fā)布之日起實(shí)行”“特此通知”等慣用語作結(jié)尾。通知：適用于下達(dá)指示、布置工作、傳達(dá)有關(guān)事項(xiàng)、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意見、任免干部、決定具體問題，都可以用通知。 （二）通報(bào)格式展示：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。五、公文寫作基本要求批評(píng)錯(cuò)誤：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、事故及錯(cuò)誤、分析評(píng)價(jià)、批評(píng)決定、告誡與措施。表揚(yáng)、表彰：標(biāo)題、主送、先進(jìn)事跡、評(píng)價(jià)、表揚(yáng)決定、希望與號(hào)召，落款 1、介紹先進(jìn)事跡或錯(cuò)誤事實(shí)、現(xiàn)象2、對(duì)事實(shí)進(jìn)行簡(jiǎn)短評(píng)價(jià)3、表彰決定或懲罰決定、整治措施介紹人物或集體的行動(dòng)及其效果，要寫清時(shí)間、地點(diǎn)、人物、基本事件過程。什么會(huì)議或什么機(jī)構(gòu)決定，給予對(duì)象以什么項(xiàng)目的表彰獎(jiǎng)勵(lì)或批評(píng)處分。4、提出希望號(hào)召,告誡與整改措施（二）通報(bào)寫作要求：五、公文寫作基本要求 五、公文寫作基本要求（三）報(bào)告格式展示：工作基本情況介紹匯報(bào)工作結(jié)語成績、收獲；經(jīng)驗(yàn)、體會(huì)；問題、打算?！疤卮藞?bào)告”、“請(qǐng)審閱” 五、公文寫作基本要求（四）請(qǐng)示格式展示：（二）主送單位：一個(gè)或多個(gè)。（一）請(qǐng)示標(biāo)題（三）正文請(qǐng)示：由請(qǐng)示緣由、請(qǐng)示事項(xiàng)、請(qǐng)示要求組成。請(qǐng)示緣由簡(jiǎn)括地寫請(qǐng)示原因、目的或依據(jù)，一份請(qǐng)示能否得到上級(jí)的同意或批準(zhǔn)，關(guān)鍵在于請(qǐng)示的理由是否充足、是否言之有據(jù)，是否時(shí)間緊迫，抓住實(shí)質(zhì)。請(qǐng)示事項(xiàng)要求上級(jí)單位給予指示、審核、批準(zhǔn)的具體問題或所要求的具體事項(xiàng)。要寫得明白、具體，才能得到迅速批復(fù)。請(qǐng)示要求向上級(jí)單位提出肯定性要求，一般根據(jù)請(qǐng)示的目的、要求用“當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)”、“以上請(qǐng)示是否妥當(dāng)，請(qǐng)批復(fù)”、“請(qǐng)批準(zhǔn)”、“請(qǐng)審批”等作結(jié)束語。 五、公文寫作基本要求（五）會(huì)議紀(jì)要格式展示：標(biāo)題：會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題由會(huì)議名稱和文種組成。正文：開頭—對(duì)會(huì)議有關(guān)情況的概述，要交待召開會(huì)議的依據(jù)、會(huì)議宗旨、達(dá)到什么目的，會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、與會(huì)人員等，要寫得簡(jiǎn)略、概括。主體—是會(huì)議紀(jì)要核心內(nèi)容，以說明性文字反映會(huì)議所研究的問題或意見，會(huì)議作出的決定，對(duì)今后工作的安排等，可采用分層分條敘述式寫法。結(jié)尾—一般提出希望，要求與會(huì)者、與會(huì)單位貫徹會(huì)議精神，也可提出較具體的措施與要求。會(huì)議紀(jì)要一般用“會(huì)議聽取了”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議同意”等作為自然段的起首語。 五、公文寫作基本要求（七）函（工作聯(lián)絡(luò)函）格式展示：函適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求有關(guān)主管部門批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。去函：堅(jiān)持做到一函一事，內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要，語言要規(guī)范得體：文明禮貌，多用謙語敬語，說明去函原因及事項(xiàng)。復(fù)函：針對(duì)函中事項(xiàng)給予答復(fù)，語文規(guī)范，明確。 Thankyou!謝謝您的聆聽！