汽車備件倉庫管理制度.docx

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汽車備件倉庫管理制度　　汽車備件倉庫管理制度1　　一、總則：　　庫存是解決車輛維修保養(yǎng)時因配件時空矛盾所必須的。它維持服務與銷售的穩(wěn)定，應對市場的變化和用戶的需求。配件庫存管理的好壞體現(xiàn)出4S店的服務能力、服務質(zhì)量和資金的運作水平，也關系著顧客滿意度的高低?！　《?、計劃管控：　　1、配件計劃員應對廠家每季度下發(fā)的“常用配件清單“進行仔細研究，保證常用配件計劃符合率。　　2、計劃符合率=計劃內(nèi)訂購品種數(shù)量/（計劃外訂購品種數(shù)量+計劃品種數(shù)量）*100%?！　?、收集前6個月配件出庫數(shù)據(jù)、導出最近的庫存數(shù)據(jù)、客戶預約配件明細（含二級站需求明細），上一周期庫存量數(shù)據(jù)；對數(shù)據(jù)進行分析，制定合理的配件計劃?！　?、配件訂購量=期間出庫量+基準庫存量-在途庫存量-庫存可用量。 　　5、配件計劃員已確定需訂購配件種類和數(shù)量，統(tǒng)計此次對應車型采購品種、采購金額、合計采購金額等相關數(shù)據(jù)，分析此次采購金額是否合理，并將制作好的采購計劃提交備件經(jīng)理審核（無配件經(jīng)理交予站長審核），審核無誤后，在配件計劃表上簽字確認，上傳系統(tǒng)?！　?、在規(guī)定時間內(nèi)向供貨商提報下月配件需求計劃，并按照計劃進行訂購?！　∪?、入庫管理：　　1、備件到貨驗收　　A．核對備件的到貨種類和數(shù)量與到貨清單上的種類和數(shù)量是否一致，如果不一致必須認真登記，及時與供貨商溝通，查明原因解決問題。　　B．核對計劃單、訂單與到貨清單、發(fā)票等計量單位、數(shù)量、金額是否準確無誤，發(fā)現(xiàn)問題必須及時與供貨商溝通，查明原因并解決。　　C．檢驗是否有損壞的零件，如果有損壞的零件，及時與供貨商進行溝通，待溝通同意后，對該批零件進行索賠處理?！　?.記錄工作 　　A.在備件外包裝上標注入庫日期（方法不限），以便在出庫時做到“先進先出”?！　.對于安全件，認真填寫“安全數(shù)據(jù)表”和“安全件清單”?！　?.辦理入庫手續(xù)　　A．入庫操作時一定要認真核對供貨商名稱、配件編碼、配件名稱、計量單位、入庫數(shù)量和金額，確保與到貨清單、采購發(fā)票等完全一致?！　．辦理備件入庫時，必須認真核對備件對應的貨位碼，對于沒有貨位碼的備件應及時處理，按照備件擺放要求編制貨位碼?！　．將零件按貨位碼正確擺放在貨架上，在對應的“進銷存卡”上進行登記，同時錄入售后系統(tǒng)，對新編貨位碼配件，必須及時將新編貨位碼錄入系統(tǒng)，及時完成系統(tǒng)到貨確認?！　．打印“備件采購入庫單”后，再次核對實物、發(fā)票（或到貨清單）、存放貨位等是否一致。　　E．對每批到貨備件完成入庫操作后，必須妥善保存所有單據(jù)，在規(guī)定時間內(nèi)統(tǒng)一交予財務簽收。 　　F．所有備件到貨必須立即辦理驗收入庫，未辦理入庫前一律不允許出庫?！　．屬配件部管理的所有配件、材料、輔料等，均必須在售后系統(tǒng)中辦理入庫；倉庫不得出現(xiàn)任何系統(tǒng)之外的賬外物資?！　．零件辦理入庫后，配件部應及時更新訂貨看板，將到貨信息有效通知到訂貨部門、訂貨人員，確保及時通知服務顧問或待料班組?！　∷?、庫存管理：　　1、配件庫房采用科學分區(qū)管理，對危險品如空調(diào)制冷劑要相對獨立存放，避免太陽直射，注意防止泄露?！　?、貨架的每個貨位必須全部帶有貨位碼，并且與系統(tǒng)貨位碼為一一準確對應，貨位要正，貨位的編制可參考以下要求：　　A.按周轉(zhuǎn)率的快慢來排列：將周轉(zhuǎn)快的靠近出入口，周轉(zhuǎn)慢的遠離出入口?！　.按相關性和同一性原則來分配，經(jīng)常被同時取走的物品放置在一起以縮短揀選時間?！　.按重量來劃分儲位，將重的物品保管在地面上或貨架的下層，重量輕的物品保在貨架上層。 　　D.按物品特性來劃分儲位，將危險物品放在一起，易污染物品放在一起，小件放在一起等?！　?、貨架上的每種配件實物與系統(tǒng)貨位碼顯示配件信息必須相符，且數(shù)量一致?！　?、實施6S管理，清理與倉儲無關的物資，為分配庫段、貨位的物資留出有效的空間，房間內(nèi)不得堆放非配件物資。　　5、體積大的配件如不能上架，可在倉庫內(nèi)臨時編制貨位落地存放，但必須使用托盤或貨架等設備，保證配件不與地面直接接觸?！　∥濉⒊鰩旃芾恚骸　?、備件領料分為客戶付費維修領料、廠家索賠維修領料、保險理賠維修領料三種情況。備件出庫前必須確認領料單據(jù)的有效性?！　?、在備件對外銷售時，備件出庫員打印“配件銷售單”顧客憑“配件銷售單”到前臺結(jié)算付款，備件出庫應按經(jīng)結(jié)算員確認收到款項的“配件銷售單”打印領料單進行發(fā)料?！　?、打印領料單前，必須認真核對，確認貨位碼、配件編碼、名稱、數(shù)量、適用車型等信息是否與需求完全一致，杜絕出庫備件名實不符。 　　4、對于應該交舊領新的備件，庫管員在確認舊件已回收后，根據(jù)領料單上的內(nèi)容進行發(fā)貨。　　5、發(fā)貨時必須先通過系統(tǒng)打印領料單，再由發(fā)貨人和領料單共同驗貨、清點，確認名實相符、數(shù)量正確、質(zhì)量合格后在領料單上簽字確認。不允許先發(fā)出配件，事后補辦領料手續(xù)?！　?、庫管員發(fā)貨時，應根據(jù)入庫日期按照先進先出的原則進行操作?！　?、備件出庫后因誤領、誤發(fā)等原因需要退回倉庫的，經(jīng)驗收確認沒有損壞的，可辦理領用退庫，并應及時錄入系統(tǒng)，打印退庫單，由領料退庫人、收貨員簽字確認后，單證交結(jié)算員做結(jié)算相關處理?！　?、庫管員每收發(fā)一項備件都必須及時準確的更改售后系統(tǒng)信息，及時在進銷存卡上準確記錄收發(fā)時間和數(shù)量?！　?、因外出救援或判斷疑難故障而借用零件時，借件人應填寫“零件借用申請表”，經(jīng)配件經(jīng)理簽字確認后，方可借用，并確保及時、整潔、完好地歸還?！　?0、庫管員應主動跟進、及時收回借出的配件，配件經(jīng)理必須在每天下班前，檢查所借出的配件是否收回，未按時歸還的配件應查明原因。 　　11、借件當天丟失的，由接件人全額賠償；借件次日或以后發(fā)現(xiàn)丟失的.由配件經(jīng)理和庫管員共同全額賠償。　　12、借出配件必須嚴格履行報批手續(xù)，規(guī)范裝訂、妥善保管憑證，設置備查賬，及時有效跟進并督促歸還；因未按要求執(zhí)行造成的損失，由配件經(jīng)理、庫管員共同全額賠償?！　×⒈P點管控：　　1、盤點內(nèi)容　　A、查明實際庫存的數(shù)量與賬、卡是否相符；　　B、查明實際庫存的種類與賬是否相符；　　C、檢查配件收、發(fā)有無錯誤；　　D、查明備件保管情況，有無損壞、變質(zhì)等情況；　　E、查明有無超儲積壓備件?！　?、盤點形式　　A、永續(xù)盤點——庫管員每天對有收發(fā)動態(tài)的配件盤點一次，以便及時發(fā)現(xiàn)收發(fā)錯誤?！　、循環(huán)盤點——庫管員對自己所管物品分別輕重緩急，做出每月重點盤點計劃，并按照計劃日進行盤點。　　C、定期盤點——在月、季、年度組織清倉盤點小組，全面進行盤存清查，并制作庫存清冊。 　　D、重點盤點——根據(jù)季節(jié)變化或工作需要，或因為某種特定目的而對倉庫物資進行的盤點和檢查?！　?、盤點要求　　A、盤點完成必須有配件經(jīng)理、財務、服務經(jīng)理簽字確認，杜絕有自盤自審的現(xiàn)象?！　、對盤點中出現(xiàn)盈虧、損壞、串混、丟失等情況，應組織復查，分析產(chǎn)生原因，并及時解決。　　七、呆滯件控制及處理：　　1、呆滯件是指自入庫開始一年及以上沒有發(fā)生流量的配件。　　2、通常呆滯件庫存占總庫存的5%以下屬良性值，超過則表示異常庫存?！　?、呆滯件的預防　　A、從計劃抓起，對每次所采購的備件要進行甄別，結(jié)合上季度或年度流量設定相應的安全庫存?！　、對訂單配件應向客戶適當收取定金?！　、單一配件的增加、單一配件庫存的增加、單一配件安全周期的增加需報備配件經(jīng)理。 　　D、非常用備件，需由配件經(jīng)理以報價單形式，通知車間主任或技術主管簽名確認，并要求服務經(jīng)理或服務顧問簽字。　　4、呆滯件處理　　A、查清呆滯件的型號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、市場價格、適用車型等信息，整理成呆滯件明細?！　、在既定的時間內(nèi)將呆滯件明細以書面形式交給車間主任和技術主管，在事故車報料時，盡可能添加進去；在普通小修時，也可適時關注客戶車輛?！　、將呆滯件交給服務總監(jiān)，建議對積壓件適當削價處理，針對可以打包或促銷的配件，予以打包或降價促銷?！　、與自己同品牌商溝通，建立積壓件互助消化機制。　　E、與供貨商協(xié)商，協(xié)助自己消化，或以貨換貨?！　“?、安全管控：　　1、防火安全，人人有責，認真執(zhí)行“預防為主，防治結(jié)合，綜合治理”的消防工作方針?！　?、按規(guī)定配備滅火器、應急照明燈和疏散和指示標志等消防設施，確定專人負責，加強維護保養(yǎng)，確保正常使用。 　　3、嚴格用火用電管理，嚴禁超負荷使用電器、私拉亂接電線、電氣設備，嚴禁在庫房內(nèi)使用明火?！　?、嚴禁違規(guī)使用電器設備等引發(fā)安全隱患?！　?、嚴禁存放過量易燃易爆化學物品和其他危險物品，易燃易爆物品需存放通風位置。　　6、嚴禁在庫房內(nèi)及附近抽煙?！　?、每天嚴格執(zhí)行安全巡檢，如實填寫安全檢查記錄?！　?、對檢查、巡查中發(fā)現(xiàn)的火災隱患，應及時落實整改措施，對一時不能整改的火災隱患，要及時上報公司領導處理?！　?、遇有火險、必須及時報警119，聽從指揮，奮力撲救，按照人員安全第一，財產(chǎn)安全第二進行搶救與躲避?！　?0、定期開展安全教育培訓工作，熟練使用消防器材，消防救護、逃生等技能?！　?1、配件庫房未經(jīng)配件工作人員許可不得私自入內(nèi)?！　?2、下班前必須確保各種用電設施的電源開關處于關閉狀態(tài)?！　?3、下班前檢查門窗關閉情況，盡可能的防止備件被盜。 　　14、若有發(fā)生意外情況，及時上報領導處理，核查意外發(fā)生原因，并按公司有關規(guī)定處理；如遇地震、泥石流、火山爆發(fā)、海嘯等不可抗力因素，盡可能保證生命安全?！　∑噦浼}庫管理制度2　　一、為加強公司配件采購管理和控制，結(jié)合《備件采購入庫管理規(guī)范》的相關規(guī)定，經(jīng)公司研究特制定本制度?！　《?、本制度所指的采購包括備件廠家采購、合作供應商外采采購及非合作供應商外采采購。　　三、備件采購流程　　1、備件備貨采購由配件經(jīng)理根據(jù)庫存需求，結(jié)合半年出庫排名制定《配件采購計劃表》自審簽字后，報請售后經(jīng)理審批簽字，再報給總經(jīng)理審核同意后方可進行采購。　　2、前臺訂單，由前臺人員開具收據(jù)帶客戶將定金交至財務，配件部收到前臺的定金條（或復印件）并核實并符合常用配件銷售價50%，非常用配件銷售額80%，前臺每次訂貨填寫配件需求表發(fā)送至配件郵箱確認訂貨，由配件部建立臺賬并留存定金條，售后經(jīng)理抽查公司監(jiān)督。 　　3、索賠訂單，在索賠需求訂購單中。必須由維修技師簽字，索賠員簽字、配件經(jīng)理簽字方可訂貨，配件到貨后索賠員第一時間通知客戶回廠維修，客戶7個工作日內(nèi)沒有回廠更換，索賠員再次致電確認更換時間。　　4、發(fā)生緊急訂單/特急訂單排除廠家無貨配件，必須填報緊急/特急訂單申請表說用原因，部門經(jīng)理簽字、總經(jīng)理審核?！　∷?、驗貨入庫流程　　1、配件到站時配件人員負責清點貨物數(shù)量與清單一致，必須有維修技師協(xié)助驗貨，必須做到100%驗貨。配件入庫要有入庫單，到貨清單有簽字和入庫記錄，對質(zhì)量不過關的配件，要及時與供應商聯(lián)系，及時做退貨處理，對于廠家到的備件如果有損壞錯件等要報索賠處理。未驗收而進庫的發(fā)現(xiàn)貨損及質(zhì)量問題，由倉庫人員負責。　　2、驗貨合格后在與送貨方簽字確定，到貨清單中協(xié)助技師簽字，配件人員簽字確定。在入庫前要整理庫房，為新到備件的擺放提供空間　　3.配件入庫要有入庫單，到貨清單有簽字和入庫記錄，對質(zhì)量不過關的配件，要及時與供應商聯(lián)系，及時做退貨處理，對于廠家到的備件如果有損壞錯件等要報索賠處理。未驗收而進庫的發(fā)現(xiàn)貨損及質(zhì)量問題，由倉庫人員負責。 　　4、出現(xiàn)貨物缺失或損壞第一時間做好索賠申報流程，索賠文件做好留檔備查?！　?、及時將到貨配件擺放指定配件貨架，并錄入系統(tǒng)與到貨清單一致。5.貨架要擺放整齊，貨物入庫驗收認真填寫貨物標簽。嚴禁將配件落地，為避免配件銹蝕及磕碰，車門機蓋玻璃必須保留原包裝并且豎直存放?！　?.非庫房管理人員不得隨意進入配件庫，庫房內(nèi)禁止吸煙，配備庫房保持通風，照明設施及防火器材　　五、處罰措施　　1、配件備貨未經(jīng)審批私自訂貨，3萬以下經(jīng)濟處罰500元，3萬元以上扣除當月工資并辭退。　　2、常用配件與非常用配件未按照標準執(zhí)行，單次處罰100元，造成呆滯個人承擔損失。　　3、配件人員、索賠員、維修技師判斷錯誤造成錯定處罰200元，形成積壓承擔配件進價的30%?！　?、驗貨完畢后發(fā)現(xiàn)配件損壞或缺失不能申請索賠與調(diào)貨的配件，由配件人員與技師各承擔配件成本50%責任?！　?、未按照以上流程操作一次處罰100元。