聯(lián)想集團(tuán)秘書手冊

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H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度秘書手冊(試講稿)聯(lián)想電腦公司企劃部秘書處目錄前言…………………………………………………………………3

1H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度第一章秘書必備的素質(zhì)……………………………………………4第二章秘書的重要職業(yè)技能………………………………………5第一部分日常事務(wù)處理…………………………………5電話、傳真、郵件、文件管理、名片第二部分日程安排………………………………………7總體日程安排…………………………………7出差日程安排…………………………………8會議安排………………………………………13媒體采訪………………………………………18大型活動………………………………………21突發(fā)來訪接待…………………………………24第三部分溝通與協(xié)調(diào)……………………………………25內(nèi)部溝通………………………………………25外部溝通………………………………………25秘書應(yīng)具備的禮儀……………………………26秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng)…………………………27第四部分文字支持………………………………………27第五部分會議支持………………………………………30前言---------在許多人眼里,秘書仍是一種即讓人熟悉又不被人了解的職業(yè)。秘書的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性,

2H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度她們是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂,是領(lǐng)導(dǎo)與公司上下保持溝通的橋梁,為此,她們必須全心全意并準(zhǔn)確無誤地提供支持與服務(wù),從而體現(xiàn)出其自身價值。優(yōu)秀的秘書會使人想到干練、精明、繁忙的處事作風(fēng),聯(lián)想到待人接物時彬彬有禮的儀態(tài);聯(lián)想到在她們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹的樣子……無論如何,秘書這個詞會讓許多正準(zhǔn)備從事這個職業(yè)的人們有著太多的想像。然而,秘書的工作到包括哪些,在秘書的工作背后還有些什么,這是被很多人忽略的。在聯(lián)想,秘書及行政助理、部門文員是一只龐大的隊伍,在聯(lián)想的大環(huán)境下,大家各就各位地支撐著許多日常繁雜事項的處理。在領(lǐng)導(dǎo)處理每一項工作的時侯,我們會隨時身處其中,自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié),而不可或缺,有時我們需要扮演更多角色,,以適應(yīng)工作安排和領(lǐng)導(dǎo)需要。別看都是秘書,但由于所服務(wù)的對象不同,各部門性質(zhì)不同,其所進(jìn)行的工作任務(wù)也必然存在著很大差異,但由于秘書工作是以服務(wù)為其根本性質(zhì),這在共性的尋找上為我們提供了依據(jù)。事實上有很多相似的工作不同之處只是因為事件輪廓上的差別,本質(zhì)上都是能夠歸于一類的。無論什么時候,謹(jǐn)慎認(rèn)真的工作態(tài)度是秘書們不遺不棄的職業(yè)操守,而現(xiàn)代秘書的職業(yè)要求在尊奉這一理念的基礎(chǔ)上更要加強(qiáng)這一能力的綜合運用和發(fā)揮。因此,什么是一個出眾地秘書的該具備的職業(yè)素質(zhì),什么樣的秘書會得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可,在聯(lián)想,不同崗位的秘書在提高工作效率的呼聲下又該做什么呢?這些是我們一直以來需要探索的問題,也就是這此些思想火花碰撞出我們最初編寫本手冊的想法。我們--作為企劃部秘書處的秘書,在長期的工作之中,在領(lǐng)導(dǎo)日常所給的幫助中以及自身在各項工作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方法,積累了一些工作經(jīng)驗和技巧,在處理許多類似情況時形成了一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定,我們將這些點滴一一收集,

3H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度在經(jīng)過了重復(fù)總結(jié)和提練、否定和借鑒的過程后,已將其做成了本部門工作的一種標(biāo)準(zhǔn),達(dá)成了在方法和流程上的統(tǒng)一。我們相信,在我們自己的不懈努力和對秘書工作的熱愛之下;為聯(lián)想,為我們的事業(yè)未來的發(fā)展進(jìn)行一番奮斗后,我們定會做出成績.我們迫切地相想早日讓這本小冊子與大家見面,希望它能為同行們的工作中提供方便快捷的參考之用,同時我們非常愿意將這些經(jīng)驗和技巧共享出來和大家一起探討,也希望能利用這樣一個機(jī)會使我們的工作得到領(lǐng)導(dǎo)和專家的指點,以發(fā)現(xiàn)問題,補(bǔ)已之短。秘書手冊適用于公司各部秘書及行政人員,致力于給予任何一個聯(lián)想人關(guān)于行政方面的指導(dǎo)。手冊編寫工作是由企劃部秘書處完成的,在此其間我們得到了來自部門同仁及上下各部門的相關(guān)人員的大力支持,在此,我們深表謝意,關(guān)于本手冊所收集的內(nèi)容,由于水平有限,不妥之處請及時向我們提出,我們熱忱盼望著您的意見。這本手冊隨著工作需要我們還將不斷補(bǔ)充完善,使手冊真正能夠成為一部聯(lián)想秘書的行為指南,為您服務(wù),為你所用。第一章秘書必備的素質(zhì)一、職業(yè)化秘書的標(biāo)準(zhǔn):G敬業(yè)精神G正直--公平,堅持既定政策和原則G表率作用G誠實--實事求是G領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范G敬業(yè)--以工作為榮,設(shè)定高的工作水準(zhǔn)G業(yè)務(wù)能力G守信--不失約、不違約、不食言、不泄密G指揮與控制能力G勤奮--努力工作,不斷學(xué)習(xí)G合作精神G有序--利落,有條不齋G學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力G高效--追求效率和效益

4H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度G知人善任的能力G可靠--按約定完成工作,保質(zhì)、保量、及時G對待意見與批評G大局觀二、秘書的職業(yè)態(tài)度G主動性(Initiative)G適應(yīng)性(Flexibility)G團(tuán)隊精神(Teamwork)G尊重她人(RespectforPeople)G創(chuàng)新精神(Creativity)G堅持原則(UncompromisingIntegrity)G服務(wù)與貢獻(xiàn)(Service&Contribution)G認(rèn)同與分享(Sharing)G雙贏與相互依存(Win-win&Interdependence)G溫柔的心和自省第二章秘書的重要職業(yè)技能第一部分:日常事務(wù)處理一、撥打/接聽電話的程序和技巧1、打電話前的準(zhǔn)備l準(zhǔn)備好電話記錄本和筆l把要與對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上,并逐一核對無遺漏。l準(zhǔn)備好通話時需要的文件資料。

5H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度l查閱對方電話號碼,確認(rèn)無誤,開始撥打。1、正式撥打電話:l撥通電話后,確認(rèn)對方公司及姓名,然后熱情而有禮貌的說:”你好!我是聯(lián)想電腦公司**部**?！眑如需與有關(guān)人員通話,應(yīng)有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。l如告知對方的內(nèi)容較復(fù)雜,應(yīng)主動提醒對方做好記錄l逐一將事情說明,注意語言簡明、準(zhǔn)確;l通話結(jié)束后,確認(rèn)對方已放下話筒,然后放電話。3、接聽電話l3聲鈴響內(nèi)將電話接起,平和有禮貌的:”你好!我是**部**。”l判斷WHO,分以下幾種情況:來電人員總經(jīng)理可接電話時總經(jīng)理不在時內(nèi)部直接上級及平級直接轉(zhuǎn)入記錄留言如事務(wù)緊急,記錄上級電話,速聯(lián)系總經(jīng)理回電。直接下屬問清事情梗概,轉(zhuǎn)接時向總經(jīng)理說明梗概后轉(zhuǎn)入問清梗概,如不緊急,記錄下來轉(zhuǎn)告總經(jīng)理如事情緊急,告知總經(jīng)理聯(lián)系方法。普通員工問清事由,如需要,轉(zhuǎn)告總經(jīng)理;其它可視情況處理外部重要且緊密問清概要,向總經(jīng)理說明后,然后轉(zhuǎn)入記錄留言如事務(wù)緊急,記錄上級電話,速聯(lián)系總經(jīng)理回電。重要但不緊密問清概要,向總經(jīng)理說明后,依總經(jīng)理指示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入記錄留言,向總經(jīng)理匯報。不重要且不緊密問清概要,酌情處理l若通話內(nèi)容較復(fù)雜,或有不清楚的地方,最后應(yīng)當(dāng)將要點重復(fù)一便,以免遺漏或有偏差。l通話結(jié)束后,確認(rèn)對方已放下話筒,然后放電話。

6H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度4、通話技巧:l日常禮貌用語:詢問對方時,可用:”請問您哪里?”、”請問您怎么稱呼?””請問有什么事?”等l對總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉,達(dá)到聞其聲知其人,并及時予以轉(zhuǎn)接。l如對方有事需要你傳達(dá),必要時需將對方姓名、單位、電話號碼以及需要傳達(dá)的事再重復(fù)一遍,以便必要時再與對方聯(lián)系。l如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話的情況下,不能隨便回答總經(jīng)理”在”或”不在”,可說”請您稍等一下,我去看看**總經(jīng)理是否在?”,然后請示總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。l如遇總經(jīng)理不愿接聽對方電話,則可用委婉的語氣:”實在抱歉,**總經(jīng)理這是不知上哪去了,我見到她時再給您回個電話;如果您方便的話,能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您的事情?”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。l在知道身份但不告知事由的情況下,如方便可詢問總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接;也可詢問對方是公事還是私事,如是公事可讓對方知曉,將事由告知自己也可達(dá)到目的。l在對方不肯告知身份及事由的情況下,經(jīng)重復(fù)詢問后未果,可委婉結(jié)束通話。l如果對方喋喋不休,廢話連篇,能夠說”請問您還有別的事嗎?”或”對不起,我還有急事要辦”等結(jié)束通話。l如一個未完又來一個,應(yīng)視電話內(nèi)容和對方身份,讓緊急的、重要的人員先講,同時禮貌的告訴另一方稍候片刻,或記錄對方電話,稍侯打過去。

7H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度l整理電話留言,在總經(jīng)理回來后匯報相關(guān)信息。二、傳真1、將傳真分類:1）需要總經(jīng)理本人審閱的,根據(jù)總經(jīng)理授意處理2）由秘書來待為處理的:A、轉(zhuǎn)給其它相關(guān)負(fù)責(zé)人B、由秘書本人回復(fù)l使用電腦公司標(biāo)準(zhǔn)CI格式l遵守公文寫作規(guī)范l保密文件需要傳真時,應(yīng)先與對方聯(lián)系,發(fā)送到指定傳真機(jī)上,發(fā)送后再與對方確認(rèn)。l需請對方協(xié)助抄送時,務(wù)必在文件正文前加以說明,列明抄送范圍l務(wù)必在傳真件首頁上標(biāo)明總頁碼,并在每一頁文件上標(biāo)注頁碼。2、必要的傳真分類存檔三、郵件1、根據(jù)郵件類型(如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報表、報告/總結(jié)、新聞/通報、私人郵件等等)或按具體項目設(shè)置子文件夾。2、將收件箱中的郵件過濾,刪除不必要的郵件,然后分如下:1）需要總經(jīng)理本人審閱的,存入相應(yīng)文件夾,部分根據(jù)總經(jīng)理授意回復(fù)郵件,或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時間內(nèi)處理相關(guān)事宜。l以總經(jīng)理名義回復(fù)時,要在語氣上予以注意,并從總經(jīng)理信箱發(fā)出;l以秘書名義發(fā)送時,要說明郵件內(nèi)容為總經(jīng)理授意。

8H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度1）由秘書來待為處理的:A、轉(zhuǎn)給其它相關(guān)負(fù)責(zé)人;B、由秘書本人回復(fù)1、如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對方是否收到,需要設(shè)置回執(zhí),如對方未能及時查看,需電話說明。2、需要總經(jīng)理審閱、批改的郵件打印出呈送,然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá);3、重要郵件及時進(jìn)行存檔四、文件管理(參看集團(tuán)《秘書手冊》第33-36頁)(附文件處理流程)1、閱讀文件,判斷是否應(yīng)由總經(jīng)理處理,然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清晰、完整。2、對文件進(jìn)行分類:待批、待閱件,緊急、不緊急,寫明文件摘要(必要背景資料、審批原由),便于總經(jīng)理3、按總經(jīng)理批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送(可參照文件管理規(guī)定),必要的事情進(jìn)行追蹤,反饋結(jié)果。4、必要文件進(jìn)行存檔。注:傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的,應(yīng)及時譯出五、名片1、分類:可根據(jù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)情況分類,如公司類型、客戶類型、地域等;2、存放:l名片盒l(wèi)錄入到NOTES通訊錄中(更易查找,但需要錄入時間)3、應(yīng)準(zhǔn)備一名片夾,存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片,

9H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度并保證查找時方便快捷。第二部分日程安排控制日程,意味著你與總經(jīng)理一起有序工作?！比粘贪才拧笔侵笗r間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計劃,是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一種反映,是時間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘書的職責(zé)是當(dāng)好”管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的準(zhǔn)備,并提醒領(lǐng)導(dǎo)實施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會議安排、媒體采訪、大型活動和突發(fā)來訪六部分加以詳細(xì)說明并提供文字模版,希望能給大家的工作提供參考。日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量,工作效率,工作成果的一種體現(xiàn),而規(guī)劃、安排領(lǐng)導(dǎo)的工作日程是秘書的一項基本工作。這項工作看似簡單,但卻十分重要,它是秘書輔助總經(jīng)理工作的基礎(chǔ),安排好總經(jīng)理的日程,意味著秘書將和總經(jīng)理一起進(jìn)行有序的工作。作為秘書一定要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格,調(diào)整自己的工作方法,主動適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。在沒有達(dá)成默契的情況下,最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次深入溝通,準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求,并對可能會遇到的一些情況的處理原則達(dá)成共識,為日后工作的順利開展做鋪墊。另外,勤于思考,多做總結(jié)對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的,把看得出的經(jīng)驗、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄,時常翻看,補(bǔ)己之短,揚(yáng)己所長這不但提高了自己的工作水準(zhǔn),同時也對領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用。一、總體日程安排領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為日常性工作,即事先有計劃的相對固定的工作(

10H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度如會議、出差、接待等)和突發(fā)性工作(臨時安排的事情)兩類。而秘書的一般做法是將有計劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中,同時細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件。(一)總體原則:?了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點、作息習(xí)慣、身體狀況,-優(yōu)化工作方法,細(xì)心觀察總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格,主動適應(yīng)其工作節(jié)拍;-了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況,特別是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況,留意近期的工作興奮點;?對計劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程;及時整理日程表,以免安排沖突;?明確事情的優(yōu)先級,在處理事務(wù)時注意理順和排序,分清輕重緩急,酌情安排處理;?定期與總經(jīng)理溝通,將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達(dá)成共識,以利工作開展;?注意日程安排的時間松緊,適當(dāng)安排;(二)經(jīng)驗與技巧?周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務(wù);?在兩個約會間留出機(jī)動時間,防止會議延長引起時間沖突,并給總經(jīng)理留出整理思路的時間;同時預(yù)留時間處理日常事務(wù);?根據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當(dāng)固定時間閱讀報刊資料及其它信息;?對于總經(jīng)理的各項安排熟記于心,及時提醒已定下來的安排,防止沖突;每日安排相對固定時間與總經(jīng)理核對日程,

11H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度保證秘書與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致;?不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定,在總經(jīng)理的同意下針對其工作習(xí)慣和時間對各種預(yù)約酌情處理;?控制約會時間,適時打斷,防止拖延,以免影響下面的日程;?掌握近期要回避的人物;月/周計劃安排模版?可使用NOTES日歷功能,填入相關(guān)安排,打印即可;?也可按照總經(jīng)理習(xí)慣,自行制作日程表;二、出差日程安排做為秘書,安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項工作,同時也是需要更加細(xì)致的一項工作。經(jīng)過秘書的計劃,把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序,愉快而圓滿,這是秘書工作的目標(biāo),也是工作價值的一個體現(xiàn)。(一)國內(nèi)出差J出差前:?確定出差目的和日期;?確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人?與出差地相關(guān)人員溝通,確定周到的日程安排(明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時間、接待人員等信息。)?確定行程,預(yù)定機(jī)票(注意選擇好航空公司、機(jī)型及班次)、酒店(選擇總經(jīng)理習(xí)慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等)、接/送機(jī)人員(明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式);

12H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度?完善細(xì)致周到的日程表(時間、地點、對方參會人、議程等)(見范例)。?根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣,準(zhǔn)備出差用物品(見物品攜帶表)。?擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件(財務(wù)部等)。(見范例)J出差中?在第一時間掌握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式,必要時通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。?根據(jù)總經(jīng)理日程安排,隨時通報公司及GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況;?配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作,及時掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。?根據(jù)情況及時與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通,及時調(diào)整日程安排;J出差后?及時向總經(jīng)理匯報出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展;?出差資料整理(包括資料、名片、會談備忘),根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔;?向總經(jīng)理認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。?各種差旅費用報銷;?跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜;(二)國外出差出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同,但在此要特別提醒您注意以下幾點:?根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)備PRESETATION(中/英文),

13H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度與對方確認(rèn)演示設(shè)備,必要時準(zhǔn)備彩色打印膠片和打印稿。?機(jī)票購買時注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn),選擇好的航空公司和服務(wù),長途飛行選擇好的機(jī)型;?注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請函,并提醒總經(jīng)理攜帶;?根據(jù)客人的級別和國家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物;?準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國家風(fēng)情資料;?確認(rèn)對方還是我方提供翻譯服務(wù);?回國后向邀請方致謝。(三)陪同出差陪同總經(jīng)理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求,在出差前除了前面介紹的注意事項外,在出差過程中,要求秘書注意以下事項:?登機(jī)前,為總經(jīng)理辦理機(jī)場建設(shè)費購買、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù);并再次確認(rèn)接車人;?到達(dá)后,辦理賓館入住手續(xù),了解總經(jīng)理房間號碼及電話,并將秘書房號電話及時告知總經(jīng)理;?每日及時核對本日及第二天的日程安排;?提前設(shè)置清晨叫醒,并安排早餐;?根據(jù)當(dāng)天的日程安排落實車輛;?及時提醒并事先落實各項安排;?攜帶總經(jīng)理名片、必要的會議資料(報告稿件、會面?zhèn)渫?、采訪提綱);?注意建立各種客戶關(guān)系(包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者)?著裝要求:大方職業(yè)裝、著淡裝;注意言談舉止;?出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤,

14H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度并及時辦理費用報銷、資料整理。附件一:出差物品攜帶表名片若干日程表證件(身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等)筆記本電腦和ppt(保存在桌面)、ppt備份軟盤2張往返機(jī)票(將保險費保留在秘書手中)書面講話稿及素材2份活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常見藥品附件二:授權(quán)書模版文件編號OURREF.:LCS-DTB·60023-99發(fā)文日期DATE:.6.14文件類別CATEGORY:通知擬文人FROM:---審核VERIFIED://批準(zhǔn)APPROVED:---收文人TO:全體人員收文部門TO(DEPT.):臺式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送CC:總裁室、企劃部秘書處、財務(wù)---附件ATTACHMENT://傳閱閱后存檔保密保密期限CIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERM其它OTHERS//頁數(shù)NO.OFPAGES1授權(quán)通知電腦公司副總裁---在6月15日-16日期間因公外出,此期間將臺式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理---,臺式電腦事業(yè)部其它相關(guān)財務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理---,除臺式電腦事業(yè)部外其它事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財務(wù)簽字及文件審批委托副總裁---處理。特此通知

15H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度------.6.14附件三:國內(nèi)出差日程范例劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排(4月25-27日)時間日程地點備注4月25日17:25北京—深圳CA1305機(jī)場接機(jī)人:---1360―――入住新世紀(jì)酒店該車在深圳期間隨行21:30夜宵自行安排4月26日11:30嘉利會面及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人:何焯輝、譚永雄、鄧秉覺聯(lián)想:---、---議題:嘉利最新情況通報對方聯(lián)系人:鄧秉覺13:20出發(fā)前往EMCoffice、----陪同前往14:00EMC會面深圳沙頭角保稅區(qū)21-23棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤?---、---、----、---、---EMC參加人:總經(jīng)理余昭信副總經(jīng)理陸楊業(yè)管處經(jīng)理張界楊技術(shù)處協(xié)理郭宗欽研發(fā)部經(jīng)理張濱會面安排:14:00~15:00雙方公司介紹交流15:00~16:00參觀工廠16:00~17:00產(chǎn)品研討(顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品)及未來業(yè)務(wù)合作磋商17:20返回新世紀(jì),梁青陪同18:00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國國家半導(dǎo)體:李彬及隨行人員聯(lián)想:----、----

16H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度4月27日14:00東莞金和涂料有限公司會面深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)(地圖附后)金和參加人:總經(jīng)理董合枝生產(chǎn)經(jīng)理董博霖嘉利廠參加人:采購部主管黃寶球工程總監(jiān)鄧秉覺聯(lián)想?yún)⒓尤?---、---、---議程安排:14:00-14:05雙方介紹14:05-14:25金和介紹(工廠歷史、油漆種類、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢等)14:25-14:55雙方討論14:55-15:25參觀金和新廠15:35瑞和塑膠五金電子廠深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15:35-15:40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹15:40-16:10參觀瑞和工廠16:10-16:25機(jī)動16:25前往機(jī)場,車程約30分鐘17:40CA1303深圳—北京---安排接機(jī)隨行及重要聯(lián)系電話:------------附件四:國外出差日程安排表---執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表(99年7月14日至17日)訪問時間主要活動地點備注7月14日17:50——20:4021:00——21:30北京——漢城到達(dá)酒店辦理入住(因通訊不便,LG商事提供一部手機(jī)在漢城期間使用,號碼為:KIMPOAirportHolidayinnSeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在機(jī)場左邊出口舉牌接(Tel:)下榻處:HolidayinSeoul(佳樂)Tel:82—02—7179441Fax:82—02—71594417月15日8:00——9:009:00——12:3012:30——13:2013:20——14:4014:40——16:4016:40——18:00與LGLCD部B.Kwon/V.President及LG商事K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park共進(jìn)早餐及會談前往LG位于龜尾的LCD廠與LGLCD負(fù)責(zé)人午餐參觀及會談(陪同及參加者:LGLCD廠總經(jīng)理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、J.S.Park)前往LG電子位于平澤的CDROM廠參觀及會談(陪同及參加者:LG電子Mr.M.H.Park/Sr.DirectorHolidayinnSeoulorLGTwinTowers龜尾路程:3小時中餐主持人:Mr.K.S.Park路程:3小時主持人:Mr.M.H.Park

17H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度Mr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park)訪問時間主要活動地點備注7月15日18:00——19:3019:30——21:00與LG電子人員共進(jìn)晚餐回酒店平澤7月16日8:00——9:209:30——10:0010:30——10:5010:50——11:2011:20——11:5011:50——13:0013:00——14:00自酒店前往三星電子LCD工廠所在地高層領(lǐng)導(dǎo)見面(LCDMarketingW.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等)---作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹針對相關(guān)問題進(jìn)行會談參觀與會者共進(jìn)午餐乘車前往LG總部七星(Kiheung)聯(lián)絡(luò)人:Mr.J.Y.ParkTel:82—02—750731314:30——17:0017:00——17:3019:00——21:00會談(參加者:LG商事D.H.Kang/V.PresidentLG電子M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息與LG商事人員共進(jìn)晚餐(D.H.Kang/V.President、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG總部HolidayinnSeoul聯(lián)絡(luò)人:LG商事Mr.J.S.Park主持人:Mr.D.H.Kang訪問時間主要活動地點備注7月17日10:00——18:0018:00——19:00參觀韓國電子市場/漢城市區(qū)及近郊觀光游覽酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機(jī)場漢城市區(qū)及近郊陪同人:導(dǎo)游、LG商事Mr.J.S.Park(17日為韓國國慶日)自酒店到機(jī)場約40分鐘路程

18H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度21:40——22:40漢城——北京三、會議安排召開和參加會議是總經(jīng)理的主要工作方式之一。組織會議和處理與會議有關(guān)的事務(wù)幾乎成為秘書的經(jīng)常工作,其重要性不言而喻。會務(wù)工作是秘書組織工作能力的綜合體現(xiàn),它將多種繁雜事務(wù)匯集一身。保證會議順利的舉行,需要多方面的準(zhǔn)備工作。這就需要秘書是八面玲瓏的天才,同時善用平時培養(yǎng)出的細(xì)心與責(zé)任心,沉著應(yīng)對,以不變應(yīng)萬變!以下分內(nèi)部會議與外部會議分別介紹。(一)內(nèi)部會議安排l總經(jīng)理主持的會議結(jié)束修改下發(fā)整理會議記錄/紀(jì)要會中服務(wù)會前準(zhǔn)備(儀器調(diào)試)反饋接收下發(fā)修改安排會議室、落實參會人員擬訂會議通知(注意文件格式)確定會議目的、參會人員、時間、議程開始審批

19H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度審批NNYY

20H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度注意事項:?會前與GM及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會議內(nèi)容、議程和參加人;?綜合考慮各種因素(如GM全天日程安排),安排會議地點及時間;?下發(fā)會議通知后,確認(rèn)參會人是否已收到通知,對特別重要的參會人,可經(jīng)過電話確認(rèn);?會中協(xié)助放映PPT,并時刻關(guān)注會場內(nèi)情況,隨機(jī)應(yīng)變;?對會中達(dá)成的決議及時跟蹤,并反饋給GM;l總經(jīng)理參加的會議開始接收通知回復(fù)或改請結(jié)束會后材料整理工作跟進(jìn)反饋總經(jīng)理參會會前提醒會前協(xié)助準(zhǔn)備回復(fù)邀請部門并準(zhǔn)備材料確認(rèn)時間判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否有關(guān)NY與對方確認(rèn)后另行安排時間沖突請示總經(jīng)理是否參加NY

21H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度注意:把握前往會議地點出發(fā)時間的安排。(二)外部會面安排l總經(jīng)理主持的外部會面接受會面請求NO婉拒或該請她人注意:講明原因,以免對方誤解注意:在收到會面請求時,經(jīng)與部門相關(guān)負(fù)責(zé)人及GM商討決定,同時提供背景材料以供GM做出判斷Y與對方確認(rèn)時間、地點、人員、議程,

22H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度并落實我方人員、地點擬定meetingagenda,ppt修改(中英文標(biāo)準(zhǔn)版、及業(yè)務(wù)回顧)發(fā)會議通知,并落實參會人員會前準(zhǔn)備工作會中服務(wù)會中達(dá)成共識的跟蹤反饋結(jié)束注意事項:l綜合考慮各種因素,選擇合適的會面地點、預(yù)定會議室;l注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆;l會前與對方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯,如需要,提前確認(rèn);l根據(jù)來訪公司的習(xí)慣及來訪者的級別準(zhǔn)備禮物;l在與來訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送,如需要注意把握接送時間,并通知對方確切的會面時間及地點;

23H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度l考慮是否需要在會面時錄音或拍照,并提前準(zhǔn)備;l如需安排參觀,提前與行政后勤部聯(lián)系,填寫參觀申請,安排參觀陪同人;l會前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料,如需要請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜;l在會前擬制meetingagenda(見模版)l在制作PPT時根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容,注意內(nèi)容的及時更新,并根據(jù)來訪者需求制作中/英文;--初次會面PPT應(yīng)包括:聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹;--再次會面應(yīng)注意:有針對性的業(yè)務(wù)回顧(可請相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料)。l幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片,并提醒會面時攜帶;l提前30分鐘進(jìn)行,調(diào)試設(shè)備,擺放材料,迎接客人,注意對待客人謙和有禮的態(tài)度;l提醒總經(jīng)理參會,在GM同意后陪同參會,參會中協(xié)助放映ppt,并關(guān)注會場內(nèi)情況,隨機(jī)應(yīng)變,靈活處理各種情況;l會面結(jié)束后,代總經(jīng)理或陪同送客人離去;之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備;l總經(jīng)理參加的外部會面總經(jīng)理參加其它部門組織、主持的會面,秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。并關(guān)注以下幾點:開始征詢GM是否參會

24H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度婉拒并請對方改請接到參會邀請NY回復(fù)對方參會,并寫入日程表關(guān)注對方會議組織情況,并適時提出建議在會面前給GM提供背景材料提醒GM參會總經(jīng)理參會結(jié)束注意事項:l會前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料;l會前了解會議的具體地點,如在不同辦公區(qū),請注意把握出發(fā)參會時間;l對會中決議,總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的,及時跟進(jìn)并反饋;外部會面會議備忘模版GuestMeetingTableGuest’sCompany:AMDGuest’sNameandPositionLegend’sParticipantandPosition

25H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度Mr.HectordeJ.RuizCOOMr.RaymondLeeV.PofAsiaSales&MarketingMr.KelvinKwokSalesDirectorofAsiaMr.ThomsonChanMarketingDirectorofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr.JackLeeAssistantSalesManagerMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofDesktopbusinessDivisionMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofNotebookbusinessDivisionMr.―――GeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMiss.―――ManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr.―――InterpreterAppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda:?15:00-15:05Introduction?15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)?15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)?15:30-15:45Legendupdate(Mr.――)?15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDandLegend四、媒體采訪時序總經(jīng)理總經(jīng)理秘書品牌市場部

26H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度Y開始接到采訪申請品推安排?整理品推提供的采訪提綱NN轉(zhuǎn)交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪?征求總經(jīng)理意見接受采訪結(jié)束接受采訪?結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求,為記者提供相關(guān)資料Y修改審閱配合品推整理采訪問題答案N根據(jù)日程進(jìn)行安排落實品推陪同人員及記者的聯(lián)系方式NY

27H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度結(jié)束通知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系,落實播出或見報時間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提醒總經(jīng)理出發(fā)與品推陪同人聯(lián)系,再次落實時間檢查采訪場地Y定車接待記者預(yù)定會議室NY電話采訪?采訪在公司?N媒體采訪流程說明:1、接受采訪l聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排,集團(tuán)采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排;除此之外的采訪需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理;對直接聯(lián)系的記者要特別禮貌,要向?qū)Ψ秸f明公司采訪規(guī)定,

28H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度請對方理解;應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式,必要時可幫助對方聯(lián)系品推接口人;l從品推得到采訪提綱;l將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱,征求總經(jīng)理意見;l對總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進(jìn)行安排,適合安排在一起的采訪盡量安排在一起;對總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其它人接受采訪,必要時可幫助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。2、采訪準(zhǔn)備(采訪前一周)l落實品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式,出現(xiàn)意外情況時可進(jìn)行聯(lián)系;l配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案,呈送總經(jīng)理審閱并適時修改;對于常見問題的回答應(yīng)該有所備份并及時更新;l了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備:對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求,在預(yù)定采訪場地時應(yīng)該注意;有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片,可事先為記者提供;對公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版;3、采訪準(zhǔn)備(采訪前一天)l幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問題答案;l對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型;l如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設(shè)備;如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車;如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會議室,

29H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度并根據(jù)采訪需要注意采光電源;4、采訪當(dāng)天l采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系,落實采訪時間;l如果是電話采訪需要檢查會議設(shè)備;到采訪時間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話;l如果采訪在公司外應(yīng)該及時提醒總經(jīng)理出發(fā);l如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場地;如果采訪在公司內(nèi),記者到后應(yīng)由秘書先行接待,了解場地是否合適,對方是否需要其它背景資料;安排停當(dāng)后請總經(jīng)理出面接受采訪;送記者離開,并了解播出或見報時間;5、采訪結(jié)束l與記者溝通,及時了解播出或見報的確切時間;l通知總經(jīng)理收看,或收集采訪報紙呈送總經(jīng)理;必要時可通知公司全體或部門員工收看。注意事項:·對記者的界面要非常友好。

30H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度五、大型活動（一）陪同總經(jīng)理參加的大型活動:部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理預(yù)定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見了解活動議程N(yùn)活動后活動當(dāng)天活動前一天接受活動邀請結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要,為總經(jīng)理擋駕帶好活動議程、名片等資料提醒總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項活動開始陪同總經(jīng)理參加的大型活動流程說明:1、接受活動邀請l得到活動議程,判斷重要程度,征詢總經(jīng)理意見;l對于總經(jīng)理同意參加的活動事先安排日程;

31H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度1、活動前一天的準(zhǔn)備工作l做好準(zhǔn)備工作,如預(yù)定車輛等;l提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動的那幾項;2、活動當(dāng)天l著大方的職業(yè)裝,化淡妝,發(fā)型整齊,工作時間要佩帶胸卡;l帶好活動議程、名片等資料;l活動中關(guān)注總經(jīng)理的需要,注意保持在總經(jīng)理的視線內(nèi),在必要時為總經(jīng)理擋駕;3、活動后l整理業(yè)務(wù)資料和名片。(二)參與支持的大型活動:部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理

32H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理審閱Y活動后活動當(dāng)天活動前三星期接受活動邀請根據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT,做好錄音帶好活動議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動議程開始參與支持的大型活動流程說明:1、接受活動邀請

33H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度l得到活動議程,判斷重要程度,征詢總經(jīng)理的意見;l如果總經(jīng)理同意參加活動,安排好日程;1、活動前三星期l參加分工會,明確總經(jīng)理和自己的職責(zé),了解其它人職責(zé),將總經(jīng)理日程細(xì)化落實;如果講話稿、PPT是由秘書準(zhǔn)備的,要給自己留出修改時間;l幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等,經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿;定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會議組織者;l參加彩排;對重大活動中需要配合演示的PPT一定要重復(fù)演練;2、活動當(dāng)天l參加外部活動時,秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝,化淡妝,發(fā)型整齊,工作時間要佩帶胸卡;l帶好如下物品:拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤喉片等;l活動中配合演示PPT,做好錄音;l活動中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo),活動期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi),在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同時也關(guān)注其它總經(jīng)理的需求;l在突發(fā)緊急情況下不要慌亂,首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署,可能情況下主動分擔(dān)會務(wù)人員的工作;3、活動后l整理業(yè)務(wù)資料和名片;l根據(jù)錄音整理講話稿;l總經(jīng)理在活動中往往會遇到很多人,引發(fā)很多工作管理上的想法,

34H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度需要秘書參會后跟進(jìn)落實。六、突發(fā)來訪接待部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理

35H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度征求總經(jīng)理意見NNNNYNNN總經(jīng)理方便接待結(jié)束根據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來訪者見面為對方安排會議室,告訴對方需要等待的時間總經(jīng)理方便時告知來訪情況記下對方聯(lián)系方式,留下對方資料征求對方意見,幫助安排其它負(fù)責(zé)人見面主動另約見面時間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處理留下來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來訪者相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式NY與部門業(yè)務(wù)有關(guān)?禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)有關(guān)?NY對來訪者熟悉?問清對方來訪目的開始接待突發(fā)來訪流程說明:l問清對方來訪目的;

36H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度l對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人,如果總經(jīng)理當(dāng)時有時間接待,應(yīng)該盡量安排,能夠把來訪者帶到會議室,為對方準(zhǔn)備飲料和報紙,并告訴對方大概要等多久,同時禮貌地暗示對方總經(jīng)理的下一個約會何時開始,請對方注意時間;l對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人,如果總經(jīng)理當(dāng)時不愿接待或不在辦公室,由秘書對情況做出解釋,讓來訪者覺得她隨時都會受到歡迎,同時征詢來訪者意見,主動和來訪者另約一個見面時間,或幫助她安排和相關(guān)負(fù)責(zé)人見面;留下來訪者的聯(lián)系方式和資料,待總經(jīng)理方便時轉(zhuǎn)告總經(jīng)理,如果需要可進(jìn)行后續(xù)安排;l對于與公司和部門毫不相關(guān)的來訪者,有禮貌地回絕;但如果自己不能確定,一定要征詢相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見;l對于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪,能夠告訴對方相關(guān)部門的聯(lián)系方式,留下對方的聯(lián)系方式和資料,轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理;l對于確實應(yīng)由總經(jīng)理分管的來訪記下對方的聯(lián)系方式,告訴對方總經(jīng)理不能馬上接待她,并做出解釋。如果對方愿意,能夠推薦對方與部門其它負(fù)責(zé)人聯(lián)系,同時告訴對方能夠先把想法以寫信或寄email的方式告訴總經(jīng)理;在總經(jīng)理方便時告知來訪情況,根據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排。注意事項:l有些來訪者聽不進(jìn)秘書所做的任何解釋,死纏著非見總經(jīng)理不可,對這種人一定要毫不妥協(xié)—但要注意禮貌—重復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。同時一定要向?qū)Ψ奖ＷC能夠?qū)懶呕虬l(fā)email給總經(jīng)理,而且總經(jīng)理一定會看。

37H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度第三部分　溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通l秘書要與所服務(wù)的總經(jīng)理建立經(jīng)常性的溝通,了解總經(jīng)理近期的工作重點、業(yè)務(wù)要點及管理方面的思想。準(zhǔn)確理解總經(jīng)理的授意、做好上情下達(dá)的工作。l秘書應(yīng)以主動謙虛的態(tài)度與總經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)的部門人員充分溝通,盡可能及時了解各項業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況,并將信息及時整理反饋給總經(jīng)理,有效地協(xié)助總經(jīng)理推進(jìn)工作l作為秘書,在日常的工作中,注意與其它部門和同事的協(xié)作,要把對方看作是自己的資源,經(jīng)過一點一滴的交往,協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系,對任何部門、任何一位同事都應(yīng)有極強(qiáng)的客戶意識,尊敬對方、尊重對方,注意及時向那些給予你支持的部門和人員表示謝意。二、外部溝通外部溝通會大量使用電話、電子設(shè)備、書信等媒介,因此要特別注重在這些方面的商務(wù)禮儀。(見電話禮儀、書信規(guī)范)(一)業(yè)務(wù)合作:l作為總經(jīng)理與外界溝通的窗口,秘書應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作廠商建立起真誠信任的關(guān)系,但在處理事務(wù)時注意以公司利益為重,端正自己的位置,靈活處理。l尊重合作伙伴和供應(yīng)商,要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù),以做到準(zhǔn)確理解對方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)。l在代總經(jīng)理進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)的推進(jìn)工作時,要與合作廠商達(dá)成理解,

38H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度為總經(jīng)理的決策創(chuàng)造良好的合作環(huán)境,輔助總經(jīng)理推進(jìn)。(二)禮尚往來:l答謝(節(jié)日禮品、賀卡等)在重要的節(jié)日(如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀(jì)念日等)秘書應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后,以禮品或賀信及時致意,維護(hù)與合作廠商的友好關(guān)系。l在業(yè)務(wù)合作中,適時提醒總經(jīng)理并為其安排與廠商的定期溝通活動或輕松的就餐,與廠商建立經(jīng)常性的溝通。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。三、秘書作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)具備的禮儀秘書作為總經(jīng)理的輔助人員,除完成日常業(yè)務(wù)事宜外,更多的精力是為總經(jīng)理服務(wù)。一個好的秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀,秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策,同時還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的公眾形象。（一）作好助手和參謀的工作1、參與決策調(diào)研,提供有份量的信息。秘書要做好決策參謀,就要積極參與決策的調(diào)查研究。首先是廣泛收集信息,多提供真實情況。其次是超前搞好調(diào)研,多提供決策預(yù)案。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維,多提供有份量的文稿。其中要把握三點:第一，要有觀察力,跟蹤了解總經(jīng)理的思維軌跡,敏于捕捉領(lǐng)導(dǎo)的思想火花。才能及時預(yù)測總經(jīng)理在想什么,準(zhǔn)備什么。第二，要站在領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問題,才有一定的高度、廣度和深度。第三，主動與總經(jīng)理交流思想,經(jīng)過聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見不斷調(diào)整自己的思維,在事務(wù)處理和文稿撰寫中更好地體現(xiàn)總經(jīng)理的思想。2、參與實踐,協(xié)助總經(jīng)理推進(jìn)工作。（1）積極介入有關(guān)工作,及時掌握相關(guān)情況,適時提出建議。

39H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度（1）經(jīng)常了解全局情況,取得按時保質(zhì)完成各類任務(wù)的主動權(quán)。1、參與要有度,參謀要有方（1）參與決策調(diào)研,注重”多謀”,切忌”擅斷”。（2）參與督促檢查,工作要”到位”,不能”越位”（3）參與工作實踐,要當(dāng)好助手,不能做”主手”,做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作。（一）輔助總經(jīng)理塑造良好的形象。秘書和秘書部門是為總經(jīng)理服務(wù)的,領(lǐng)導(dǎo)對外形象的好壞在很大程度上反映了秘書和秘書部門的服務(wù)水準(zhǔn)。秘書可從以下幾方面來輔助領(lǐng)導(dǎo)塑造良好的形象。1．語言形象總經(jīng)理在正式場合發(fā)表講話,秘書要事先準(zhǔn)備好文字材料、發(fā)言提綱,必要時做好語言標(biāo)識。公務(wù)活動之前,提供廣泛適用的背景資料(包括活動內(nèi)容、所要解決的基本問題及與此相關(guān)的人文等知識)供總經(jīng)理參考準(zhǔn)備。2．協(xié)助總經(jīng)理樹立行為合作形象。要在事務(wù)安排中,特別是公司內(nèi)部活動中,使領(lǐng)導(dǎo)多接觸普通員工,了解情況,融于員工之中,才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。3．協(xié)助總經(jīng)理樹立行為激勵形象。要尊重別人,幫助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道,多協(xié)商,多征求大家意見,在堅持原則的前提下,盡量滿足下屬及部門的需求,增強(qiáng)合力。4．協(xié)助總經(jīng)理樹立行為感化形象。領(lǐng)導(dǎo)者要經(jīng)過自身的行動影響她人,秘書是總經(jīng)理對外界面的口,必須協(xié)助總經(jīng)理做好以下幾項工作:（1）要待人熱情,例如在總經(jīng)理開展某項活動之前,

40H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度詳細(xì)了解該項活動所涉及的人員情況,包括姓名、身份、履歷等,以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對方的信息,為開展熱情友好的交際活動創(chuàng)造條件。（1）對外交往要真誠情切,秘書要很好地領(lǐng)會和把握總經(jīng)理的處事原則,并在對外交往中很好地運用,必要時提醒總經(jīng)理率先垂范,以身作則。以感化、教育和鼓舞她人。四、秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng)秘書要充分發(fā)揮禮儀的作用,達(dá)到工作自如的效果,除了把握好基本的禮儀原則外,還應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)對自身素質(zhì)的培養(yǎng)。（一）培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng)禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式,良好的道德會令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài),表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。1、公正客觀。要公正地評價她人,不要以自己的好惡來評說她人,也不用自己的好惡要求她人。在處事中,不能感情用事,要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以職務(wù)的高低論曲直,提批評、建議要出于”公心”,幫助她人要出于”誠心”。2、忠誠守信。要忠誠老實,辦事恪守原則,忠于承諾,能辦的事要千方百計辦,不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到她人的諒解。3、擺正站位。秘書一定要擺正自己的位置,在與不同身份的人交往處事中,要正確履行自己的職責(zé),而不能超越權(quán)限,既要積極地配合工作,又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和下屬或其它部門的工作。（二）培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度謙虛是指正確地看待自己,也正確地看待別人。不過高估計自己,不過低估計別人,善于發(fā)現(xiàn)自己的缺點并改正,

41H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點欣賞和學(xué)習(xí)。恭敬就是尊重對方的人格,誠懇待人,和藹熱情,不驕橫。謙虛而恭敬的態(tài)度往往是一個人的神態(tài)、語言、動作和行為的綜合表現(xiàn)。1、表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。它們能夠表現(xiàn)出對對方的欣賞、理解和歡迎。特別在與人交談時,眼神要能顯示你在傾聽對方的談話,因為每個人都喜歡用語言表示自己,喜歡別人聽自己講話,如果你用眼神告訴對方”你是一個值得我傾聽的人”無形中會提高對方的自尊心和信心,使對方感到你能理解她、尊重她,才能贏得對方的信任,從而產(chǎn)生愿意同你交往。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密,真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。2、舉止。手勢和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而恭敬的態(tài)度。秘書經(jīng)常與總經(jīng)理出現(xiàn)于各種場合,更應(yīng)注意禮節(jié)。在社交場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。讓對方盡快了解自己,言談中注意語言的文雅與委婉,說話方式輕松自如,語速不急不徐,落落大方。3、牢記別人的姓名,稱呼恰當(dāng)親切。一般人對于自己的姓名特別在意,如果記得對方的姓名,會使對方對你產(chǎn)生莫大的好感。即使忘記了對方的姓名,也要委婉地”套”出或不動聲色地處理。,切忌直白對方”記不起了”或”我忘記了”等讓對方難堪。4、培養(yǎng)溫文而雅的儀表風(fēng)度。衣著儀表是個性的表征,反映一個人的文化修養(yǎng)和格調(diào),顯示自己的職業(yè)和職位。秘書正式場合應(yīng)著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。第四部分文字支持秘書不但要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的指示,而且要能貫徹領(lǐng)導(dǎo)的指示。

42H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度秘書文字支持應(yīng)達(dá)到的要求:l針對性強(qiáng)——文檔處理要直接、明確地去解決某個具體問題,提出意見和辦法。在擬制中,要針對一件事寫一件事,不能把規(guī)定以外的東西寫進(jìn)去。比如寫一個準(zhǔn)備開展一項活動的通知,就要圍繞為什么要開展這一活動和怎樣開展等來寫;從收文范圍來看,需明確收文對象,對需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式;對于保密文件,一定要有明顯的保密標(biāo)識符。l具體真實——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做,真實是指實事求是。l條理性強(qiáng)——文字工作具有明確的指導(dǎo)作用,可操作性強(qiáng),因此對擬制文稿的條理性要求尤為突出。l時限性強(qiáng)——文字工作是解決隨時發(fā)生的問題或?qū)⒁霈F(xiàn)的問題。要寫得及時,否則會延誤時機(jī),嚴(yán)重時會造成公司的損失。l有固定的格式——格式為內(nèi)容服務(wù),要有相正確穩(wěn)定性。對于文件的格式,可參考《聯(lián)想電腦公司文件管理規(guī)定》中的格式。秘書文字支持的種類:l傳真和郵件(詳細(xì)處理流程見前)l業(yè)務(wù)類文檔(正式文件、報告、總結(jié)、PPT制作等)l一般信件、感謝信、邀請函等程序:準(zhǔn)備——撰擬——審核修改、發(fā)布

43H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度l準(zhǔn)備?明確行文要求。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容,在與總經(jīng)理相互溝通中,準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖,并據(jù)此進(jìn)行寫作。?確定主題。主題一般是說明事物、匯報工作、闡明政策中所表述的基本觀點和主張。?選擇正確的文種。如向上級請示批示或批準(zhǔn)宜用”請示”而不用”報告”,因為”報告”不要求批復(fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、提供參考。?調(diào)查研究收集材料。在接受總經(jīng)理授意后,秘書應(yīng)進(jìn)行深入的調(diào)查研究,收集標(biāo)志著材料。l撰擬文稿?合理安排正文的表述次序,可使文檔內(nèi)容緊湊有序,綱目清楚,前后銜接緊密,方便收文人閱讀與正確理解。?寫好開頭與結(jié)尾。開頭用以喚起收文者注意,引導(dǎo)閱讀,一般采用下述形式:（1）簡明交代擬文根據(jù)與目的（2）概述有關(guān)情況,使收文人了解發(fā)文背景（3）以簡要文字提示全文主題,引起收文人注意（4）闡明基本觀點,使收文人在開頭處即獲得明確認(rèn)識（5）直接點明結(jié)論,以啟發(fā)收文人思考,增強(qiáng)文件的鮮明性（6）表明批準(zhǔn)或轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度,多用于發(fā)布規(guī)章制度的通知（7）表示祝賀、敬意、謝意等,多用于函與講話稿

44H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度?結(jié)尾一般采用下述形式:（1）使用文件詞語,強(qiáng)調(diào)行文目的,如”特此報告”（2）概括與深化主題,幫助收文人進(jìn)一步理解全文（3）陳述具體要求,如”上述要求,請予批準(zhǔn)”（4）發(fā)出號召,提出希望與要求（5）說明文件生效、施行時間?書寫文稿,文檔中的人名、地名、時間、引文必須準(zhǔn)確、具體。?日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)第一層為”一”,第二層為”(一)”,第三層為”1、”,第四層為”(1)”。?用詞用字應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范,應(yīng)正確標(biāo)明標(biāo)點符號。?文內(nèi)使用簡稱時,一般應(yīng)當(dāng)先用全稱,再注明簡稱。l審核修改、發(fā)布文檔擬好后,應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)肅地重復(fù)進(jìn)行審核與修正。審核修改的步驟是,首先由秘書自己重復(fù)推敲修改,對于重要的文檔還要組織討論,最后提交主管的領(lǐng)導(dǎo)人審核批準(zhǔn)、發(fā)布。參考模板附件:l傳真和郵件(詳細(xì)處理流程見前)l業(yè)務(wù)類文檔(正式文件、報告、總結(jié)、PPT制作等)

45H:\精品資料\建筑精品網(wǎng)原稿ok（刪除公文）\建筑精品網(wǎng)5未上傳百度l一般信件、感謝信、邀請函等第五部分會議支持1.例會、業(yè)務(wù)會議l根據(jù)議題充分了解情況、搜集整理資料,明確要解決的問題,及時將信息提供給總經(jīng)理l確定需參加的人員、時間、地點。l做詳細(xì)的會議紀(jì)錄、l整理會議紀(jì)要(例會和業(yè)務(wù)會議一般是有針對性的解決問題,會議紀(jì)要需要特別明確對事件的處理結(jié)果或工作推進(jìn)計劃。以供總經(jīng)理和參會人員參考)l根據(jù)紀(jì)要在限定的任務(wù)時間內(nèi)進(jìn)行跟蹤推進(jìn),及時向總經(jīng)理通報進(jìn)展,并將推進(jìn)結(jié)果或進(jìn)展在下一次例會開始向參會人員進(jìn)行通報。2.公司級會議l總裁室周例會(每周四發(fā)出會議通知、落實例會地點、菜單、參會人員、請假人員,會議當(dāng)天落實人員參會情況并通知主持人、進(jìn)行會議紀(jì)要、關(guān)注會中需求,會后完成會議紀(jì)要并發(fā)出)l總裁室月例會的組織實施。