企業(yè)檔案管理體制調(diào)研報(bào)告供借鑒.docx

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企業(yè)檔案管理體制調(diào)研報(bào)告供借鑒　　一、企業(yè)檔案管理體制的現(xiàn)狀　　1.企業(yè)檔案管理體制的“上層建筑”　　企業(yè)檔案管理體制可以簡(jiǎn)單概括為“檔案部門(mén)抓全面，搞指導(dǎo)；主管機(jī)關(guān)抓領(lǐng)導(dǎo)，下任務(wù)；企業(yè)自身抓管理，促利用”。而檔案部門(mén)和主管機(jī)關(guān)的職能就是代表企業(yè)檔案管理體制的“上層建筑”，也就是領(lǐng)導(dǎo)決策。其具體表現(xiàn)為：一是各級(jí)檔案行政管理部門(mén)依據(jù)《檔案法》所賦予的職權(quán)和政府機(jī)關(guān)的行政職能，對(duì)所轄區(qū)域的檔案工作展開(kāi)組織協(xié)調(diào)、宏觀管理和監(jiān)督指導(dǎo)，既發(fā)揮了行政職能，又履行了執(zhí)法監(jiān)督的職責(zé)；二是各專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)根據(jù)檔案部門(mén)的要求，從抓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)入手，以下達(dá)任務(wù)指標(biāo)為起步，把企業(yè)檔案工作列入整體管理之中，對(duì)轄企業(yè)壓擔(dān)子、提要求，促使企業(yè)提高認(rèn)識(shí)、自我加壓。實(shí)踐證明，這是做好企業(yè)檔案工作的重要條件和必要環(huán)節(jié)。　　2.企業(yè)檔案管理體制運(yùn)營(yíng)現(xiàn)狀分類(lèi) 　　由于企業(yè)的所有制形式、組織形式和管理方式差異很大，因而企業(yè)的管理體制也有較大差異，從調(diào)查情況看，大致有五種情況：一是國(guó)有和集體大中型企業(yè)。由于基礎(chǔ)較好，管理正規(guī)，大都設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室（或檔案科），負(fù)責(zé)對(duì)本企業(yè)的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，或統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度以及分級(jí)管理。其檔案機(jī)構(gòu)有的是與其他職能部門(mén)平行的單獨(dú)機(jī)構(gòu)，有的則隸屬于某個(gè)職能部門(mén)，這種體制基本能夠根據(jù)各級(jí)檔案行政管理部門(mén)與專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)的要求履行職責(zé)；二是國(guó)有和集體小型企業(yè)。由于專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)的要求和受大中型企業(yè)的影響，大都有一個(gè)隸屬于某一職能部門(mén)（科室）的檔案室，或在某一科室中設(shè)有專(zhuān)（兼）職檔案員，具體負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，這種體制絕大部分能夠根據(jù)檔案部門(mén)和專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)的要求，從事管理，提供服務(wù)。但有時(shí)難以對(duì)其他科室實(shí)施監(jiān)督指導(dǎo)，較難保證文件材料的齊全完整；三是股份制企業(yè)。股份制企業(yè)又包含兩種情況，一種是由國(guó)有、集體企業(yè)改制且國(guó)家、集體占主導(dǎo)地位的，基本上延續(xù)了國(guó)有和集體企業(yè)的檔案管理體制和方式。另一種是新組建的股份制企業(yè)和個(gè)人股份占主導(dǎo)地位的企業(yè)，大都無(wú)專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，而是分口管理，分級(jí)負(fù)責(zé)，個(gè)別的小型企業(yè)還把檔案分散在個(gè)人手中，這種體制難以實(shí)行科學(xué)的管理和利用；四是中外合資企業(yè)。也分兩種情況，一種是中方控股，中方管理或外方控股，中方管理，這種情況基本與國(guó)有和集體企業(yè)一樣，有專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)和人員，檔案工作也比較正規(guī)。另外一種是外方控股、外方管理的企業(yè)，大都無(wú)專(zhuān)門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)和人員，其檔案管理隨意性很大；五是外商獨(dú)資企業(yè)的個(gè)體私營(yíng)企業(yè)。這種企業(yè)內(nèi)絕大部分既無(wú)檔案機(jī)構(gòu)，又無(wú)檔案人員，其檔案主要是控制在有關(guān)人員手里或企業(yè)老板手里?！　《⑵髽I(yè)檔案管理機(jī)制存在的問(wèn)題剖析 　　一是有些企業(yè)的體制運(yùn)行并不暢通，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)的政策、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)難以及時(shí)有效地貫徹落實(shí)；二是檔案行政管理部門(mén)與專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)的銜接缺乏規(guī)范性，完全靠人為操作；三是專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)對(duì)企業(yè)的檔案管理還未真正納入整體管理和目標(biāo)管理，其工作開(kāi)展在很大程度上是靠爭(zhēng)取，靠督促；四是企業(yè)自身檔案的管理體制缺乏統(tǒng)一性，工作力度不夠，工作領(lǐng)域不寬，主動(dòng)超前的服務(wù)功能不強(qiáng)，還難以適應(yīng)市場(chǎng)變化和企業(yè)發(fā)展的需要。這些問(wèn)題的存在，一定程度上制約了企業(yè)檔案工作全面及協(xié)調(diào)開(kāi)展。因此，建立適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和不同所有制形式與組織形式的企業(yè)檔案管理體制，是推動(dòng)企業(yè)檔案工作再上新臺(tái)階的重要途徑。　　三、新時(shí)代企業(yè)檔案管理體制的思考　　1.市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)為企業(yè)檔案工作帶來(lái)的沖擊和影響分析 　　檔案工作以其記錄歷史真跡、提供憑證和信息服務(wù)等特有功能獨(dú)樹(shù)一幟，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中必不可少的重要環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)條件。而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)生變化時(shí)，首當(dāng)其沖的就是檔案工作。據(jù)筆者分析，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)造成的沖擊和影響主要為檔案工作帶來(lái)了以下五個(gè)方面的變化：一是檔案的所有制形式發(fā)生變化。在傳統(tǒng)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下，一切財(cái)產(chǎn)歸國(guó)家所有，檔案自然也是國(guó)家所有。實(shí)行市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)后，公有制雖然仍是國(guó)家經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)，但個(gè)體經(jīng)濟(jì)、私營(yíng)經(jīng)濟(jì)、外資經(jīng)濟(jì)和股份制經(jīng)濟(jì)等多種經(jīng)濟(jì)成分同時(shí)并存。企業(yè)所有制形式的多元化，使作為記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的檔案由統(tǒng)一國(guó)有轉(zhuǎn)變?yōu)閲?guó)家、集體、個(gè)人所有及股東共有等多種形式并存的所屬關(guān)系。二是檔案管理形式發(fā)生變化。萬(wàn)變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，要求形成高效率、快節(jié)奏的運(yùn)行機(jī)制。檔案信息各自為政、分散管理，顯然已不適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求，必須建立統(tǒng)一有效的綜合管理網(wǎng)絡(luò)，形成完善的檔案信息系統(tǒng)，以便快速及時(shí)地處理、傳遞各類(lèi)信息，更好地發(fā)揮檔案信息中心的整體功能。三是檔案的社會(huì)需求結(jié)構(gòu)發(fā)生變化。在實(shí)行市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)前，社會(huì)對(duì)檔案的需求主要體現(xiàn)在政治、文化和工作考查方面。實(shí)行市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)后，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)方面明顯增多，經(jīng)營(yíng)決策、產(chǎn)品生產(chǎn)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)和經(jīng)濟(jì)糾紛等無(wú)一不需要利用檔案，這使得檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中所發(fā)揮的效能越來(lái)越大，所處的地位也越來(lái)越顯著。四是檔案服務(wù)方式和內(nèi)容發(fā)生變化。高速運(yùn)轉(zhuǎn)、講求效益是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的顯著特點(diǎn)，傳統(tǒng)的“坐門(mén)等客、你要我調(diào)”的被動(dòng)型、封閉型服務(wù)方式和提供檔案原件的單一模式，已不適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要。檔案服務(wù)工作必然向主動(dòng)型、開(kāi)放型和多途徑以及多角度服務(wù)方式轉(zhuǎn)變。五是檔案行政管理工作難度增加。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下，政府部門(mén)對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)通過(guò)行政命令展開(kāi)管理，檔案部門(mén)管理企業(yè)檔案工作也主要靠行政手段來(lái)完成。實(shí)行市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)后，企業(yè)成為自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧和依法納稅的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，檔案工作僅以行政手段管理的難度相應(yīng)增加?！　?.企業(yè)檔案工作亟待變換方法應(yīng)對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制變化　　針對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制對(duì)企業(yè)檔案工作產(chǎn)生的影響，筆者結(jié)合實(shí)際展開(kāi)思考，若要保證企業(yè)檔案工作的發(fā)展，必須加大改革力度，完善管理體制，調(diào)整工作思路，改進(jìn)方法手段，建立起適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的新型企業(yè)檔案管理體制。 　　一是繼續(xù)貫徹企業(yè)檔案工作的基本原則，實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理”，是《中華人民共和國(guó)檔案法》提出的檔案工作基本原則。首先，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是與社會(huì)主義的基本制度結(jié)合在一起的，社會(huì)主義是我國(guó)根本的社會(huì)制度；其次，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)雖然呈現(xiàn)出國(guó)有、集體、私營(yíng)以及外資等多種經(jīng)濟(jì)成分并存的局面，但是國(guó)有經(jīng)濟(jì)、集體經(jīng)濟(jì)在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)中仍占主導(dǎo)地位，因而以檔案歸國(guó)家所有為前提的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的基本原則應(yīng)成為檔案工作中的主導(dǎo)原則。 　　二是改進(jìn)、完善檔案行政管理部門(mén)的工作方法和手段，充分發(fā)揮專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)的職能，在企業(yè)內(nèi)部建立面向市場(chǎng)、靈活高效的檔案機(jī)構(gòu)，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造條件，發(fā)揮作用。首先，要改進(jìn)、完善檔案行政管理部門(mén)的工作方法和手段，加強(qiáng)宏觀管理，突出依法治檔。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案行政管理部門(mén)作為政府的職能部門(mén)，同其他部門(mén)一樣，也要適應(yīng)形勢(shì)，轉(zhuǎn)變職能，改變過(guò)去那種靠行政手段和具體指導(dǎo)管理企業(yè)檔案工作的做法，加強(qiáng)宏觀調(diào)控，搞好協(xié)調(diào)監(jiān)督與指導(dǎo)，通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，組織制定和推廣企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，培養(yǎng)典型，樹(shù)立榜樣，推廣經(jīng)驗(yàn)，搞好培訓(xùn)等手段，切實(shí)為企業(yè)搞好服務(wù)。在強(qiáng)化服務(wù)的同時(shí)，運(yùn)用新《檔案法》及與之配套的檔案法規(guī)約束、規(guī)范以及監(jiān)督企業(yè)的檔案工作，做到依法治檔。其次，充分發(fā)揮專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)的作用，依靠專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)做好本行業(yè)，本系統(tǒng)的企業(yè)檔案工作。在搞好宣傳、搞好配合的同時(shí)，可以將所轄企業(yè)的檔案工作與主管機(jī)關(guān)的檔案工作緊密聯(lián)系，列入主管機(jī)關(guān)檔案人員的工作職責(zé)，統(tǒng)一目標(biāo)，統(tǒng)一考核，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。再次，應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部建立靈活高效的檔案工作管理機(jī)制。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)注重的就是效益，企業(yè)的一切活動(dòng)都圍繞增加經(jīng)濟(jì)效益運(yùn)轉(zhuǎn)，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)也要面向市場(chǎng)，力求“精簡(jiǎn)、高效”。為適應(yīng)快速發(fā)展、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的需要，有條件的企業(yè)應(yīng)及早建立“檔案信息情報(bào)中心”，實(shí)行檔案信息情報(bào)一體化管理，以做到全方位管理，多功能服務(wù)。在負(fù)責(zé)收集、保管本單位的全部檔案的同時(shí)，針對(duì)企業(yè)的需求開(kāi)發(fā)檔案資源為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作超前服務(wù)。暫不具備條件的企業(yè)，要在穩(wěn)定現(xiàn)有檔案機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上，盡快提高人員素質(zhì)，加強(qiáng)科學(xué)管理，注重高效服務(wù)。　　三是建章立制，依法行政。為確保市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)檔案工作能夠順利開(kāi)展，應(yīng)重點(diǎn)做好四件事：第一，結(jié)合行政方法，強(qiáng)化法制手段管理檔案工作；第二，圍繞檔案工作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)的地位和作用，有針對(duì)性地搞好法制宣傳，加大依法治檔力度；第三，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要，制定、完善與新《檔案法》相配套的地方性檔案管理制度和法規(guī)，把檔案工作在各方面的要求通過(guò)法律法規(guī)形式確定下來(lái)，規(guī)范經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的檔案管理工作，規(guī)范檔案工作行為；第四，強(qiáng)化監(jiān)督檢查。根據(jù)實(shí)際情況，集中力量，有重點(diǎn)地進(jìn)行檔案執(zhí)法檢查，做到有法必依，違法必究，促進(jìn)業(yè)務(wù)建設(shè)，擴(kuò)大社會(huì)影響?！　∷氖亲プ〗?jīng)濟(jì)“熱點(diǎn)”，拓寬工作領(lǐng)域，搞好跟蹤服務(wù)。隨著改革開(kāi)放的深入發(fā)展，出現(xiàn)很多新的經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，如經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)、三資企業(yè)、股份制企業(yè)等。這些領(lǐng)域產(chǎn)生的檔案體現(xiàn)了黨的改革開(kāi)放政策，真實(shí)記錄了新經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，錄了新的科研成果和新生產(chǎn)技術(shù)、新管理方式，是維護(hù)各方面經(jīng)濟(jì)利益的重要依據(jù)，對(duì)發(fā)展生產(chǎn)、借鑒管理經(jīng)驗(yàn)等方面都有不可替代的作用。因此，檔案工作就要抓住這些特點(diǎn)，走向經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主戰(zhàn)場(chǎng)，靠高效的工作，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，奠定新經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域開(kāi)展檔案工作的基礎(chǔ)。 　　3.企業(yè)加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，落實(shí)科學(xué)發(fā)展　　在信息化時(shí)代，電子檔案管理工作體現(xiàn)出明顯的煩瑣性，需遵循循序漸進(jìn)的原則開(kāi)展此項(xiàng)工作。首先，企業(yè)應(yīng)以長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光看待此項(xiàng)工作，依據(jù)實(shí)際情況制定長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，積極落實(shí)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的歸檔工作，避免開(kāi)展后續(xù)工作時(shí)比較困難。其次，企業(yè)需制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)，工作人員必須深入了解每項(xiàng)電子管理的特點(diǎn)，對(duì)電子管理的要求規(guī)范產(chǎn)生明確認(rèn)知，知曉每類(lèi)電子文件檔案管理的時(shí)間和標(biāo)準(zhǔn)，確保每份有價(jià)值的文件管理到位。最后，企業(yè)需明確要求，齊抓共管。企業(yè)各個(gè)部門(mén)必須明確自身職責(zé)，與其他部門(mén)搭建溝通的橋梁，圍繞檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新展開(kāi)溝通交流，提出創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式面臨的困難，共同制定解決措施，共同積極開(kāi)展文件歸檔工作。從電子檔案的角度分析，最明顯的優(yōu)勢(shì)是便捷性以及不會(huì)發(fā)生破損問(wèn)題。所以，相關(guān)人員必須高度重視電子檔案，將電子檔案歸檔工作落實(shí)，以高標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)待此項(xiàng)工作，確保檔案信息獲得完整的保存。 　　倘若想避免企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中面臨諸多阻礙，那么必須以完善的檔案管理制度為基礎(chǔ)，良好且完善的檔案管理制度具有重要作用，除了可以提高檔案管理效率外，還可以促使檔案管理的效果更加理想。隨著改革開(kāi)放的日益深入，我國(guó)經(jīng)濟(jì)多元化的情形日益顯著，人才流動(dòng)量不斷增大，流動(dòng)頻率也明顯高于之前，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。所以，企業(yè)應(yīng)充分考慮當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會(huì)情況，對(duì)政府職能部門(mén)人才的發(fā)展和培養(yǎng)進(jìn)行多角度分析，在立足實(shí)際情況的基礎(chǔ)上建立針對(duì)性的檔案管理制度，及時(shí)分析該制度是否存在不合理之處，采取相應(yīng)措施將其解決，從而助力檔案管理工作順利開(kāi)展?！　?.加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)的合理應(yīng)用，提高企業(yè)檔案管理信息技術(shù)水平 在今后的實(shí)際工作中，企業(yè)需以長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的立場(chǎng)，開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)，順應(yīng)大數(shù)據(jù)的發(fā)展熱潮，提升大數(shù)據(jù)技術(shù)的利用率，使大數(shù)據(jù)和檔案管理的相應(yīng)步驟有機(jī)融合，利用大數(shù)據(jù)增強(qiáng)檔案管理的先進(jìn)性。在具體實(shí)踐中，企業(yè)需摒棄落后、單一的檔案管理，提高對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的關(guān)注度，了解該技術(shù)的功能、涵蓋類(lèi)型等，依據(jù)大數(shù)據(jù)的發(fā)展現(xiàn)狀可知，存儲(chǔ)技術(shù)主要包括NewSQL、NoSQL以及分布式文件系統(tǒng)等。企業(yè)需積極使用上述技術(shù)，并選擇專(zhuān)門(mén)人員開(kāi)展大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的建設(shè)工作，這是大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的重中之重。目前，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)涵蓋數(shù)理統(tǒng)計(jì)分析、機(jī)器學(xué)習(xí)、可視化分析等諸多技術(shù)，企業(yè)的選擇要有針對(duì)性，為實(shí)際工作提供一定參考。同時(shí)，企業(yè)要轉(zhuǎn)變?cè)缙诘陌l(fā)展思路和模式，以現(xiàn)代化的視角看待檔案管理工作，從不同層面分析該工作的需求，分析此項(xiàng)工作需要哪些硬件設(shè)備設(shè)施，對(duì)此展開(kāi)引進(jìn)，如終端計(jì)算機(jī)、檔案管理服務(wù)器、專(zhuān)用數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備、掃描儀等。此外，企業(yè)需將平臺(tái)軟件建設(shè)納入重要事程，搭建比較適宜的檔案管理信息化平臺(tái)，將檔案錄入到平臺(tái)中，并通過(guò)該平臺(tái)整理、編撰相關(guān)檔案，使檔案以現(xiàn)代化的方式保存，還應(yīng)著眼于檔案管理信息化平臺(tái)系統(tǒng)，加大對(duì)該系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)力度，將信息技術(shù)利用起來(lái)，避免人員面臨繁重的工作任務(wù)，如通過(guò)信息技術(shù)檢查檔案信息內(nèi)容有無(wú)存在不完整的情況，并要深刻認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案加密保護(hù)的必要性，將此項(xiàng)工作提上日程，如需傳輸檔案，要以虛擬專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)（VPN）為主，建立私密的數(shù)據(jù)通道。供參考