采購部管理手冊(cè).docx

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采購部管理手冊(cè)采購部門的工作職責(zé)：1.制定并完善采購制度和采購流程2.制定并實(shí)施采購計(jì)劃3.采購成本預(yù)算和控制4.選擇并管理供應(yīng)商5.本部門建設(shè)工作（1）根據(jù)超市的績(jī)效管理制度，考核下屬的工作業(yè)績(jī)，并協(xié)助其制定績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃；（2）負(fù)責(zé)采購部門采購人員的職責(zé)分工及行政事務(wù)處理；（3）協(xié)助并參與采購人員的崗前培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)。二．超市采購部人員的工作職責(zé)采購經(jīng)理1.負(fù)責(zé)本部門的毛利率和銷售額、庫存周轉(zhuǎn)預(yù)算2.指導(dǎo)采購主管開展工作，并完成每年的毛利、銷售額和庫存控制指標(biāo)3.發(fā)展與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)關(guān)系4.督促落實(shí)每期促銷計(jì)劃，審核促銷品項(xiàng)和價(jià)格5.制訂新商品引進(jìn)計(jì)劃和舊商品汰換計(jì)劃并監(jiān)督落實(shí)采購副理1.協(xié)助采購主管開展工作. 2.負(fù)責(zé)訂單發(fā)放和送貨跟蹤3.負(fù)責(zé)采購主管的文書工作4.供應(yīng)商前期接待、合同和相關(guān)資料的整理行銷主管1.負(fù)責(zé)整體的超市促銷活動(dòng)計(jì)劃，策劃設(shè)計(jì)年度、季度、月度促銷方案2.負(fù)責(zé)DM采購計(jì)劃的組織和跟進(jìn)3.負(fù)責(zé)跟進(jìn)促銷樣品的收集、拍照、價(jià)格審核等工作4.負(fù)責(zé)促銷活采購主管1.負(fù)責(zé)與本部門供應(yīng)商的談判與對(duì)供應(yīng)商的管理2.完成本部門銷售計(jì)劃、毛利計(jì)劃、庫存周轉(zhuǎn)計(jì)劃的落實(shí)3.負(fù)責(zé)本部門商品計(jì)劃表的落實(shí)和調(diào)整4.負(fù)責(zé)本部門商品的促銷計(jì)劃落實(shí)5.負(fù)責(zé)本部門新商品的引進(jìn)和滯銷商品的汰換6.負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)查，保證本部門商品的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力7.定期巡店，與店鋪及時(shí)溝通，解決銷售中出現(xiàn)的問題超市采購員1.盡量大可能選擇和保持豐富的商品品種，為顧客提供超值商品的最大價(jià)值和最好的服務(wù)。2.熟悉市場(chǎng)了解商品：。3.商品陳列：3.1與促銷商品配合，進(jìn)行特別展示。. 3.2新商的陳列，月商品和季商品的陳列展示。3.3對(duì)滯銷的商品采取適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，如改變陳列等3.4提供季節(jié)商品的陳列指南。3.5從競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手那里學(xué)習(xí)新的商品展示構(gòu)想。3.6分析商品的包裝，確保為顧客提供最佳展示。3.7與店鋪和市場(chǎng)部門配合，作好商品的招牌標(biāo)志4.訂貨和補(bǔ)貨：4.1作好銷售預(yù)算，計(jì)劃好首單訂貨數(shù)量。4.2安排再訂貨頻率，以保證商品平穩(wěn)流動(dòng)及銷售。4.3為商場(chǎng)再訂季節(jié)性商品提供適當(dāng)指導(dǎo)。4.4與Vendor協(xié)商確保不會(huì)斷貨5庫存控制：5.1堅(jiān)持采購金額預(yù)算5.2對(duì)滯銷商品采取措施，如：改變陳列，調(diào)價(jià)或清貨等方法來降低庫存。5.3定期跟蹤未送貨訂單，并采取措施。5.4經(jīng)常尋店，確定銷售結(jié)果，換季和節(jié)日應(yīng)特別注意。采購部操作流程一、新增商品（新增供貨商）：1、新建供貨商檔案管理：A、供貨商報(bào)價(jià)單B、供貨商營(yíng)業(yè)、稅務(wù)、衛(wèi)生等證件C、聯(lián)系人電話、地址. 1、合同談判：A、同類商品的價(jià)格比較B、各項(xiàng)費(fèi)用的確定C、促銷計(jì)劃及費(fèi)用的商定D、付款帳期E、扣率及價(jià)格確認(rèn)F、供貨商價(jià)格的約定責(zé)任G、合同簽訂及審批2、要貨管理：A、確認(rèn)陳列位置B、淘汰滯銷商品C、要貨數(shù)量D、營(yíng)運(yùn)主管確認(rèn)E、監(jiān)督執(zhí)行F、廠商工作、促銷計(jì)劃、補(bǔ)貨工作移交營(yíng)運(yùn)管理G、協(xié)調(diào)關(guān)系二、供貨商付款流程1、根據(jù)合同帳期制作供貨商付款申請(qǐng)表。2、隨供貨商付款申請(qǐng)表附供貨商簽字確認(rèn)的商品訂單或原始送貨單。3、根據(jù)合同各項(xiàng)費(fèi)用的扣除。4、查核退換貨的情況。. 1、電腦部配合營(yíng)運(yùn)部核實(shí)進(jìn)、銷、存情況并簽字。2、供貨商的付帳，首先由采購部根據(jù)供貨商確認(rèn)的商品訂貨單核實(shí)。實(shí)銷實(shí)結(jié)必須參照電腦部數(shù)據(jù)及門店盤點(diǎn)數(shù)（原則上所有銷售數(shù)據(jù)不得告供貨商和他人，數(shù)據(jù)查詢各區(qū)域責(zé)任人，采購員只能查詢自己管理范圍，不得跨區(qū)查詢）。二、促銷計(jì)劃1、采購部根據(jù)公司要求或供貨商的市場(chǎng)需要制作促銷計(jì)劃。2、促銷計(jì)劃一式二聯(lián)，一聯(lián)交門店經(jīng)確認(rèn)交電腦部調(diào)價(jià)，一聯(lián)交企劃部制作POP廣告。3、任何促銷計(jì)劃都是有時(shí)效的，采購部根據(jù)合同協(xié)議及時(shí)調(diào)整，并以書面形式通告門店?duì)I運(yùn)部。三、現(xiàn)金采購1、采購部根據(jù)門店要貨單就實(shí)際情況制作外地采購計(jì)劃單。2、采購部制作要貨計(jì)劃必須與門店溝通，并報(bào)主管經(jīng)理審批通告財(cái)務(wù)部準(zhǔn)備現(xiàn)金。3、外采新商品的引進(jìn)必須根據(jù)超市實(shí)際情況經(jīng)2人以上確認(rèn)以試銷控量為準(zhǔn)（特殊情況除外）。4、任何外采商品的進(jìn)場(chǎng)都必須跟蹤銷售情況。收貨流程管理一．商品的收貨流程：1、. 對(duì)照送貨單核對(duì)，商品的名稱、條碼、價(jià)格、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、生產(chǎn)日期（若當(dāng)天收的上邊的生產(chǎn)日期是第二天或更晚的日期應(yīng)追究供應(yīng)商的責(zé)任）、保質(zhì)期是否有問題，若保質(zhì)期過了商品生產(chǎn)日期一半的，可以拒收。1、凡使用貼碼的，要求商品的名稱規(guī)格、條碼、價(jià)格、重新核對(duì)，若不相符查證后才可以收貨。2、檢查商品的包裝是否完整，有無損壞、變質(zhì)；油炸類商品是否漏油，若不合要求可拒收。3、檢查貼碼是否貼在右下角，履蓋在自帶碼上邊。（一）原則：1．對(duì)柜組已到位，但又重復(fù)來貨的可拒收。2.驗(yàn)收時(shí)，如有退換商品應(yīng)先進(jìn)行退貨，才能驗(yàn)收3,收貨時(shí)必須由倉管，商品所屬部門主管，防損員，供應(yīng)商同時(shí)在場(chǎng)才可以簽收。4.防損員監(jiān)督收貨全過程，并復(fù)核數(shù)量。收貨完成后簽名確認(rèn)。5.收貨單如果需要改動(dòng)，供應(yīng)商，收貨人員必須簽名確認(rèn)。第二，商品的調(diào)拔商品的調(diào)拔可分為公司采購部調(diào)拔，內(nèi)部調(diào)拔、行政調(diào)拔三種方式。（一）內(nèi)部調(diào)拔1、柜組實(shí)物負(fù)責(zé)人根據(jù)銷售情況將所調(diào)的商品，填入商場(chǎng)商品經(jīng)營(yíng)調(diào)拔單，一式三聯(lián)，調(diào)拔單上調(diào)入部門欄應(yīng)填本柜組，調(diào)出部門欄應(yīng)填倉庫，由調(diào)拔人簽名后并上交柜組負(fù)責(zé)人審核簽名。2、. 調(diào)拔人將調(diào)拔單攜帶到內(nèi)倉，并按單上所寫的條碼、名稱、規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量準(zhǔn)確地調(diào)貨。1、倉庫倉管員對(duì)柜組所調(diào)的商品進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無誤后由內(nèi)倉管理員簽名并留下調(diào)拔單的第一聯(lián)（白聯(lián)）。2、防損員在電梯口審核后簽名，并留下紅聯(lián)即第二聯(lián)。3、經(jīng)貨運(yùn)電梯將商品調(diào)入所屬部門，部門留下第三聯(lián)即（黃聯(lián)）。4、由內(nèi)倉做進(jìn)銷存帳，貨運(yùn)電梯內(nèi)值班防損員分柜組保留作帳，柜組分區(qū)域作帳，每周一由內(nèi)倉、防損部、柜組三方對(duì)一周內(nèi)所調(diào)拔的商品進(jìn)行核對(duì)，無誤后存檔，有利于提高盤點(diǎn)準(zhǔn)確性。（二）由柜組調(diào)入倉庫1、柜組將所調(diào)的商品寫入“商場(chǎng)商品經(jīng)營(yíng)調(diào)拔單”，一式三聯(lián)，調(diào)拔單上“調(diào)入部門”應(yīng)填本柜組，并填上當(dāng)天日期，經(jīng)柜組長(zhǎng)、領(lǐng)班簽名后，遞交領(lǐng)導(dǎo)審核簽名。2、當(dāng)值防損員在核對(duì)商品對(duì)調(diào)拔單上簽名，并留下黃聯(lián)即第三聯(lián)。3、由倉管員驗(yàn)收無誤后簽名打單，并留下紅聯(lián)即第二聯(lián)。4、倉管員、柜組、防損員三方存檔，每周進(jìn)行一次核對(duì)，對(duì)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)的就及時(shí)處理。退貨的操作流程（一）退貨的原因1、訂錯(cuò)貨2、送錯(cuò)貨3、品質(zhì)不良的商品4、臨近保質(zhì)期的商品. 1、滯銷商品2、換季商品（二）具體操作步驟1、由區(qū)域負(fù)責(zé)人填寫退倉申請(qǐng)單、條碼、品名、規(guī)格、數(shù)量、銷價(jià)及退準(zhǔn)確再逐個(gè)填寫。2、由柜組負(fù)責(zé)人審核簽名的，提交樓層主管或經(jīng)理簽名。3、傳真總部批準(zhǔn)。4、柜組持經(jīng)過審批的“商品退倉清單”將整理好的退倉商品在防損的監(jiān)督下送到配倉。5、配倉驗(yàn)收后，打印由柜組調(diào)入配倉的“商場(chǎng)商品經(jīng)營(yíng)調(diào)拔單”。代銷商品的換貨（一）流程1、區(qū)域?qū)嵨镓?fù)責(zé)人根據(jù)商品的情況、包裝問題及未到保質(zhì)期就變質(zhì)的具體情況填寫“退倉申請(qǐng)單“，由柜組負(fù)責(zé)人，領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審核并簽名。2、實(shí)物負(fù)責(zé)人將“申請(qǐng)單“傳配倉換貨負(fù)責(zé)人，同時(shí)將商品退至配倉退貨區(qū)。3、配倉通知供應(yīng)商換貨。4、一周內(nèi)供應(yīng)商帶貨到換貨區(qū)，在防損、柜組人員、倉管員都在場(chǎng)的情況下?lián)Q貨并簽名。5、柜組人員將換好的商品調(diào)回柜組上架。. （一）原則：同種商品同一條碼可以相互換貨，不同的商品只能作退貨的處理。.