（房地產(chǎn)檔案管理）工程檔案管理作業(yè)指引

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1、檔案管理作業(yè)指引編號：JH-OP-XZ03版號：A/0頁碼：第5頁共5頁工程檔案管理作業(yè)指引編制日期審核日期批準日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準人1檔案管理作業(yè)指引編號：JH-OP-XZ03版號：A/0頁碼：第5頁共5頁1目的為進一步完善公司工程檔案的管理制度，規(guī)范工程檔案資料的收集、整理和保管工作，以保證工程建設(shè)管理的有序進行，確保公司在工程建設(shè)方面的歷史資料完整、準確、科學保護、方便利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》，結(jié)合公司工程檔案管理的實際情況，特制定本細則。2適用范圍適用

2、于公司各項目工程檔案資料的收集、整理和保管工作。3術(shù)語和定義工程檔案：是指工程建設(shè)管理和工程建設(shè)項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖紙、圖表及聲像載體材料等。工程檔案必須實行集中統(tǒng)一管理的原則。此項工作要做到工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的竣工資料、竣工圖的驗收同步進行。4工作程序4.1工程檔案的歸檔范圍、內(nèi)容、要求4.1.1工程檔案歸檔范圍詳見：《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限》。4.1.2工程檔案歸檔的主要內(nèi)容為六個方

3、面，即：工程基建文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件、綜合管理文件。4.1.3工程檔案歸檔的重點是項目建設(shè)各個階段形成的不同載體的文件材料，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙。4.1.4不歸檔的文件材料包括：a)正式施工前的草圖，未定型的圖紙；b)重份文件材料和重份圖紙；c)無參考價值的臨時性的文件。4.1.5工程過程中使用的工程文件材料不允許隨便更改，如有更改，必須填寫變更通知單，并履行批準手續(xù)。4.1.6歸檔的工程文件材料要求格式統(tǒng)一，字跡工整，圖表清晰；底圖格式必須按國家制圖標準繪制完成；藍圖規(guī)格必須符合國家標準，字、

4、圖清晰，用紙優(yōu)良；所有竣工圖均應加蓋竣工章。利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應重新繪制竣工圖。檔案管理作業(yè)指引編號：JH-OP-XZ03版號：A/0頁碼：第5頁共5頁1.1工程檔案的歸檔1.1.1各部門在工作中形成的文件材料（主要為工程基建文件）和勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工單位在項目建設(shè)中形成的文件材料：a)各部門、各單位自行收集、積累。b)工程管理部資料員每周進行收集、檢查。1.1.2分類——按問題。按工程項目。1.1.3整理組卷和案卷裝訂a)按歸檔范

5、圍、規(guī)范要求排列各種文件或?qū)I(yè)性材料；b)修補、粘貼破損或過小的文件材料；c)將過大的文件材料、表格、圖紙按規(guī)定折疊成形；d)打頁號：每卷單獨編號，頁號從1開始；e)填寫卷內(nèi)文件目錄——包括序號（以一份文件為單位，從１開始）、責任者（填寫文件的直接形成單位和個人）、文件編號（填寫工程文件原有的文號或圖號）、文件題名（填寫文件標題的全稱）、日期（填寫形成的日期）、頁次（填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號）、備注；f)拆除文件材料上的金屬物裝訂。1.1.4填寫備考表——包括標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及對案卷情況的說明

6、；立卷人；審核人；立卷時間。1.1.5填寫案卷封面——包括檔號（由分類號、項目號、案卷號組成）、檔案館代號（由檔案館填寫）、案卷題名（包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容）、編制單位（填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責任者）、起止日期（填寫按全部文件形成的起止日期）、密級（分為絕密、機密、保密和內(nèi)部公開四種）、保管期限（分為永久、長期、短期三種）、共幾卷、第幾卷。1.1.6案卷進盒。1.1.7歸檔驗收。1.1.8填寫移交檔案目錄——包括順序號、檔案號、案卷題名、日期、頁；保管期限、移交單位、移交經(jīng)手人、接收單位；接收人、交接日期。

7、1.1.9移交檔案案卷。1.2工程檔案的移交辦法和歸檔時間1.2.1檔案管理作業(yè)指引編號：JH-OP-XZ03版號：A/0頁碼：第5頁共5頁公司的前期人員必須將在建項目工程的前期報批、審批完的文件材料原件做好收集、整理工作，并及時把原件交給定時來收集資料的工程管理部資料員，雙方做好文件材料的移交工作，由工程管理部資料員集中統(tǒng)一整理、歸檔、立卷后送交城建檔案館。1.1.1勘察、設(shè)計單位應在任務完成時將形成的有關(guān)工程檔案整理立卷，建設(shè)單位、監(jiān)理單位根據(jù)城建檔案館的要求對檔案文件完整準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后向建設(shè)單位

8、移交。由工程管理部資料員在檔案預驗收前完成歸檔工作。1.1.2監(jiān)理單位應在工程竣工前，將各自形成的工程檔案整理立卷后向建設(shè)單位移交。施工單位的工程檔案在工程竣工前，由建設(shè)單位、監(jiān)理單位應根據(jù)城建檔案館的要求對檔案文件完整準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行