(房地產(chǎn)檔案管理)檔案管理作業(yè)指引

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1、檔案管理作業(yè)指引編號(hào):JH-OP-XZ02版號(hào):A/0頁碼:第7頁共7頁檔案管理作業(yè)指引編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人檔案管理作業(yè)指引編號(hào):JH-OP-XZ02版號(hào):A/0頁碼:第7頁共7頁1目的為規(guī)范公司檔案及資料的管理,特制定本指引。2適用范圍適用于公司級(jí)檔案及資料的收集、整理、歸檔、移交﹑使用、保存及銷毀等管理工作。3術(shù)語及定義3.1資料:闡明所取得結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件。3.2檔案:是指公司過去和現(xiàn)在的日常經(jīng)營管理工作中形成的對國家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、

2、實(shí)物等形式的歷史記錄。3.3檔案資料按密級(jí)分類,有如下幾種:3.3.1絕密:是最重要的公司秘密,泄露會(huì)使公司的利益遭受特別嚴(yán)重的損害。即公司發(fā)展經(jīng)營中,直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料。3.3.2機(jī)密:是重要的公司秘密,泄露會(huì)使公司的利益遭受嚴(yán)重的損害。即公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營情況等。3.3.3秘密:是一般的公司秘密,泄露會(huì)使公司的利益遭受損害。即公司人事檔案、合同、協(xié)議、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息。3.3.4內(nèi)部公開:是公司可以內(nèi)部公開,但不可以對外傳播的檔案。4管理辦法4.1檔案資料管理職責(zé)

3、4.1.1各職能部門a)公司各職能部門及全體員工均有保護(hù)檔案的義務(wù)。b)公司各職能部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)記錄及檔案資料的日常收集、整理、歸檔和使用等管理工作。c)公司各職能部門負(fù)責(zé)向行政管理部檔案室移交業(yè)務(wù)記錄及檔案資料。d)公司各職能部門應(yīng)根據(jù)工作性質(zhì)設(shè)置兼職的檔案管理人員。4.1.2行政管理部a)行政管理部是公司級(jí)檔案資料的歸口管理部門,負(fù)責(zé)檔案管理制度的制定和指導(dǎo)執(zhí)行。b)行政管理部檔案室負(fù)責(zé)對應(yīng)歸檔業(yè)務(wù)記錄及檔案資料的接收、標(biāo)識(shí)、整理、保存和日常管理。4.1.3人力資源部a)人力資源部負(fù)責(zé)人事檔案日常收集、整理、歸檔、貯存、保護(hù)、

4、使用和管理。檔案管理作業(yè)指引編號(hào):JH-OP-XZ02版號(hào):A/0頁碼:第7頁共7頁1.1.1工程管理部a)負(fù)責(zé)工程檔案的日常收集、整理和歸檔工作。b)向行政管理部檔案室移交業(yè)務(wù)記錄及檔案資料。1.1.2營銷策劃部a)負(fù)責(zé)營銷檔案的日常收集、整理和歸檔工作。b)向行政管理部檔案室移交除銷售檔案外的業(yè)務(wù)記錄及檔案資料。c)負(fù)責(zé)銷售檔案的日常收集、整理、歸檔、貯存、保護(hù)、使用和管理。1.1.3財(cái)務(wù)管理部a)按照《會(huì)計(jì)法》的規(guī)定,負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常收集、整理、貯存、保護(hù)、使用、歸檔、管理。b)向行政管理部檔案室移交除會(huì)計(jì)制度規(guī)定須由財(cái)務(wù)管理

5、部保管的相關(guān)會(huì)計(jì)檔案以外的,其他涉及公司經(jīng)營活動(dòng)的業(yè)務(wù)記錄及檔案資料。1.1.4行政管理部行政檔案專員a)負(fù)責(zé)公司檔案保管、查閱、使用工作,為公司業(yè)務(wù)的開展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。b)根據(jù)實(shí)際情況,負(fù)責(zé)對失去保存價(jià)值的檔案資料提出處理、銷毀意見。c)負(fù)責(zé)對公司各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。1.1.5各部門兼職資料員a)編制部門檔案管理制度,并根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)提出修改、補(bǔ)充意見。b)負(fù)責(zé)本部門所有審簽文件(即業(yè)務(wù)審批、合同及相關(guān)文件)、往來文件的收發(fā)、管理工作。c)負(fù)責(zé)收集本部門工作中形成的所有原始記錄、檔案、資料。d)對部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人

6、移交的業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行分類整理、歸檔,及時(shí)向公司移交成套的業(yè)務(wù)檔案資料正本原件。部門負(fù)責(zé)保管該套資料的副本、復(fù)印件。e)接受行政管理部行政檔案專員對其檔案管理工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。1.1.6各部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人a)各部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將本人經(jīng)辦取得的,涉及公司經(jīng)營活動(dòng)的證照、文件、合同等重要資料,第一時(shí)間移交行政管理部檔案室。b)各部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收集、分類、整理本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)的記錄、文件、檔案,于業(yè)務(wù)階段性完結(jié)或全部完結(jié)后,移交本部門資料員。c)審簽文件由部門資料員集中管理,各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在完成審簽文件的審批后一天內(nèi),需及時(shí)將審簽文件

7、正本及審批意見送交部門資料員,并辦理好相應(yīng)交接手續(xù),各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可留存審簽文件的復(fù)印件。d)往來文件由部門資料員統(tǒng)一管理,需由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人傳閱的往來文件,經(jīng)辦人傳閱后應(yīng)及時(shí)交回部門資料員,并辦理好相應(yīng)交接手續(xù),各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可留存相應(yīng)文件的復(fù)印件。檔案管理作業(yè)指引編號(hào):JH-OP-XZ02版號(hào):A/0頁碼:第7頁共7頁1.1檔案資料管理原則1.1.1公司檔案資料管理分為三個(gè)層次:a)公司行政管理部檔案室b)各職能部門的檔案管理c)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的文件管理1.1.2公司檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。所有業(yè)務(wù)記錄及檔案資料必須按規(guī)定

8、及時(shí)移交,集中統(tǒng)一管理,確保檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全,便于開發(fā)利用,任何個(gè)人不得據(jù)為己有。1.1.3檔案資料的歸檔范圍及分類a)檔案資料的歸檔范圍:凡公司各項(xiàng)工作中形成的有保存價(jià)值,能夠全面、系統(tǒng)地反映工作情況和歷史

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