（房地產(chǎn)檔案管理）檔案管理作業(yè)指引

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1、檔案管理作業(yè)指引編號：JH-OP-XZ02版號：A/0頁碼：第7頁共7頁檔案管理作業(yè)指引編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人檔案管理作業(yè)指引編號：JH-OP-XZ02版號：A/0頁碼：第7頁共7頁1目的為規(guī)范公司檔案及資料的管理，特制定本指引。2適用范圍適用于公司級檔案及資料的收集、整理、歸檔、移交﹑使用、保存及銷毀等管理工作。3術(shù)語及定義3.1資料：闡明所取得結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。3.2檔案：是指公司過去和現(xiàn)在的日常經(jīng)營管理工作中形成的對國家、社會和公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、

2、實(shí)物等形式的歷史記錄。3.3檔案資料按密級分類，有如下幾種：3.3.1絕密：是最重要的公司秘密，泄露會使公司的利益遭受特別嚴(yán)重的損害。即公司發(fā)展經(jīng)營中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料。3.3.2機(jī)密：是重要的公司秘密，泄露會使公司的利益遭受嚴(yán)重的損害。即公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況等。3.3.3秘密：是一般的公司秘密，泄露會使公司的利益遭受損害。即公司人事檔案、合同、協(xié)議、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息。3.3.4內(nèi)部公開：是公司可以內(nèi)部公開，但不可以對外傳播的檔案。4管理辦法4.1檔案資料管理職責(zé)

3、4.1.1各職能部門a）公司各職能部門及全體員工均有保護(hù)檔案的義務(wù)。b）公司各職能部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)記錄及檔案資料的日常收集、整理、歸檔和使用等管理工作。c）公司各職能部門負(fù)責(zé)向行政管理部檔案室移交業(yè)務(wù)記錄及檔案資料。d）公司各職能部門應(yīng)根據(jù)工作性質(zhì)設(shè)置兼職的檔案管理人員。4.1.2行政管理部a）行政管理部是公司級檔案資料的歸口管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理制度的制定和指導(dǎo)執(zhí)行。b）行政管理部檔案室負(fù)責(zé)對應(yīng)歸檔業(yè)務(wù)記錄及檔案資料的接收、標(biāo)識、整理、保存和日常管理。4.1.3人力資源部a）人力資源部負(fù)責(zé)人事檔案日常收集、整理、歸檔、貯存、保護(hù)、

4、使用和管理。檔案管理作業(yè)指引編號：JH-OP-XZ02版號：A/0頁碼：第7頁共7頁1.1.1工程管理部a）負(fù)責(zé)工程檔案的日常收集、整理和歸檔工作。b）向行政管理部檔案室移交業(yè)務(wù)記錄及檔案資料。1.1.2營銷策劃部a）負(fù)責(zé)營銷檔案的日常收集、整理和歸檔工作。b）向行政管理部檔案室移交除銷售檔案外的業(yè)務(wù)記錄及檔案資料。c）負(fù)責(zé)銷售檔案的日常收集、整理、歸檔、貯存、保護(hù)、使用和管理。1.1.3財(cái)務(wù)管理部a）按照《會計(jì)法》的規(guī)定，負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的日常收集、整理、貯存、保護(hù)、使用、歸檔、管理。b）向行政管理部檔案室移交除會計(jì)制度規(guī)定須由財(cái)務(wù)管理

5、部保管的相關(guān)會計(jì)檔案以外的，其他涉及公司經(jīng)營活動的業(yè)務(wù)記錄及檔案資料。1.1.4行政管理部行政檔案專員a）負(fù)責(zé)公司檔案保管、查閱、使用工作，為公司業(yè)務(wù)的開展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。b）根據(jù)實(shí)際情況，負(fù)責(zé)對失去保存價(jià)值的檔案資料提出處理、銷毀意見。c）負(fù)責(zé)對公司各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。1.1.5各部門兼職資料員a）編制部門檔案管理制度，并根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)提出修改、補(bǔ)充意見。b）負(fù)責(zé)本部門所有審簽文件（即業(yè)務(wù)審批、合同及相關(guān)文件）、往來文件的收發(fā)、管理工作。c）負(fù)責(zé)收集本部門工作中形成的所有原始記錄、檔案、資料。d）對部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人

6、移交的業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行分類整理、歸檔，及時(shí)向公司移交成套的業(yè)務(wù)檔案資料正本原件。部門負(fù)責(zé)保管該套資料的副本、復(fù)印件。e）接受行政管理部行政檔案專員對其檔案管理工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。1.1.6各部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人a）各部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將本人經(jīng)辦取得的，涉及公司經(jīng)營活動的證照、文件、合同等重要資料，第一時(shí)間移交行政管理部檔案室。b）各部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收集、分類、整理本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)的記錄、文件、檔案，于業(yè)務(wù)階段性完結(jié)或全部完結(jié)后，移交本部門資料員。c）審簽文件由部門資料員集中管理，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在完成審簽文件的審批后一天內(nèi)，需及時(shí)將審簽文件

7、正本及審批意見送交部門資料員，并辦理好相應(yīng)交接手續(xù)，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可留存審簽文件的復(fù)印件。d）往來文件由部門資料員統(tǒng)一管理，需由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人傳閱的往來文件，經(jīng)辦人傳閱后應(yīng)及時(shí)交回部門資料員，并辦理好相應(yīng)交接手續(xù)，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可留存相應(yīng)文件的復(fù)印件。檔案管理作業(yè)指引編號：JH-OP-XZ02版號：A/0頁碼：第7頁共7頁1.1檔案資料管理原則1.1.1公司檔案資料管理分為三個層次：a）公司行政管理部檔案室b）各職能部門的檔案管理c）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的文件管理1.1.2公司檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。所有業(yè)務(wù)記錄及檔案資料必須按規(guī)定

8、及時(shí)移交，集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開發(fā)利用，任何個人不得據(jù)為己有。1.1.3檔案資料的歸檔范圍及分類a）檔案資料的歸檔范圍：凡公司各項(xiàng)工作中形成的有保存價(jià)值，能夠全面、系統(tǒng)地反映工作情況和歷史