淺談檔案信息化及檔案信息化建設(shè)

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1、淺談檔案信息化及檔案信息化建設(shè)淺談檔案信息化及檔案信息化建設(shè) 摘要:檔案信息化在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù),對(duì)檔案信息資源進(jìn)行了處置、管理和提供利用服務(wù)的工作。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開(kāi)始徹底改變,檔案信息化和信息化建設(shè)勢(shì)在必行。檔案信息化、信息化建設(shè)一直是新時(shí)代檔案管理追求的目標(biāo),上個(gè)世紀(jì)末開(kāi)始的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展是我國(guó)檔.L.案信息化管理的契機(jī)?! £P(guān)鍵詞:信息化;信息化建設(shè)    一、檔案信息化與檔案信息化建設(shè)  檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn),向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。在這樣的轉(zhuǎn)變過(guò)程中

2、要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享,而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案,系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)?! 《?、檔案信息化的原則  1、規(guī)范性原則:制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,是檔案工作現(xiàn)代化的需要,是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館(室)藏檔案信息化,一方面可以將館(室)藏的檔案通過(guò)掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息,另一方面可以通過(guò)接收電子文件進(jìn)館,但不

3、管是通過(guò)館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件,都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則,制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)?! ?、安全性原則:隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入,網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。因此,我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā),采取有力的安全策略,充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取:物理安全策略;訪問(wèn)控制策略;(如入網(wǎng)訪問(wèn)控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級(jí)安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、防火墻控制等。)信息加密策略;網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等?! ?、效益性原則:由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)

4、巨大的系統(tǒng)工程,需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力,因此必須要遵守效益性原則,講究信息化工作的效益,要根據(jù)自身的能力,根據(jù)館(室)藏基礎(chǔ),分析用戶需求,研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要經(jīng)典,主題要與社會(huì)利用熱點(diǎn)相結(jié)合,把重要的,利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化,把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化,可以帶來(lái)巨大的效益。  三、檔案信息化建設(shè)的重要性  實(shí)行信息化后,檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用,即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享,提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后,可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、

5、匯總表,打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫(kù)中的信息需要統(tǒng)計(jì),并形成報(bào)表,由計(jì)算機(jī)處理,可以極大地提高管理人員的效率。二是檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式,檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來(lái),然后根據(jù)記錄到庫(kù)房中查找,費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后,可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢,管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類(lèi)查詢中選取最佳的查詢方式,在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。三是檔案查借工作可控。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后,查借閱采用計(jì)算機(jī)管理,操作方便,可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄,對(duì)過(guò)期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。四是提高整個(gè)部門(mén)的工作效率。實(shí)施

6、檔案管理的信息化后,部門(mén)管理員工從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái),不再是目錄的打字員和檔案的保管員,可以更好地從事檔案的收集和編研工作,提高職能部門(mén)的工作效率。五是有效的提供服務(wù)。檔案管理的信息化,科技人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料,提高了工作效率;同時(shí)檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開(kāi)發(fā),提高了研究院整體的工作效率和競(jìng)爭(zhēng)力,使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管,而是公司內(nèi)部的信息中心。  四、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容  檔案信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案.L.信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面?! ?.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)  主要包括計(jì)算機(jī)

7、、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲(chǔ)器,以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等,其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)按照網(wǎng)絡(luò)連接的距離可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等三種類(lèi)型?! ?.檔案信息資源建設(shè)  主要包括兩大方面,一是現(xiàn)有館藏檔案(包括紙質(zhì)檔案、縮微膠片的景像、錄音檔案和錄像檔案等)的數(shù)字化;二是收集和接收各種形式的電子文件,然后集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中?! ?.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)  這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)

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