采購檔案資料管理規(guī)定

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1、采購部檔案資料管理規(guī)定一、目的為規(guī)范公司采購部各類文件的收集、整理、歸檔、利用、檔案價值鑒定及銷毀等各項(xiàng)流程，結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。二、范圍本制度適用于公司采購部在工作過程中產(chǎn)生的各類有保存價值的文件資料。三、檔案管理組織機(jī)構(gòu)圖部長綜合管理部檔案管理工作第一負(fù)責(zé)人科級領(lǐng)導(dǎo)采購部管理科負(fù)責(zé)人科員采購部管理科兼職檔案員四、歸檔范圍4.1歸檔范圍、歸檔時間及相關(guān)責(zé)任人（見附件一）。4.2各相關(guān)責(zé)任人應(yīng)對歸檔范圍中的文件進(jìn)行動態(tài)維護(hù)，如因工作流程或其他原因?qū)е挛募悇e發(fā)生改變、責(zé)任人發(fā)生變化等情況，應(yīng)及時將信息告知綜合管理科檔案員，以保持公司采購部

2、歸檔資料的完整性和歸檔及時性。五、職責(zé)和權(quán)限公司綜合管理部負(fù)責(zé)人為本公司檔案管理第一責(zé)任人，采購部管理科為采購部檔案管理的直接單位。各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理第一責(zé)任人，各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)監(jiān)督本部門員工配合完成檔案管理工作。5.1綜合管理部職責(zé)：5.1.1負(fù)責(zé)公司檔案管理制度的制定、完善及執(zhí)行，并對公司各部門的檔案收集、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和考核。5.1.2對歸檔范圍內(nèi)的所有文件資料的收集、整理、歸檔、利用、檔案價值鑒定及銷毀等進(jìn)行統(tǒng)一歸口管理。5.2采購業(yè)務(wù)一部：采購人員負(fù)責(zé)各自經(jīng)辦的設(shè)備類商務(wù)文件（包括技術(shù)協(xié)議、招議標(biāo)報告、價格清單、問題反

3、饋等合同附件）及其所有招標(biāo)資料的收集和與采購管理部的交接。5.3采購業(yè)務(wù)二部：采購人員負(fù)責(zé)各自經(jīng)辦的工程、土建類商務(wù)文件（包括技術(shù)協(xié)議、招議標(biāo)報告、價格清單、問題反饋等合同附件、工程結(jié)算書及資料、竣工圖）及其所有招標(biāo)資料的收集、整理、歸檔和與綜合管理部的交接。采購部管理科職責(zé)5.1.3負(fù)責(zé)將招議標(biāo)部交接的合同及招標(biāo)資料等文件交至綜合管理部。5.4.2負(fù)責(zé)各類驗(yàn)收單據(jù)、外來文件、項(xiàng)目報告等文件接收與綜合管理部的交接。5.5材料采購科：各采購員負(fù)責(zé)詢價記錄、年度協(xié)議、試用報告等協(xié)議類資料及外來文件的收集和與綜合管理部的交接。5.6供應(yīng)商管理科：負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理

4、相關(guān)資料的收集和與綜合管理部的交接。5.7倉儲科：負(fù)責(zé)倉儲日常生成文件及財務(wù)類文件的收集和與綜合管理部的交接，并設(shè)置兼職檔案員。六、檔案歸檔流程及要求6.1歸檔流程6.1.1各部門相關(guān)責(zé)任人在日常工作中應(yīng)做好歸檔范圍內(nèi)各類文件的收集工作，并按照規(guī)定時間、頻次與綜合管理部進(jìn)行交接。6.1.2交接時檔案員應(yīng)逐一核對移交的文件資料是否完整，準(zhǔn)確無誤后交接雙方在《資料交接清單》（見附件三）上簽字確認(rèn)?！顿Y料交接清單》一式兩份，交接雙方各留存一份。6.1.3綜合管理部檔案員對各部門移交的文件按照控制部《檔案管理操作規(guī)定》進(jìn)行整理、編號、編頁碼、填寫電子版目錄、裝盒

5、、編寫盒內(nèi)目錄等歸檔操作。6.1.2檔案歸檔要求6.1.2.1原則上要求所歸檔的各類文件均為原件（供應(yīng)商資料除外）。6.1.2.2文件上不允許出現(xiàn)三筆現(xiàn)象，即鉛筆、圓珠筆、非碳素墨水。對于已形成三筆現(xiàn)象的文件，需用黑色墨水筆描寫。6.1.2.3將所有非A4大小的文件材料統(tǒng)一手風(fēng)琴式折疊方法折疊成A4大小，以便于裝盒存檔。6.1.2.4在合同及招標(biāo)資料的封面上需加蓋“商密”的印章，以標(biāo)示文件密級。6.1.2.5存放時應(yīng)按照文件的類別及生成的時間順序排放，便于查找與利用。6.1.3電子檔案：為了更充分地利用檔案，需要對重復(fù)性使用的檔案進(jìn)行電子掃面存檔；6.1

6、.3.1掃描內(nèi)容：所有投資項(xiàng)目的合同、技術(shù)協(xié)議需要進(jìn)行掃面后存檔，并按照合同號檢索方式刻錄成光盤進(jìn)行儲存，同時在涉密載體內(nèi)備份。6.1.3.2掃描時間：在合同交接后的10個工作日內(nèi)完成掃描及歸檔工作。七、檔案的編號規(guī)則部門生成的各類文件，均應(yīng)編寫相應(yīng)的文件編號，以便于存檔及檢閱查詢。7.1部門內(nèi)部生成文件編號規(guī)則7.1.1部門會議紀(jì)要編號規(guī)則：MPD-xx（年份）-Hxx（順序號），例如：MPD-2010-H0017.1.2部門供應(yīng)商考核單：MPD-xx（年份）-Kxx（順序號），例如：MPD-2010-K0017.2檔案盒脊背格式及編號規(guī)則7.2.1檔

7、案盒脊背格式檔號案卷提名7.2.2各類文件檔號編寫規(guī)則7.2.2.1業(yè)務(wù)類文件資料盒號編寫規(guī)則7.2.2.1.1合同：xx（年份）-HT（合同類別）-xx（順序號），例如：2010-HT(A)-01注：合同類別為項(xiàng)目類合同（A），材料類合同（B）,銷售類合同（C），維修類合同（D），補(bǔ)充協(xié)議合同（BC）7.2.2.1.2招標(biāo)資料：xx（年份）-ZL（合同類別）-xx（順序號）,例如：2010-ZL(A)-017.2.2.1.3詢價記錄：xx（年份）-xx（采購員）-xx（順序號），例如：2010-陳斐-017.2.2.2部門綜合管理類文件檔號編寫規(guī)則部門

8、綜合管理類文件均按照xx（年份）-BM（文件類別）-xx（順序號）編寫注：部門文