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1、檔案資料管理規(guī)定1總則為了提高公司管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》的有關規(guī)定，結合公司的實際管理要求，特制定本辦法。2適用范圍適用于公司管理體系要求所形成的文件和相關資料的管理。3職責分配3.1綜合辦公室負責公司管理體系實施所形成的文件資料的收集、整理、編目、歸檔和借閱統(tǒng)一管理。3.2各部門根據工作職能收集、整理本部門的相關文件資料，定期交綜合辦公室歸檔，部門及個人不得自存。4工作內容和要求4.1定義4.1.1項目檔案，指經過鑒定、整理并歸檔的項目文件。1）項口文件，指建設項口在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理
2、及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。包括項目前期文件、項目施工文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件等。4.1.2建設項目，指市政工程施工項目/安裝等形成的固定資產的活動中，按照一個總體設計進行施工的獨立組成的單位。1）單項（標段）工程，指建設項口小具有獨立設計文件、可獨立組織施工，建成后可以獨立發(fā)揮生產能力或工程效益的工程。2）單位工程，指具有獨立設計文件、可獨立組織施工，但建成后不能獨立發(fā)揮生產能力或工程效益的工程。4.1.3項目文件歸檔，市政工程項目的施工在項目完成時向建設單位或委托的承包單位提交經整理的全部相應文件；項口建設單位各
3、機構將項口各階段形成并整理的文件定期報送檔案管理機構（或人員）。4.1.4項目檔案移交，項目竣工驗收后，建設單位根據合同、協(xié)議和規(guī)定向生產（使用）單位、項目主管部門及有關檔案管理部門提交建設項目竣工檔案。4.1.5項目檔案的登記,分公司/項目經理部應與公司綜合辦公室（檔案室）、省檔案局業(yè)務指導處互通情況，互相合作，確保做好國家級、省級重點建設項目的檔案管理登記工作。4.1.6其他檔案，包括項目建設以外的檔案。4.2檔案管理一般規(guī)定4.2.1檔案是一個單位活動情況的真實記錄，是資源儲備的一種形式，是單位的寶貴財富，是反映公司發(fā)展情況的重要載體，是檢查工作的基礎
4、憑證。4.2.2檔案是指由公司在管理活動中形成的，對國家和木單位具有保存價值的作為丿力史記錄歸檔的工程項目設計、施工圖紙、文件資料，包括設計計算帖、圖表、數據、及以電子載體記錄文件等各種形式的原始記錄及相關材料。4.2.3檔案工作是整個管理工作的重要組成部分，納入公司的管理計劃、規(guī)劃、制度和有關部門的職責范圍之中，與其他工作緊密結合，同步進行。4.2.4檔案管理人員，要認真貫徹國家檔案工作的方針、政策和法規(guī)，制定公司的檔案管理制度，指導監(jiān)督、檢查、驗收各部門檔案是否完整、準確、系統(tǒng)、負責接收、整理、保管和有效利用等具體業(yè)務工作，遵守國家有關保密規(guī)定，保證檔案
5、的安全。4.2.5歸檔材料必須是對公司和社會當前與長遠有參考憑證作用，反映工作的全過程，保證完整、準確、系統(tǒng)。4.3檔案歸檔要求4.3.1歸檔內容1）外來文件資料，如與公司管理活動適用的國家、行業(yè)、地方法規(guī)、規(guī)章、條例，標準規(guī)范和上級主管部門來文及顧客的有關信涵；2）公司內部管理過程形成的工程施工圖紙、文件資料、計劃、合同、協(xié)議、員工工資材料、組織建設、機構設置、社保資料、員工檔案資料、會議記錄、財務帳目、基建資料、設備資料、重大事項記錄等文字、數據、圖表、及以電子載體記錄文件等原始記錄及相關材料。歸檔范圍及責任者：1）工程項目施工形成的圖紙、文件資料由項目
6、總工組織施工人員整理，包括項目施工組織設計、經工程監(jiān)理簽認的各種報表/表單、設計修改內容及圖紙、上級行政主管部門的批文、與顧客來往函件、竣工資料、工程項目施工過程大事記等，在規(guī)定的期限內進行歸檔；2）外來文件分別由其主管部門整理、歸檔。4.3.3歸檔要求1）應確保每一工程項目施工，都有完整、準確、系統(tǒng)的檔案資料；2）所有歸檔材料必須是原件，完整齊全，按其自然發(fā)展過程，保持內在聯系，系統(tǒng)完整組裝成冊（卷）；3）歸檔材料字跡工整，格式統(tǒng)一，圖樣清晰，文件材料除特殊耍求不得使用鉛筆、圓珠筆，一律用鋼筆或炭素筆填寫；4）分公司/項目經理部/總工在工程項目設計、施工項
7、目竣工后一個月內，整理項目有關圖紙、文件/資料交綜合辦公室歸檔；5）以歸檔憑證作為工程項目設計、施工結算的依據。4.4檔案編號4.4.1編號原則1）為便于管理、查閱和利用，每個保管單位（如冊、卷、袋、盒）應有獨立編號，不同的文件資料、圖紙不得采用相同的編號；4.4.2文件的編號4.5檔案管理4.5.1公司檔案實行規(guī)范化管理，對接收的檔案進行分類、編目；根據來源，科技水平，經濟價值，社會效益和歷史價值，由歸檔人與檔案管理員確定保管期限，按要求規(guī)定密級。4.5.2保管期限分為永久、長期（16年?50年左右）、短期（15年及其以下）三種，確定原則：1）凡是在工作考
8、查，經驗總結、科學研究等方面具有長遠利用價值的檔案，
