檔案資料管理規(guī)定

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1、檔案資料管理規(guī)定1總則為了提高公司管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際管理要求，特制定本辦法。2適用范圍適用于公司管理體系要求所形成的文件和相關(guān)資料的管理。3職責(zé)分配3.1綜合辦公室負(fù)責(zé)公司管理體系實(shí)施所形成的文件資料的收集、整理、編目、歸檔和借閱統(tǒng)一管理。3.2各部門根據(jù)工作職能收集、整理本部門的相關(guān)文件資料，定期交綜合辦公室歸檔，部門及個(gè)人不得自存。4工作內(nèi)容和要求4.1定義4.1.1項(xiàng)目檔案，指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。1）項(xiàng)口文件，指建設(shè)項(xiàng)口在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理

2、及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。4.1.2建設(shè)項(xiàng)目，指市政工程施工項(xiàng)目/安裝等形成的固定資產(chǎn)的活動(dòng)中，按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工的獨(dú)立組成的單位。1）單項(xiàng)（標(biāo)段）工程，指建設(shè)項(xiàng)口小具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件、可獨(dú)立組織施工，建成后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。2）單位工程，指具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件、可獨(dú)立組織施工，但建成后不能獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。4.1.3項(xiàng)目文件歸檔，市政工程項(xiàng)目的施工在項(xiàng)目完成時(shí)向建設(shè)單位或委托的承包單位提交經(jīng)整理的全部相應(yīng)文件；項(xiàng)口建設(shè)單位各

3、機(jī)構(gòu)將項(xiàng)口各階段形成并整理的文件定期報(bào)送檔案管理機(jī)構(gòu)（或人員）。4.1.4項(xiàng)目檔案移交，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位根據(jù)合同、協(xié)議和規(guī)定向生產(chǎn)（使用）單位、項(xiàng)目主管部門及有關(guān)檔案管理部門提交建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案。4.1.5項(xiàng)目檔案的登記,分公司/項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)與公司綜合辦公室（檔案室）、省檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處互通情況，互相合作，確保做好國家級、省級重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理登記工作。4.1.6其他檔案，包括項(xiàng)目建設(shè)以外的檔案。4.2檔案管理一般規(guī)定4.2.1檔案是一個(gè)單位活動(dòng)情況的真實(shí)記錄，是資源儲(chǔ)備的一種形式，是單位的寶貴財(cái)富，是反映公司發(fā)展情況的重要載體，是檢查工作的基礎(chǔ)

4、憑證。4.2.2檔案是指由公司在管理活動(dòng)中形成的，對國家和木單位具有保存價(jià)值的作為丿力史記錄歸檔的工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工圖紙、文件資料，包括設(shè)計(jì)計(jì)算帖、圖表、數(shù)據(jù)、及以電子載體記錄文件等各種形式的原始記錄及相關(guān)材料。4.2.3檔案工作是整個(gè)管理工作的重要組成部分，納入公司的管理計(jì)劃、規(guī)劃、制度和有關(guān)部門的職責(zé)范圍之中，與其他工作緊密結(jié)合，同步進(jìn)行。4.2.4檔案管理人員，要認(rèn)真貫徹國家檔案工作的方針、政策和法規(guī)，制定公司的檔案管理制度，指導(dǎo)監(jiān)督、檢查、驗(yàn)收各部門檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、負(fù)責(zé)接收、整理、保管和有效利用等具體業(yè)務(wù)工作，遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，保證檔案

5、的安全。4.2.5歸檔材料必須是對公司和社會(huì)當(dāng)前與長遠(yuǎn)有參考憑證作用，反映工作的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。4.3檔案歸檔要求4.3.1歸檔內(nèi)容1）外來文件資料，如與公司管理活動(dòng)適用的國家、行業(yè)、地方法規(guī)、規(guī)章、條例，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和上級主管部門來文及顧客的有關(guān)信涵；2）公司內(nèi)部管理過程形成的工程施工圖紙、文件資料、計(jì)劃、合同、協(xié)議、員工工資材料、組織建設(shè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、社保資料、員工檔案資料、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)帳目、基建資料、設(shè)備資料、重大事項(xiàng)記錄等文字、數(shù)據(jù)、圖表、及以電子載體記錄文件等原始記錄及相關(guān)材料。歸檔范圍及責(zé)任者：1）工程項(xiàng)目施工形成的圖紙、文件資料由項(xiàng)目

6、總工組織施工人員整理，包括項(xiàng)目施工組織設(shè)計(jì)、經(jīng)工程監(jiān)理簽認(rèn)的各種報(bào)表/表單、設(shè)計(jì)修改內(nèi)容及圖紙、上級行政主管部門的批文、與顧客來往函件、竣工資料、工程項(xiàng)目施工過程大事記等，在規(guī)定的期限內(nèi)進(jìn)行歸檔；2）外來文件分別由其主管部門整理、歸檔。4.3.3歸檔要求1）應(yīng)確保每一工程項(xiàng)目施工，都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案資料；2）所有歸檔材料必須是原件，完整齊全，按其自然發(fā)展過程，保持內(nèi)在聯(lián)系，系統(tǒng)完整組裝成冊（卷）；3）歸檔材料字跡工整，格式統(tǒng)一，圖樣清晰，文件材料除特殊耍求不得使用鉛筆、圓珠筆，一律用鋼筆或炭素筆填寫；4）分公司/項(xiàng)目經(jīng)理部/總工在工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工項(xiàng)

7、目竣工后一個(gè)月內(nèi)，整理項(xiàng)目有關(guān)圖紙、文件/資料交綜合辦公室歸檔；5）以歸檔憑證作為工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工結(jié)算的依據(jù)。4.4檔案編號4.4.1編號原則1）為便于管理、查閱和利用，每個(gè)保管單位（如冊、卷、袋、盒）應(yīng)有獨(dú)立編號，不同的文件資料、圖紙不得采用相同的編號；4.4.2文件的編號4.5檔案管理4.5.1公司檔案實(shí)行規(guī)范化管理，對接收的檔案進(jìn)行分類、編目；根據(jù)來源，科技水平，經(jīng)濟(jì)價(jià)值，社會(huì)效益和歷史價(jià)值，由歸檔人與檔案管理員確定保管期限，按要求規(guī)定密級。4.5.2保管期限分為永久、長期（16年?50年左右）、短期（15年及其以下）三種，確定原則：1）凡是在工作考

8、查，經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科學(xué)研究等方面具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，