[英語學習]商務信函寫作教程

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1、第二部分：商務英語商務信函寫作教程（一）結構國際商貿信函較私人社交信和一般公事信復雜，一封完整的英文商貿信函可以包括13個部分：1、信頭（TheLetterHead）；2、案號和日期（TheReferenceandDate）；3、封內地址（TheInsideAddress）；4、經辦者行（TheAttentionLine）；5、稱呼（TheSalutation）；6、事由行（TheSubjectLine）；7、信的正文（TheBodyofLetter）；8、結束禮詞（TheComplimentaryClose）；9、簽名（TheSignature）；10、擬稿人和打字員姓

2、名首寫字母（Initials）；11、附件（Enclosure）；12、抄送（CarbonCopyNotation）；13、附言（Postscript）在這十三項中，有些項目，如4、10、11、12、13項在相互傳遞信息時，如無必要，可以省略；其他項目，在正式交往的商業(yè)書信中是不能省略的。（二）格式國際商貿信函是從事國際商務活動的重要聯(lián)系工具，在打字、書寫時應遵循國際上往來信函的通用格式，不可按自己的習慣任意為之。現(xiàn)在國際商業(yè)書信通用的排列格式主要有三種：齊列式（TheBlockStyle）、縮行式（TheIndentedStyle）、混合式（TheModifiedBlo

3、ckStyle）。1、齊列式。除信箋上部已印好的信頭外，凡用打字機打出的部分均自信箋的左線邊緣向右打出，各行左緣起始處完全排齊，因而稱為齊列式，采取這種格式既便于打字，又整齊美觀，是現(xiàn)今最通用、最流行的英文書信格式。2、縮行式。用縮行式排列的信函，其主要特點是：日期排在信箋的右上方；封內地址，按昔日習慣，下一行要比上一行往右縮進2~3個字母，但現(xiàn)代書信也常按齊列式沿左線邊緣排齊；信的正文，每段開頭大約向后縮進3~5個字母，一般與稱呼行Dear后稱呼排齊。3、混合式?；旌鲜郊嬗旋R列式和縮行式的特點，大部分項目按齊列式格式排列，但日期和結束禮詞的排列同于縮行式，即日期可置于信

4、箋右上方，結束禮詞放在正文下的右邊或居中，事由行多與左線邊緣排齊，但也可居中。（三）信封的寫法在寄往國外信函的信封上，書寫收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置，都不同于國內信封的寫法，其主要特點是

5、：1、寄信人姓名、地址寫在信封的左上角，商貿機構所用的信封，通常已在左上角印好寄信人地址；2、收信人姓名地址寫在信封中央偏下位置，現(xiàn)在的流行寫法，除縮略語外，已不用標點符號；3、郵票貼在信封右上角，現(xiàn)國外來函大多已在右上角印妥郵資；4、寄信人和收信人姓名、地址現(xiàn)多用齊列式，也可用縮行式。其真的不掉線嗎？？、？？？？？？？？？？？？排列順序與漢語相反，先寫姓名，后寫地址

6、，寫地址應由小至大，即先寫機構名稱，依次寫門牌、街道城市名、州（?。┟班]區(qū)代號，最后寫國名；5、關于信件類別，投遞方式及其他事項說明，寫在信封左邊寄信人地址下，或寫在左下角。如懷疑信件能否送交收件人，可在信封最下緣標明“IFUNDELIVEREDPLEASERETURNTO…”,意為“無法投遞，請退交……”（四）具體內容建立貿易關系建立貿易關系（EstablishingBusinessRelations）是雙方業(yè)務往來的基礎，要擴大貿易往來，就必須在鞏固發(fā)展已有的業(yè)務的基礎上，不斷物色新的貿易對象，不斷拓展業(yè)務關系。建立貿易關系的方法大體（如廣告、函電等）來建立聯(lián)系。在

7、現(xiàn)代經濟生活中，后者由于傳播速度快，擴散面廣而被廣泛采用。無論采用哪種方法，都必須事先做好市場調研市場調研一般著重這幾個方面：1、該市場的商業(yè)習慣，海關條例，特別是習慣作法和付款條件；2、進出口機構及其國內商業(yè)聯(lián)絡途徑；3、市場購買力，消費者的興趣、愛好；4、同類商品的競爭情況；5、貿易制度、關稅制度和進出口管制條例；6、港口條件、地理、社會、政治情況。新的貿易對象的名稱、地址，一般可以從這幾個方面來獲得：1、代理商、推銷小組的推薦；2、現(xiàn)有來往的銀行或客戶的介紹；3、貿促會和商會的介紹；4、駐外使館商務處的介紹；5、各種傳播媒體。在與新的貿易對象聯(lián)系前，應該對其進行資信

8、調查，調查的內容包括資金情況，經營能力、商業(yè)信譽等等。建立貿易關系的函電，可以介紹本機構所經營的業(yè)務，寄送商品目錄、價格表及樣品等。為了促進交易，也可以詢問對方的愿望和要求。建立貿易關系的函電，必須熱情誠懇，除注意禮貌外，不必過于謙虛，一定要給對方留下一個良好的印象。詢盤詢盤又稱詢價。指交易一方欲購買或出售某種商品，向另一方發(fā)出的探詢買賣該商品及有關交易條件的一種表示。按詢盤的內容可分為一般函詢和具體詢盤。一般詢盤是買方僅僅為了了解情況向賣方要商品目錄本、價目單、樣本、形式發(fā)標（作報價單用），等等。具體詢盤是買方有做買賣的要求