檔案管理應向信息化發(fā)展

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1、檔案管理應向信息化發(fā)展

檔案管理應向信息化發(fā)展

　　關鍵詞:檔案管理;信息化;措施
摘要:檔案管理信息化一直是新時代檔案管理追求的目標,上個世紀末開始的計算機信息技術的高速發(fā)展是我國檔案信息化管理的契機。本文首先對檔案管理應向信息化發(fā)展及所遵循的原則進行闡述,然后就當前檔案管理信息化的現(xiàn)狀進行了初步的分析,最后探討了檔案管理信息化發(fā)展過程中應采取的具體措施。

　　
　　一、檔案管理信息化及原則
　　(一)規(guī)范性原則:制定和實施檔案工作標準和規(guī)范,是檔案工作現(xiàn)代化的需要,是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)檔案館檔案信息化,一方面可以將檔案

2、館的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息,另一方面可以通過接收電子文件進館,但不管是通過檔案數(shù)字化還是接收電子文件,都應該堅持規(guī)范性原則,制定相應的標準、規(guī)范和法規(guī),只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復建設等現(xiàn)象發(fā)生。八婦女節(jié)
　　(二)安全性原則:隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化建設的不斷深入,網(wǎng)絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此,我們必須加強網(wǎng)絡安全技術的研究與開發(fā),采取有力的安全策略,充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采

3、取:物理安全策略;訪問控制策略。
　　(三)效益性原則:由于檔案信息數(shù)字化建設是一項巨大的系統(tǒng)工程,需要投入相當?shù)娜肆Α⑽锪?、財?因此必須要遵守效益性原則,講究信息化工作的效益,要根據(jù)自身的能力,根據(jù)檔案館原有基礎,分析用戶需求。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”,要有特色,主題要與社會利用“熱點”相結合,把重要的、利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟效益和社會效益的檔案數(shù)字化,可以帶來巨大的效益。
　　二、檔案管理信息化的現(xiàn)狀
　　(一)社會的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。檔案部門使用的計算機型號不一,規(guī)格各異,各自開發(fā)的軟件不能互用,并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信

4、息管理的計算機管理軟件系統(tǒng),由于不能互調(diào),就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息化的進程。
　　(二)檔案管理基礎工作標準化、規(guī)范化仍需改進。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因,館藏檔案業(yè)務基礎差。案卷質(zhì)量不高,特別是各類檔案的著錄細則相容性不強,系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準,僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng),無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準,這也制約了檔案工作信息化。
　　三、加強檔案管理應向信息化發(fā)展及措施
　　《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》把信息化建設列為戰(zhàn)略重點之一,明確了“十五”期

5、間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內(nèi)容有:制定檔案信息化管理的有關標準,研制、推廣檔案管理應用軟件,加強電子文件和電子檔案的管理等。實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
　　(一)加強基礎設施建設
　　電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。在文件的管理上,運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還,以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。
　　(二)加強檔案信息資源建設
　　檔案的信息化:所謂檔案信息化,就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象,用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉化成為微

6、機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性。加強電子文檔資料的歸檔工作,利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化,建立全文數(shù)據(jù)庫,以便于查找利用。
　　(三)加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關鍵:做好檔案歸檔電子文件的技術處理工作,實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域,對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導,保護電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。
　　(四)解決好檔案電子文件的保存問題:以化學磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存。因為它的信息

7、讀出是無接觸式的,不存在磨損。
　　四、檔案信息化人才的培養(yǎng)
　　從目前看,許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才,其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低。管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平,不能僅僅滿足于一般的計算機操作。要熟悉檔案工作的規(guī)律,從而創(chuàng)新更科學、更先進的管理方法。

關于《電腦組裝與維護》課程的現(xiàn)狀和思考

　　關鍵詞:電腦