檔案管理應(yīng)向信息化發(fā)展

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1、檔案管理應(yīng)向信息化發(fā)展

檔案管理應(yīng)向信息化發(fā)展

　　關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;措施
摘要:檔案管理信息化一直是新時(shí)代檔案管理追求的目標(biāo),上個(gè)世紀(jì)末開(kāi)始的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展是我國(guó)檔案信息化管理的契機(jī)。本文首先對(duì)檔案管理應(yīng)向信息化發(fā)展及所遵循的原則進(jìn)行闡述,然后就當(dāng)前檔案管理信息化的現(xiàn)狀進(jìn)行了初步的分析,最后探討了檔案管理信息化發(fā)展過(guò)程中應(yīng)采取的具體措施。

　　
　　一、檔案管理信息化及原則
　　(一)規(guī)范性原則:制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,是檔案工作現(xiàn)代化的需要,是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)檔案館檔案信息化,一方面可以將檔案

2、館的檔案通過(guò)掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息,另一方面可以通過(guò)接收電子文件進(jìn)館,但不管是通過(guò)檔案數(shù)字化還是接收電子文件,都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則,制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī),只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。八婦女節(jié)
　　(二)安全性原則:隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入,網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。因此,我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā),采取有力的安全策略,充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采

3、取:物理安全策略;訪(fǎng)問(wèn)控制策略。
　　(三)效益性原則:由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程,需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力,因此必須要遵守效益性原則,講究信息化工作的效益,要根據(jù)自身的能力,根據(jù)檔案館原有基礎(chǔ),分析用戶(hù)需求。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”,要有特色,主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合,把重要的、利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化,可以帶來(lái)巨大的效益。
　　二、檔案管理信息化的現(xiàn)狀
　　(一)社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一,規(guī)格各異,各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用,并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信

4、息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng),由于不能互調(diào),就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息化的進(jìn)程。
　　(二)檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化仍需改進(jìn)。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因,館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高,特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng),系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng),無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),這也制約了檔案工作信息化。
　　三、加強(qiáng)檔案管理應(yīng)向信息化發(fā)展及措施
　　《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一,明確了“十五”期

5、間檔案信息化管理的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有:制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件,加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理等。實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。
　　(一)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
　　電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。在文件的管理上,運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還,以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷(xiāo)毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。
　　(二)加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)
　　檔案的信息化:所謂檔案信息化,就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象,用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉(zhuǎn)化成為微

6、機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。檔案軟件沒(méi)有信息管理功能,缺乏通用性。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作,利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化,建立全文數(shù)據(jù)庫(kù),以便于查找利用。
　　(三)加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵:做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。
　　(四)解決好檔案電子文件的保存問(wèn)題:以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長(zhǎng)期保存。因?yàn)樗男畔?/p>

7、讀出是無(wú)接觸式的,不存在磨損。
　　四、檔案信息化人才的培養(yǎng)
　　從目前看,許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平,不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作。要熟悉檔案工作的規(guī)律,從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法。

關(guān)于《電腦組裝與維護(hù)》課程的現(xiàn)狀和思考

　　關(guān)鍵詞:電腦