郵箱使用管理規(guī)范

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1、郵箱使用管理規(guī)范修訂歷史生效日期版本號版本說明制作復(fù)審批準(zhǔn)目錄1.n的22.適用范圍23.職責(zé)..23.1信息技術(shù)部錯(cuò)誤！未定義書簽。4.主要A容24.1郵箱管理24.2郵箱安全34.3郵件使用34.4郵件說明44.5主送、抄送與密送44.6主題與標(biāo)題54.7稱誚選擇54.8郵件正文54.9郵件附件64.10轉(zhuǎn)發(fā)與回復(fù)64.11郵件簽名64.12注意事項(xiàng)75.獎(jiǎng)罰??76.附則..77.附件..71?目的為加強(qiáng)企業(yè)郵箱（以下簡稱郵箱）管理，規(guī)范郵箱使用，保證郵箱系統(tǒng)的正常運(yùn)行，高效、規(guī)范地傳遞信息，體現(xiàn)公句優(yōu)良形象，特制定本指引。本指引適用于XX總

2、部及下屬分子公司。3.職責(zé)3.1信息技術(shù)部3.1.1制定、發(fā)布并不斷完善本操作指引。3.1.2負(fù)責(zé)郵箱的維護(hù)。3.1.3協(xié)助和指導(dǎo)員工對郵箱進(jìn)行規(guī)范使用和管理。4.主要內(nèi)容4.1郵箱管理4.1.1所冇辦公室人員對外客戶溝通，對內(nèi)同事間溝通必須使用公句郵箱,不得使用外部郵筘。4.1.2新職員入職時(shí)，根據(jù)其溝通需求開通賬戶如：需要對外和客戶溝通，需要和總部溝通，下屬公司工作匯報(bào)內(nèi)部溝通均可申請郵箱，由當(dāng)?shù)厝肆Y源部/綜合人員提交中請運(yùn)管管理部設(shè)立郵箱；臨時(shí)人員（如臨時(shí)借調(diào)、實(shí)習(xí)生等）需要設(shè)置郵箱的應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，如實(shí)習(xí)生表示成：姓名（實(shí)習(xí)）；基于安全考慮，

3、外部到我司協(xié)助的人員一律不得設(shè)置郵箱，若冇需要可自行申請外部免費(fèi)郵箱進(jìn)行工作溝通。4.1.3由于人事異動(dòng)、崗位變動(dòng)、工作調(diào)整等需要變更的，當(dāng)?shù)厝肆Y源部/綜合人員發(fā)送0A中請信息技術(shù)部及時(shí)做和應(yīng)變更。4.1.4員工離職，當(dāng)?shù)厝肆Y源部/綜合人員發(fā)送0A申請將凍結(jié)其郵箱，確定不需使用肜再撤銷。4.1.5郵箱賬號資源冇限，信息技術(shù)部定期后臺(tái)巡查，若連續(xù)60天未登錄郵箱的將予以禁用，如需激活請通知運(yùn)營部。4.1.6郵箱使用人必須遵守《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國（5小?互聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》和國家其他宥關(guān)法律、法規(guī)、行政規(guī)章及公司相關(guān)管理制度。4.1.7郵箱使用人

4、不得制作、復(fù)制、發(fā)布、傳播任何法律禁止的宥害信息。4.1.8郵筘使用人不得G己或允許他人利用郵件服務(wù)散布不受歡迎或未經(jīng)允許的垃圾郵件（如廣告等），也不得散發(fā)包含反動(dòng)、色情或違反國家法律規(guī)定奮害信息的電子郵件和信息。4.1.9違反以上規(guī)定，給公司和其他員工造成損失的，由該郵箱使用人承擔(dān)全部責(zé)任，涉及到法律法規(guī)的，移交司法機(jī)關(guān)處理。4.2郵箱安全4.2.1設(shè)置密碼不要與用戶名、生日、電話號碼和同，應(yīng)字母大小寫、數(shù)字進(jìn)行浞排，系統(tǒng)60天強(qiáng)制史換密碼，郵箱賬號密碼和HX相同，更改任意一方密碼另外一方密碼也隨之同步變化。4.2.2不要將密碼告訴其他人，特殊情

5、況需要告之的，使用完畢及吋更換密4.2.3在非本人專用電腦上，不要保存郵箱密碼，在公共場合（如網(wǎng)吧等）使用郵箱后，必須點(diǎn)“退出”按鈕退出郵箱，并關(guān)閉所冇瀏覽器窗Ho4.2.4在使用Outlook或Foxmail等代理軟件時(shí)，應(yīng)設(shè)置電腦鎖屏密碼，離開吋鎖定電腦。4.3郵件使用4.3.1需從提高信息交流速度和質(zhì)量、減少信息垃圾的角度出發(fā)，恰當(dāng)使用郵件，提高效率。4.3.2以下為不適用郵件的事宜：4.3.2.1即時(shí)通訊即可完成的事宜。4.3.2.2不需耍審批，需?？焖俳涣鞯氖乱?。4.3.2.3需要充分討論的事宜。4.3.2.4比較緊急的事宜或者重大、需要

6、當(dāng)面授權(quán)的事宜。4.3.3以下情況為適用郵件的事宜：4.3.3.1按照業(yè)務(wù)流程需通過郵件完成的事宜。4.3.3.2具有備案性質(zhì)的事宜。4.3.3.3需大范圍傳播的臨時(shí)性信息：如紅頭文件、項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃、公司快報(bào)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、更等。4.3.3.4需大范閙傳播的定吋信息：如各部門工作計(jì)劃、部門半月報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等。4.3.3.5工作郵件發(fā)送范圍4.3.3.5.1員工不得發(fā)送公司全體郵件。如因工作（如外出出差、休假知會(huì)等）需要發(fā)送的，可發(fā)所在部門全體及工作關(guān)系緊密人員。4.3.3.5.2確需發(fā)送全體郵件的，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管高管審核后發(fā)送至行政及人力資源部審

7、核統(tǒng)一發(fā)送。4.4郵件說明4.4.1郵件類型分為：溝通、通知、請示、匯報(bào)、審閱、轉(zhuǎn)發(fā)、溫馨提示、會(huì)議紀(jì)耍、意見征洵等。4.4.2郵件內(nèi)容包括：收件人、抄送人、主題、標(biāo)題（根據(jù)郵件性質(zhì)確定是否添加）、稱謂、正文、簽名、附件等。4.5主送、抄送與密送4.5.1主送是受理這封郵件所涉及的主要內(nèi)容的人，是必須對郵件予以回復(fù)的人員，冋復(fù)時(shí)間應(yīng)在收到郵件兩小時(shí)內(nèi)，如無法及吋答復(fù)也應(yīng)冋復(fù)確定時(shí)問。4.5.2抄送是對此郵件內(nèi)容需耍知情的人，如直接上下級、同一項(xiàng)目或部門成員、收件人直接上級等，抄送人不需回應(yīng)此郵件，但宥建議時(shí)可進(jìn)行回復(fù)。4.5.3密送是對此郵件內(nèi)容知

8、情的，但又不需要體現(xiàn)岀來的人，一般只在特殊情況下使用。4.5.4在添加相應(yīng)人員時(shí)，應(yīng)按職位等級從高到低或郵件內(nèi)容的主要負(fù)責(zé)