HSE記錄管理程序

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1、HSE記錄管理程序???????HSE記錄管理程序???????1?目的????????公司建立并實(shí)施記錄控制,為HSE管理體系運(yùn)行提供可靠證據(jù),為查找根源、分清責(zé)任和采取糾正預(yù)防措施提供客觀依據(jù)，制定本程序。???????本程序規(guī)定了HSE記錄的編制、收集、保存和處理等方法和要求。???????2?適用范圍???????本程序適用于公司HSE記錄的管理和控制。???????3?職責(zé)???????3.1?安全環(huán)保部是本程序歸口管理部門，負(fù)責(zé)記錄建立、存檔控制的指導(dǎo)和監(jiān)督。???????3.2?直屬公司安全環(huán)保部門負(fù)責(zé)本公司HSE記

2、錄的管理及監(jiān)督。????????3.3?各職能部門和直屬公司負(fù)責(zé)本單位記錄的編制、填寫、標(biāo)識、收集與保管。???????4?程序內(nèi)容???????4.1?記錄的分類。???????4.1.1?原始記錄：如檢查記錄、試驗(yàn)記錄、計(jì)量檢驗(yàn)記錄等(包括來自分承包方的有關(guān)記錄)。???????4.1.2?分析、統(tǒng)計(jì)記錄：如各種臺帳、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)、總結(jié)等。???????4.1.3?體系運(yùn)行記錄：如管理評審記錄、內(nèi)部審核記錄、各種檢查記錄、培訓(xùn)記錄、糾正和預(yù)防措施記錄、不合格評審記錄、各種報(bào)告等。????????4.2?記錄的編制與更改??

3、?????4.2.1?記錄由產(chǎn)生或使用記錄的單位和部門負(fù)責(zé)編制，能用記錄由安全環(huán)保部負(fù)責(zé)編制。???????4.2.2?直接使用國家及上級部門有統(tǒng)一要求的記錄格式，編制前由各相關(guān)部門對其適用性和適用范圍進(jìn)行確定。???????4.2.3?體系中未列出的其它記錄表格，由各相關(guān)單位根據(jù)具體情況自行規(guī)定，對HSE管理體系有重大影響記錄，在使用前交HSE體系辦公室備案。???????4.2.4?記錄表格在活動、產(chǎn)品、服務(wù)中任何個(gè)人或部門無權(quán)隨意更改，記錄表格更改，執(zhí)行《文件和資料控制程序》規(guī)定。???????4.3?記錄的收集、保管、編目

4、、存檔要求???????4.3.1?各使用單位指定人員或部門收集并保管記錄，收集的記錄要齊全、完整，建立《HSE記錄清單》，不得丟失、遺漏,做到按期限保管。???????4.3.2?各使用部門的記錄在建立各項(xiàng)HSE記錄清單的基礎(chǔ)上，整理齊全，按級別要求歸檔。???????4.3.3?各相關(guān)單位根據(jù)具體情況對受控記錄定期歸檔，要建立受控記錄清單，并保證每年清理一次，需要對記錄進(jìn)行更改時(shí)執(zhí)行本程序4.2條款中的相關(guān)更改要求。????????4.3.4?HSE記錄按公司《HSE體系文件編寫規(guī)定》要求進(jìn)行標(biāo)識和編碼。???????4.4?

5、記錄的填寫要求???????4.4.1?記錄須字跡清晰、填寫及時(shí)、項(xiàng)目齊全、內(nèi)容真實(shí)。???????4.4.2?記錄的填寫要求真實(shí)、準(zhǔn)確、工整，如有筆誤用“—”注銷，由本人更正，并簽字或蓋章進(jìn)行標(biāo)識，每份記錄要有記錄員簽字。???????4.4.3?記錄用碳素或藍(lán)黑墨水鋼筆填寫（特殊要求時(shí)可例外），要求字跡清晰、完整，數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確及時(shí)，真實(shí)反應(yīng)活動的內(nèi)容和歷史過程。???????4.4.4?記錄本著“誰管誰填，分工負(fù)責(zé)”的原則，確保記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。???????4.5?記錄的保存???????4.5.1?記錄的保存方式應(yīng)便于存

6、取和查閱，并存貯在適當(dāng)?shù)沫h(huán)境中，防止損壞、變質(zhì)和丟失。???????4.5.2記錄的保存期限見各單位記錄清單，屬歸檔范圍的記錄應(yīng)及時(shí)歸檔。???????4.6?記錄的查閱和借閱???????4.6.1?借閱記錄要辦理借閱手續(xù)，各部門要建立《文件借閱登記表》，借閱記錄要限期歸還,不得丟失，借閱者不得私自涂改或自行復(fù)制。???????4.6.2?當(dāng)合同要求時(shí)，在商定期內(nèi)，記錄可提供給顧客或承包商查閱，查閱手續(xù)執(zhí)行本程序4.6.1。???????4.7?記錄的處理???????4.7.1?對超過保存期的記錄要進(jìn)行銷毀，對HSE管理體系有

7、重大影響的記錄在銷毀前需經(jīng)公司總經(jīng)理審批，銷毀時(shí)，指派兩人監(jiān)督銷毀。???????4.7.2?各單位超過保存期的記錄銷毀前，先由本單位的記錄保管員列出《作廢文件處理登記表》，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)后，各部門自行銷毀。???????5?相關(guān)文件???????HSE03-3.7--01--2003《HSE體系文件編寫規(guī)定》。???????6記錄???????HSE04-3.7--01--2003《HSE記錄清單》???????HSE04-3.7--05--2003《文件借閱復(fù)制記錄》???????HSE04-3.7--10—2003《作廢文件

8、處理登記表》。