[精品]辦事處管理總則

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1、總則辦事處是銷售公司在各省區(qū)市場(chǎng)設(shè)立的辦公事務(wù)地點(diǎn)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司對(duì)所管省區(qū)的事務(wù)管理。加強(qiáng)并規(guī)范省級(jí)辦事處管理，是公司提高工作效率和管理水平，實(shí)現(xiàn)公司管理科學(xué)化的途徑，加強(qiáng)對(duì)各省辦事處的規(guī)范管理，對(duì)公司的發(fā)展將起積極的促進(jìn)作用。選址及變更事項(xiàng)管理2.辦事處的選擇要遵循科學(xué)原則，綜合考慮各因素，經(jīng)過認(rèn)真分析篩選后在確定。1）、辦事處的選址設(shè)計(jì)活動(dòng)地域、社會(huì)公共設(shè)施、經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)設(shè)施、地點(diǎn)知名度、可供擴(kuò)展空間、成本以及其他因索，需要根據(jù)公司要求對(duì)各因索做出評(píng)估。2）、辦事處基本選定以后，由省級(jí)經(jīng)理簽字并上報(bào)公司，經(jīng)過公司統(tǒng)一后方可簽訂租用合同。3）、所簽訂的合同

2、必須符合法律文本格式，手續(xù)完成后，辦事處必須在三日之內(nèi)將各法律文件以及稅票上報(bào)公司備案。3.辦事處一旦選定后，如無其他客觀因索，原則上不允許經(jīng)常遷移。1）、因主觀因素需耍遷移辦公地點(diǎn)，該辦事處必須提而三天上報(bào)公司，闡明變動(dòng)原因。2）、在上報(bào)公司變動(dòng)原因之時(shí)，以必須及時(shí)考察選擇新的辦公地點(diǎn)，一般要求同吋考察三處或以上地點(diǎn)，經(jīng)所比較后在決定。3）、新的辦事處地址變換后，各項(xiàng)手續(xù)及要求同第2條。人員配置管理4.人員的配置、招聘、錄用以及培訓(xùn)，遵循公司的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合市場(chǎng)的具體實(shí)際，做到不缺不濫。1）、辦事處的人員配置要遵循公司“因需設(shè)崗”的原則設(shè)置崗位并配備人

3、員。2）、辦事處的人員招聘需求必須經(jīng)過省級(jí)主管上報(bào)公司同意，由公司指派或經(jīng)公司同意后由辦事處在當(dāng)?shù)卣衅浮?）、新錄用人員要按照正常規(guī)定將其檔案資料保送公司及人力資源部備案，同時(shí)各辦事處留存一份備檔。4）、新招的人員培訓(xùn)工作曲公司負(fù)責(zé)，或由公司委托各辦事處完成，經(jīng)考核合格,即可正式錄用。辦公消耗品管理2.省級(jí)辦事處的辦公消耗品的訂購、采購、分發(fā)等工作均由省辦事處內(nèi)務(wù)助理統(tǒng)一負(fù)責(zé)。1）、一般情況廠一季度采購消耗品一次，若出現(xiàn)特殊情況必須經(jīng)省級(jí)經(jīng)理簽字同意主可提前采購。2）、訂購物品送到后，負(fù)責(zé)人要核對(duì)、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量，確保沒有存在問題后,簽字驗(yàn)收。3.消耗

4、品的使用要盡可能節(jié)儉，同時(shí)要加以妥善保管。1）、所以購入的用品，都必須一一填寫清單。2）、必須清楚地掌握辦公用品上庫存情況，經(jīng)常整理，必要時(shí)實(shí)行防蟲防潮等措施。3）、每年6月和12月要對(duì)各區(qū)域辦事處的使用情況進(jìn)行檢查統(tǒng)計(jì)，若存在問題丿應(yīng)該及時(shí)指出并相丿應(yīng)地整改。文書管理7?各省辦事處需要負(fù)責(zé)管理相應(yīng)的文書，加強(qiáng)保密制度的規(guī)范實(shí)施。1）、所有文書包括經(jīng)銷商業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)、會(huì)議決議、通報(bào)、合同或協(xié)議、廣告投放調(diào)杳表、各種帳本、統(tǒng)計(jì)圖表等一切業(yè)務(wù)相關(guān)的用書或公文。2）、全部文書歸公司所有并收藏，任何個(gè)人不得私自占冇，任何人都必須嚴(yán)格遵守公司的保密制度。3）、文書的收

5、發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由各辦事處內(nèi)務(wù)助理負(fù)責(zé)。4）、文書負(fù)責(zé)人必須按照公司的要注對(duì)其按照密級(jí)分類，并按照保密制度處理。5）、文書按照內(nèi)容進(jìn)行整理后，按尚未完成的文書和可以歸檔的文書二類進(jìn)行管理，全部完結(jié)的文書，分別按照所屈部門、機(jī)密程度、整理編號(hào)保存年限進(jìn)行整理與編輯，做好登記并口歸檔保存。會(huì)議管理制度8、辦事處的會(huì)議包括例會(huì)以及因特殊情況需要臨時(shí)召開的會(huì)議。1）、省級(jí)主管將會(huì)議相關(guān)文件內(nèi)容通知內(nèi)務(wù)助理后，內(nèi)務(wù)助理應(yīng)該及時(shí)組織會(huì)議地點(diǎn)，材料等，并及時(shí)準(zhǔn)備通知每一位出席人員。2）、每一次會(huì)議，內(nèi)務(wù)助理或主管都必須做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄要盡可能詳盡,能反映當(dāng)

6、時(shí)的真實(shí)情況。3）、對(duì)于因故缺席人員，內(nèi)務(wù)助理要止確了解原因，做好記錄，按照公司相關(guān)規(guī)定給予處罰，對(duì)于無故缺席者，要及時(shí)向省級(jí)主管報(bào)告上報(bào)公司備檔。4）、會(huì)議要求講究效率，杜絕“文山會(huì)?！爆F(xiàn)彖。出差考勤管理9、省級(jí)辦事處所負(fù)責(zé)所在區(qū)域各業(yè)務(wù)員的出差考勤管理，對(duì)業(yè)務(wù)員的考勤要不時(shí)抽查，做好出差費(fèi)用報(bào)銷工作。1）、省級(jí)辦事處接到公司通知相關(guān)業(yè)務(wù)員回杭州開會(huì)的文件后，應(yīng)該及時(shí)通知各人員并做好記錄。2）、回總部出差的各業(yè)務(wù)員應(yīng)到辦事處辦理出差手續(xù)，包括從總部出差歸來后的報(bào)銷手續(xù)等等。3）、到齊地市、縣出差的業(yè)務(wù)員，辦事處耍做好記錄，了解每位業(yè)務(wù)員的出勤情況。4）

7、

8、出差費(fèi)用報(bào)銷，嚴(yán)格遵守《銷售公司銷售人員出差費(fèi)用報(bào)銷的規(guī)定》。10、由于銷售工作的特殊性，各辦事處應(yīng)該不定期抽查所屬業(yè)務(wù)員的業(yè)務(wù)考勤情況。要求區(qū)域經(jīng)理考核一月二次，客戶經(jīng)理一月四次，銷售代表及及跑單員一月至少一次，同時(shí)要求客戶經(jīng)理配合對(duì)銷售代表以及跑單員的抽查。安全、衛(wèi)生制度11、集團(tuán)公司的安全保衛(wèi)制度同樣適用于各辦事處。1）、由于各辦事處未配備門衛(wèi)保安人員，故應(yīng)該加強(qiáng)安全工作，每天下班時(shí)都要鎖好門窗。若上半時(shí)發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)報(bào)告處理。2）、齊業(yè)務(wù)員不得帶無關(guān)人員進(jìn)入辦事處，若因需要?jiǎng)t必須做出口頭說明并做好登記。3）、由于各辦事處所在地域氣候以及周圍環(huán)境的

9、特殊性，因此必須謹(jǐn)防火災(zāi)等情況發(fā)生。12、各辦事處要切實(shí)搞好衛(wèi)生，維護(hù)員工健康以