中學(xué)檔案管理的幾點(diǎn)想法

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1、中學(xué)檔案管理的幾點(diǎn)想法鄧小平同志曾經(jīng)說過：“科技人才的培養(yǎng)，基礎(chǔ)在教育?！睂W(xué)校檔案是國家檔案的重要組成部分，而教學(xué)、科研檔案更是學(xué)校檔案中最具特色、最能體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)水平的歷史記載，是學(xué)校宋貴的財(cái)富。中小學(xué)檔案是中小學(xué)學(xué)校工作的真實(shí)寫照，它反映了中小學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)，在屮小學(xué)工作屮起著承前啟后的作用。因此，要做好中小學(xué)檔案信息管理工作，使學(xué)校檔案更好地服務(wù)于教學(xué)。一、檔案管理的組織保障檔案管理工作是提高學(xué)校工作效率和進(jìn)行教育教學(xué)的重要基礎(chǔ)和必要條件，筆者認(rèn)為，要抓好學(xué)校檔案工作，首先要提升檔案管理水平，建立健全管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)校要成立以校長為組

2、長、各處室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，健全檔案機(jī)構(gòu)管理網(wǎng)絡(luò)，建立綜合檔案室，配備專職檔案員。校領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合本校實(shí)際，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺維護(hù)學(xué)校檔案工作的氛圍。二、檔案工作的規(guī)范化管理學(xué)校耍建立完善的檔案管理工作制度，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。學(xué)校還應(yīng)把檔案工作納入處室和各系丁作目標(biāo)管理責(zé)任制的檢查考核中，認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)，做到各部門、各科室職責(zé)明確,建立規(guī)范化的制度，基木做到“歸檔有范I韋I,立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定,保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)”，這就在

3、細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。三、檔案資料的收集整理檔案資料是學(xué)校正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好各類文件材料的收集整理是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)。而檔案資料的規(guī)范保存也直接反映了本單位的工作實(shí)績。學(xué)校檔案的形成不同于一般的文書檔案，它形成的時(shí)間具有特殊性，如學(xué)生的學(xué)籍表（卡）、學(xué)牛登記表、各科成績表等，是按學(xué)制年度形成的，在最后一個(gè)學(xué)年內(nèi)才立卷歸檔。學(xué)校檔案還具有很強(qiáng)的周期性,檔案材料是每屆學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)這段時(shí)間延續(xù)產(chǎn)生的。這就要求檔案管理人員要勤收集、勤整理、勤檢查核實(shí)立卷，把好收集整理關(guān)。檔案的收集要不分巨細(xì)，悉數(shù)保存，原始的東西往往是最寶貴的

4、東西，要在大量的收集留存的基礎(chǔ)上“去粗取精”。對于教師資料，學(xué)校要抽出專人搞好收集整理，幫助教師建立個(gè)人檔案，并幫助他們整理保存。學(xué)術(shù)資料，也應(yīng)整理好編印成冊，全部歸檔保存；新聞資料，國內(nèi)外各類報(bào)紙刊物及電臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)表的圖片和文字材料,平時(shí)要注意收集；榮譽(yù)檔案，即獲獎(jiǎng)的資料，除登記外，還要將獎(jiǎng)品的照片、證書的復(fù)印件及原件作為資料存檔。四、高中學(xué)校檔案管理的方法學(xué)校檔案管理部門耍對檔案進(jìn)行接收、分類、登記、傳閱及歸檔工作,執(zhí)行本校制度中的《學(xué)校檔案管理制度》。這包括學(xué)生個(gè)人信息的檔案、學(xué)生學(xué)習(xí)的檔案以及學(xué)生德育工作的檔案等。要根據(jù)學(xué)校的發(fā)展情況，明確資料管理的程序、獎(jiǎng)罰措

5、施及各類資料的填寫要求、責(zé)任人、移交時(shí)間等。做好教學(xué)資料的收集，不僅要收集反映教學(xué)的教師計(jì)劃以及總結(jié)，任課安排表，課程安排表，教研活動(dòng)以及學(xué)生各科競賽安排，教學(xué)統(tǒng)計(jì)表,教學(xué)質(zhì)量分析表，教學(xué)成果，教學(xué)日記，學(xué)校制建的各種教學(xué)制度、規(guī)肚、條例，各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門來?？疾?、檢查驗(yàn)收工作的材料，也耍收集反映學(xué)生“學(xué)有所成”的過程性資料。五、檔案工作者知識(shí)和能力的培養(yǎng)面對不斷發(fā)展的檔案工作的需要，要不斷加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，這是加速檔案科技進(jìn)步、推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。要不斷拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)技術(shù)，學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，開闊視野，增長技能，以提高工作能力。一方面

6、要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能，更新知識(shí)，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，使他們能一心撲在檔案工作崗位上，扎扎實(shí)實(shí)地做好檔案工作，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。六、高中學(xué)校檔案管理的方向及運(yùn)用規(guī)則學(xué)校檔案管理部門要對檔案進(jìn)行接收、分類、登記、傳閱及歸檔丁作,執(zhí)行本校制度中的《學(xué)校檔案管理制度》，包括學(xué)生個(gè)人信息的檔案、學(xué)生學(xué)習(xí)的檔案以及學(xué)生德育工作的檔案等。要根據(jù)學(xué)校的發(fā)展情況，明確資料管理的程序、獎(jiǎng)罰措施及各類資料的填寫要求、責(zé)任人、移交時(shí)間等。相關(guān)責(zé)任人要結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況編制《檔案管理計(jì)劃》，明確檔案管理

7、的程序、獎(jiǎng)罰措施及各類資料填寫要求、責(zé)任人、移交時(shí)間等，并報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批；要負(fù)責(zé)相關(guān)檔案資料的收集、整理、組卷、編目、保管及移交，確保所負(fù)責(zé)的各類文件資料分類明確，便于查找，并不得丟失。同時(shí)，在檔案的改動(dòng)和轉(zhuǎn)移中，負(fù)責(zé)人要履行交接手續(xù)，確保資料安全。七、檔案的歸類與整理檔案要進(jìn)行分類和規(guī)整,這個(gè)需要學(xué)校毎個(gè)部門的規(guī)整JJ總體的規(guī)整，每個(gè)部門要定期（或者按照時(shí)間順序）將相關(guān)工作記錄進(jìn)行歸類，可以按照時(shí)間歸類，也可以按照問題的差異性進(jìn)行歸類。同時(shí)要編好號碼和頁碼，電子版一份，打印紙質(zhì)版一份，目的是做到快速搜索、查找迅速