試論電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用

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1、試論電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用■企業(yè)管理論文試論電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用白敏（寶雞文理學(xué)院）摘要信息技術(shù)目前已在多個行業(yè)得到應(yīng)用，電子檔案的產(chǎn)生為高校檔案管理工作帶來極大飛躍。本文通過對電子檔案含義、特點(diǎn)以及使用途徑進(jìn)行分析，結(jié)合其應(yīng)用現(xiàn)狀提出相應(yīng)對策。關(guān)鍵詞電子檔案高校檔案管理電子檔案應(yīng)用校園信息化建設(shè)的快速發(fā)展使高校檔案管理也隨之進(jìn)入信息化管理模式，這為高校檔案管理帶來極大便利,大幅度提高了檔案管理的效率。然而，這既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)，電子檔案管理模式的運(yùn)用在享受成果的同時也面臨著許多問題。1電子檔案的含義

2、與特點(diǎn)隨著信息技術(shù)的廣泛普及”電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。所謂電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲,與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的z以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。電子檔案主要包括電子文件、電子信息、電子報表和電子圖紙等，其具有區(qū)別于紙質(zhì)檔案的特點(diǎn):實(shí)時共享性,電子檔案擺脫了時間和距離的限制，能夠隨時隨地進(jìn)行共享;需借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行閱覽與利用；傳遞速度較快;電子檔案具有小體積、大容量和易保存攜帶特點(diǎn)。2電子檔案使用的途徑電子檔案比紙質(zhì)檔案快捷方便,并且其查準(zhǔn)率與查全率也是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無法相提并論的。但是,電子檔案的利用

3、必須建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，通過進(jìn)行管理軟件操作才能夠充分展示其優(yōu)越性。目前對電子檔案的利用途徑大致分為以下三大類。2.1對電子檔案的直接利用。直接利用指通過利用檔案檢索部門的計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)授權(quán)來實(shí)現(xiàn)直接查詢檔案的功能，這能使多位用戶同時調(diào)取同一份檔案。2.2提供復(fù)制?？蓮?fù)制是電子檔案使用的第一途徑，其目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，以確保其權(quán)威性。提供復(fù)制過程中，檔案部門需要將電子文件轉(zhuǎn)換為通用標(biāo)準(zhǔn)的文檔存儲格式，使用者可以通過軟件及硬件平臺進(jìn)行顯2.3通信傳輸。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔

4、案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點(diǎn)對點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。能夠快捷有效地解決用戶因地域性限制而無法及時到達(dá)檔案所在地問題，因此通信傳輸是目前電子檔案使用的重要方式之一。3電子檔案在使用過程中的缺點(diǎn)與優(yōu)勢分析近年來，我國高等教育迅猛發(fā)展，高校數(shù)量與學(xué)生規(guī)模均大幅上升，教職員工的人數(shù)也隨之呈現(xiàn)出穩(wěn)走持續(xù)增長態(tài)勢。高校每年都要對檔案進(jìn)行變動、更新與維護(hù)，高校檔案管理工作挑戰(zhàn)很大。高校檔案不僅記錄了學(xué)校的教育歷史,還是對全校師生員工德、能、勤、績及學(xué)校教育教學(xué)活動進(jìn)行了真實(shí)記錄，具有重要價值。3

5、.1電子檔案在使用過程中的缺點(diǎn)分析。雖然電子檔案的出現(xiàn)為高校檔案工作帶來很大便利，但任］可事物都具有兩面性，承載電子檔案所使用的磁盤、光盤等均是高科技產(chǎn)品，對保管環(huán)境要求很高，溫度、濕度及強(qiáng)磁場等都會不同程度的影響到這些載體，電子檔案是否能夠可靠保存是一個重要問題。就目前使用情況來看，電子檔案的缺點(diǎn)如下：第一，初期投資費(fèi)用增加。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理通常由人工即可完成,而電子檔案則必須依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)來完成，因此前期必須配備計(jì)算機(jī)及外圍輸入輸出設(shè)備、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等，并且需要對檔案管理者進(jìn)行計(jì)算機(jī)培訓(xùn),這就使得費(fèi)用大大高于傳統(tǒng)檔案管理

6、工作。此夕卜，光盤、硬盤等電子文件載體的物理壽命相對較短，所以要在技術(shù)上及時對載體進(jìn)行保護(hù)以免電子檔案文件無法訪問，這又需要投入一部分人力與財力?！酢醯诙瑢﹄娮訖n案草稿與定稿無法進(jìn)行分類。檔案的本質(zhì)屬性即為原始記錄性，而在辦公自動化系統(tǒng)中，對電子文件的起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改與覆蓋的特性使最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征難以保存,因此電子檔案管理中沒有正本與副本之分。第三，安全性較差。計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開放性使一些病毒或〃黑客〃有機(jī)會對電子文件的真實(shí)性與完整性造成威脅;由于電子檔案具有小體積、大容量

7、的特點(diǎn)，一旦失竊，后果不堪設(shè)想;電子檔案沒有字跡特征，若被惡意修改也很難查出。第四,長久保存難度較大。電子檔案載體的特殊性使其對環(huán)境有著較高的要求，其保存環(huán)境必須嚴(yán)格控制濕度、溫度、潔凈度及磁場等影響因素。因此,高校檔案部門若采用電子檔案管理時，就必須考慮到這些因素，以防出現(xiàn)電子檔案損壞、丟失等無法挽回的情況發(fā)生。3.2電子檔案在使用過程中的優(yōu)勢分析。由于高校的檔案管理涉及到人事管理、學(xué)生注冊、教學(xué)、科硏和財務(wù)結(jié)算等多方面檔案材料,通過傳統(tǒng)方法來建立與管理檔案的工作強(qiáng)度較大且操作過程十分復(fù)雜繁瑣,電子檔案則克服了這些不便，在工

8、作中呈現(xiàn)出優(yōu)勢。首先，一定程度上減輕了檔案工作人員的勞動強(qiáng)度，尤其是在進(jìn)行檔案查找環(huán)節(jié)中，通過搜索文件分類號就可以找出所需文件及附件，不僅節(jié)約了時間,也極大的降低了檔案管理人員的勞動強(qiáng)度。其次，具有高效快捷的歸檔速度。通過網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)能夠?qū)崟r進(jìn)行電子檔案資源共享，且正確度較高