流動人員檔案管理創(chuàng)新措施探析

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1、流動人員檔案管理創(chuàng)新措施探析　　隨著就業(yè)壓力擴大和人才流動速度加劇，妥善解決流動人員人事管理工作成為社會關注焦點。1流動人員檔案管理工作存在的問題流動人員的人事檔案是個人形象的一個“縮影”。它比較真實地記載了個人的歷史情況、家庭背景、工作經(jīng)歷、人事任免及獎懲等基本信息，是社會和相關部門了解一個人的重要信息來源。目前，我國流動人員在思想上對人事檔案性質(zhì)、作用認識不夠，特別是剛畢業(yè)的大學生，由于忙著找工作，對自己的人事檔案無心問津，造成“棄檔”現(xiàn)象大量存在；有些企業(yè)被原單位辭退、辭職的工作人員對自己的人事檔案長期不管不問，造成“死

2、檔”現(xiàn)象時有發(fā)生；更有甚者，認為人事檔案是私有財產(chǎn)，自己拿著就行了，導致“自揣檔”現(xiàn)象普遍發(fā)生。以上情況造成工齡無法正常計算、職稱不能及時申報，出國政審、計劃生育、現(xiàn)實表現(xiàn)等相關證明無處開具；戶籍更是無處可掛，失去人事檔案應有的功能。4另外，我國在人事檔案管理的體制上也存在缺陷。中組部、人事部有關文件明確規(guī)定，流動人員人事檔案管理機構為縣級以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構。但目前該政策落實得不夠到位，不具有檔案管理權限的個人和單位違規(guī)管理檔案的現(xiàn)象普遍存在，也沒有相關部門進行治理，造成流動人員人

3、事檔案管理工作秩序混亂，個人人事檔案安全性、真實性受到嚴重威脅。2應對措施2.1加強宣傳力度，發(fā)揮人事人才工作的“正”能量。必須加大相關政策法規(guī)宣傳力度，使服務群體廣泛了解流動人員人事檔案重要意義，認識到“棄檔”、“死檔”、“自揣檔”現(xiàn)象存在的各種弊端，不斷規(guī)范人事代理工作程序。2.2創(chuàng)新工作思路，實現(xiàn)人事檔案管理信息化。完善檔案管理制度，首先應從實現(xiàn)檔案庫的信息化管理入手。流動人員的人事檔案管理工作主要集中在有管理權限的政府公共服務機構即人才交流服務中心。隨著高校畢業(yè)生的逐年增加、企業(yè)改制及事業(yè)單位配套改革，在每個人才交流機

4、構中，流動人員人事檔案逐步壯大到現(xiàn)在的幾十萬甚至上百萬份。受傳統(tǒng)“人工管理”、“看堆守點”的局限，在查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作中有“漏檔”、“歸錯檔”、“假檔”等現(xiàn)象發(fā)生。創(chuàng)新工作思路，創(chuàng)建人事檔案信息專用數(shù)據(jù)庫，將每個人的檔案資料數(shù)字化，使個人檔案信息化、透明化，避免以上現(xiàn)象發(fā)生。這是流動人員人事檔案制度改革的必然發(fā)展趨勢和政策選擇。此4外，還要在服務手段上實現(xiàn)現(xiàn)代化。只有充分利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡系統(tǒng)平臺，合理搭建人事檔案信息化服務系統(tǒng)，才能真正實現(xiàn)流動人員人事檔案信息異地查詢、資源共享。以利于人才的合理流通，從而更好地發(fā)

5、揮人事檔案的職能作用和公共服務功能。2.3加強人文服務意識，刷新公共服務機構的“窗口”形象。由于公共服務機構的檔案管理工作是一項枯燥的重復性勞動。每天都要面對龐大的服務群體，同樣問題要解釋幾十甚至上百遍，日復一日，年復一年。每天面臨的服務對象參差不齊，他們對相關政策及辦事流程不甚了解，焦慮又急切，假若公共服務機構工作人員稍有怠慢，就會引起一場“舌戰(zhàn)”。工作人員都有不同程度的倦怠情緒。所以，一方面，要加強檔案管理工作人員的“內(nèi)功”修煉。要求有嫻熟的業(yè)務技能，熟知相關政策規(guī)定、熟練業(yè)務操作，還要對各種“意外”情況應付自如；要有強烈

6、的責任心，無論是對待服務對象還是內(nèi)部協(xié)調(diào)，積極主動對待，避免“推諉扯皮”現(xiàn)象發(fā)生；另一方面，要有高效的服務手段，對電話、網(wǎng)絡、手機短信等現(xiàn)代化信息化手段合理利用。要讓服務對象足不出戶便可享受“心”的服務，不斷“刷新”公共服務機構的“窗口”形象。2.44完善管理模式，規(guī)范管理制度。目前，我國流動人員的人事檔案管理制度較為落后，呈現(xiàn)出“慢熱化”的發(fā)展模式，我國至今還未形成一套獨特的管理模式。雖然中組部、人事部也不斷下發(fā)《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》和《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的文件，但都遠遠跟不上時代發(fā)展的步伐。

7、因此，要不斷完善管理模式，規(guī)范管理制度。盡管中組部、人事部有關文件明確規(guī)定，流動人員人事檔案管理機構為縣級以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構，但無檔案管理權限的單位和個人私自管理檔案現(xiàn)象依然存在。因此，在進一步加強檔案法規(guī)的宣傳的同時，要加大檔案法規(guī)的執(zhí)法監(jiān)督力度。通過廣泛的宣傳和對檔案法規(guī)的執(zhí)法監(jiān)督檢查，營造知法、守法、維護法律的自覺性，提高全社會的檔案法制意識。（作者單位：河南化工技師學院來稿日期：2013-06-18）4