流動(dòng)人員檔案管理創(chuàng)新措施探析

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1、流動(dòng)人員檔案管理創(chuàng)新措施探析　　隨著就業(yè)壓力擴(kuò)大和人才流動(dòng)速度加劇，妥善解決流動(dòng)人員人事管理工作成為社會(huì)關(guān)注焦點(diǎn)。1流動(dòng)人員檔案管理工作存在的問(wèn)題流動(dòng)人員的人事檔案是個(gè)人形象的一個(gè)“縮影”。它比較真實(shí)地記載了個(gè)人的歷史情況、家庭背景、工作經(jīng)歷、人事任免及獎(jiǎng)懲等基本信息，是社會(huì)和相關(guān)部門了解一個(gè)人的重要信息來(lái)源。目前，我國(guó)流動(dòng)人員在思想上對(duì)人事檔案性質(zhì)、作用認(rèn)識(shí)不夠，特別是剛畢業(yè)的大學(xué)生，由于忙著找工作，對(duì)自己的人事檔案無(wú)心問(wèn)津，造成“棄檔”現(xiàn)象大量存在；有些企業(yè)被原單位辭退、辭職的工作人員對(duì)自己的人事檔案長(zhǎng)期不管不問(wèn)，造成“死

2、檔”現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；更有甚者，認(rèn)為人事檔案是私有財(cái)產(chǎn)，自己拿著就行了，導(dǎo)致“自揣檔”現(xiàn)象普遍發(fā)生。以上情況造成工齡無(wú)法正常計(jì)算、職稱不能及時(shí)申報(bào)，出國(guó)政審、計(jì)劃生育、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)等相關(guān)證明無(wú)處開(kāi)具；戶籍更是無(wú)處可掛，失去人事檔案應(yīng)有的功能。4另外，我國(guó)在人事檔案管理的體制上也存在缺陷。中組部、人事部有關(guān)文件明確規(guī)定，流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣級(jí)以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)。但目前該政策落實(shí)得不夠到位，不具有檔案管理權(quán)限的個(gè)人和單位違規(guī)管理檔案的現(xiàn)象普遍存在，也沒(méi)有相關(guān)部門進(jìn)行治理，造成流動(dòng)人員人

3、事檔案管理工作秩序混亂，個(gè)人人事檔案安全性、真實(shí)性受到嚴(yán)重威脅。2應(yīng)對(duì)措施2.1加強(qiáng)宣傳力度，發(fā)揮人事人才工作的“正”能量。必須加大相關(guān)政策法規(guī)宣傳力度，使服務(wù)群體廣泛了解流動(dòng)人員人事檔案重要意義，認(rèn)識(shí)到“棄檔”、“死檔”、“自揣檔”現(xiàn)象存在的各種弊端，不斷規(guī)范人事代理工作程序。2.2創(chuàng)新工作思路，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化。完善檔案管理制度，首先應(yīng)從實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)的信息化管理入手。流動(dòng)人員的人事檔案管理工作主要集中在有管理權(quán)限的政府公共服務(wù)機(jī)構(gòu)即人才交流服務(wù)中心。隨著高校畢業(yè)生的逐年增加、企業(yè)改制及事業(yè)單位配套改革，在每個(gè)人才交流機(jī)

4、構(gòu)中，流動(dòng)人員人事檔案逐步壯大到現(xiàn)在的幾十萬(wàn)甚至上百萬(wàn)份。受傳統(tǒng)“人工管理”、“看堆守點(diǎn)”的局限，在查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作中有“漏檔”、“歸錯(cuò)檔”、“假檔”等現(xiàn)象發(fā)生。創(chuàng)新工作思路，創(chuàng)建人事檔案信息專用數(shù)據(jù)庫(kù)，將每個(gè)人的檔案資料數(shù)字化，使個(gè)人檔案信息化、透明化，避免以上現(xiàn)象發(fā)生。這是流動(dòng)人員人事檔案制度改革的必然發(fā)展趨勢(shì)和政策選擇。此4外，還要在服務(wù)手段上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。只有充分利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，合理搭建人事檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)，才能真正實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案信息異地查詢、資源共享。以利于人才的合理流通，從而更好地發(fā)

5、揮人事檔案的職能作用和公共服務(wù)功能。2.3加強(qiáng)人文服務(wù)意識(shí)，刷新公共服務(wù)機(jī)構(gòu)的“窗口”形象。由于公共服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作是一項(xiàng)枯燥的重復(fù)性勞動(dòng)。每天都要面對(duì)龐大的服務(wù)群體，同樣問(wèn)題要解釋幾十甚至上百遍，日復(fù)一日，年復(fù)一年。每天面臨的服務(wù)對(duì)象參差不齊，他們對(duì)相關(guān)政策及辦事流程不甚了解，焦慮又急切，假若公共服務(wù)機(jī)構(gòu)工作人員稍有怠慢，就會(huì)引起一場(chǎng)“舌戰(zhàn)”。工作人員都有不同程度的倦怠情緒。所以，一方面，要加強(qiáng)檔案管理工作人員的“內(nèi)功”修煉。要求有嫻熟的業(yè)務(wù)技能，熟知相關(guān)政策規(guī)定、熟練業(yè)務(wù)操作，還要對(duì)各種“意外”情況應(yīng)付自如；要有強(qiáng)烈

6、的責(zé)任心，無(wú)論是對(duì)待服務(wù)對(duì)象還是內(nèi)部協(xié)調(diào)，積極主動(dòng)對(duì)待，避免“推諉扯皮”現(xiàn)象發(fā)生；另一方面，要有高效的服務(wù)手段，對(duì)電話、網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)短信等現(xiàn)代化信息化手段合理利用。要讓服務(wù)對(duì)象足不出戶便可享受“心”的服務(wù)，不斷“刷新”公共服務(wù)機(jī)構(gòu)的“窗口”形象。2.44完善管理模式，規(guī)范管理制度。目前，我國(guó)流動(dòng)人員的人事檔案管理制度較為落后，呈現(xiàn)出“慢熱化”的發(fā)展模式，我國(guó)至今還未形成一套獨(dú)特的管理模式。雖然中組部、人事部也不斷下發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知》和《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的文件，但都遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。

7、因此，要不斷完善管理模式，規(guī)范管理制度。盡管中組部、人事部有關(guān)文件明確規(guī)定，流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣級(jí)以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，但無(wú)檔案管理權(quán)限的單位和個(gè)人私自管理檔案現(xiàn)象依然存在。因此，在進(jìn)一步加強(qiáng)檔案法規(guī)的宣傳的同時(shí)，要加大檔案法規(guī)的執(zhí)法監(jiān)督力度。通過(guò)廣泛的宣傳和對(duì)檔案法規(guī)的執(zhí)法監(jiān)督檢查，營(yíng)造知法、守法、維護(hù)法律的自覺(jué)性，提高全社會(huì)的檔案法制意識(shí)。（作者單位：河南化工技師學(xué)院來(lái)稿日期：2013-06-18）4