Excel使用方法與技巧ppt課件.ppt

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1、Excel的使用方法與技巧第一節(jié)Excel的基礎(chǔ)知識(shí)一、Excel2003功能概述1985年MicrosoftExcel問(wèn)世，被公認(rèn)為是功能最完整、技術(shù)最先進(jìn)和使用最簡(jiǎn)便的電子表格軟件。Excel可以創(chuàng)建和修改工作表、三三維圖表，以及分析管理數(shù)據(jù)。二、Excel2003的啟動(dòng)及界面介紹3.界面介紹三、Excel2003的基本元素——工作簿、工作表、單元格1.新建工作簿啟動(dòng)Excel2003時(shí)，會(huì)自動(dòng)新建一個(gè)空白的工作簿。在實(shí)際應(yīng)用中，用戶隨時(shí)可以創(chuàng)建新的工作簿，手動(dòng)新建工作簿的具體操作步驟如下：選擇【文件】—【新建】命令；單擊【常

2、用】工具欄中的【新建】快捷按鈕；技巧:按Ctrl＋N組合鍵，可快速新建一個(gè)空白工作簿。2.輸入工作表數(shù)據(jù)向單元格中輸入數(shù)據(jù)，主要有一下3種方法：?jiǎn)螕魡卧?，直接輸入。?huì)覆蓋原有數(shù)據(jù)。雙擊單元格，出現(xiàn)插入數(shù)據(jù)的光標(biāo)，移動(dòng)光標(biāo)至所需位置，再輸入數(shù)據(jù)。一般用于修改單元格內(nèi)的部分?jǐn)?shù)據(jù)。單擊單元格，再單擊編輯欄，輸入數(shù)據(jù)。效果同b。在默認(rèn)情況下，數(shù)字靠右側(cè)對(duì)齊，文本靠左側(cè)對(duì)齊。3.插入符號(hào)和特殊字符選擇【插入】—【符號(hào)】命令。3.自動(dòng)填充選定相應(yīng)的單元格并拖動(dòng)其右下角的填充柄，或者選擇【編輯】—【填充】—【序列】命令，可在Excel工作表中

3、快速填充多種類型的數(shù)據(jù)序列。在行或列中復(fù)制數(shù)據(jù)，拖動(dòng)單元格填充柄即可；填充一系列數(shù)字、日期等，通過(guò)拖動(dòng)，Excel可自動(dòng)延續(xù)此系列數(shù)字、日期或時(shí)間段等。技巧2按Ctrl+D組合鍵，可向下填充；按Ctrl+R組合鍵，可向右填充。自動(dòng)填充序列技巧：分?jǐn)?shù)應(yīng)使用整數(shù)加分?jǐn)?shù)的形式，否則會(huì)默認(rèn)為日期；如：輸入1/21月2日輸入0空格1/2顯示為1/2技巧：在輸入數(shù)字前加入字符，可將數(shù)字作為文本處理，如“，”。提示：在Excel2003中，日期和時(shí)間均按數(shù)字處理；對(duì)于輸入的數(shù)字Excel可識(shí)別時(shí)，靠右側(cè)對(duì)齊。如2006-6-5；對(duì)于Excel不

4、能識(shí)別的日期和時(shí)間，會(huì)被視為文本，左側(cè)對(duì)齊。如2006.6.5。4.保存工作簿a.直接保存工作簿;b.以新文件名保存工作簿。5.關(guān)閉工作簿6.打開已有工作簿a.在Windows資源管理器中直接找到工作簿文件;b.在【文件】和【窗口】菜單下方,默認(rèn)顯示最近使用Excel打開過(guò)的4個(gè)文件,單擊即可。提示:選擇【工具】---【選項(xiàng)】---【常規(guī)】命令,可更改這里列出的文件數(shù)。技巧:1.Excel大量數(shù)據(jù)同時(shí)輸入的技巧打開需要輸入數(shù)據(jù)的Excel表格，同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格，如果某些單元格不相鄰，可先按住Ctrl鍵并點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵逐個(gè)

5、選中單元格。接著松開Ctrl鍵，輸入單元格中需要填充的數(shù)據(jù)，然后再按下“Ctrl＋Enter”組合鍵，則剛才選中的所有單元格就被同時(shí)填入該數(shù)據(jù)了。2.快速輸入大寫中文數(shù)字將光標(biāo)移至需要輸入大寫數(shù)字的單元格中。在單元格中輸入相應(yīng)的小寫數(shù)字。右擊該單元格，點(diǎn)擊“設(shè)置單元格格式”，從彈出的“單元格格式”對(duì)話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)；然后從“特殊”列表框中選擇“中文大寫數(shù)字”選項(xiàng)。最后單擊“確定”按鈕即可.3.Excel單元格文字隨時(shí)換行在Excel中，我們有時(shí)需要在一個(gè)單元格中分成幾行顯示文字等內(nèi)容。那么實(shí)現(xiàn)的方法一般是通過(guò)選中格式菜單中的

6、“單元格”下“對(duì)齊”的“自動(dòng)換行”復(fù)選項(xiàng)，單擊“確定”即可，這種方法使用起來(lái)不是特別隨心所欲，需要一步步地操作。還有一種方法是：當(dāng)你需要重起一行輸入內(nèi)容的時(shí)候，只要按住Alt鍵的同時(shí)按下回車鍵就可以了。4.Excel中插入空白行如果想在某一行上面插入幾行空白行，可以用鼠標(biāo)拖動(dòng)自此行開始選擇相應(yīng)的行數(shù)，然后單擊右鍵，選擇插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl鍵，依次單擊要插入新行的行標(biāo)按鈕，單擊右鍵，選擇插入即可。Excel中消除0值當(dāng)單元格計(jì)算結(jié)果為0時(shí)，默認(rèn)會(huì)顯示0，這看起來(lái)顯然有點(diǎn)礙眼。如果在出現(xiàn)0時(shí)，單元格顯示為

7、空白，可如此操作。打開“工具→選項(xiàng)→視圖”，取消“0值”復(fù)選項(xiàng)前的√，確定后，當(dāng)前工作表中的值為0的單元格將全部顯示成空白。6.快速隱藏在打印工作表時(shí)，我們有時(shí)需要把某些行或者列隱藏起來(lái)，可是用菜單命令或調(diào)整行號(hào)(列標(biāo))分界線的方法比較麻煩,有一個(gè)簡(jiǎn)單方法：在英文狀態(tài)下，按“Ctrl+9”或“Ctrl+0”組合鍵，就可以快速隱藏光標(biāo)所在的行或列。7.快速選定“空白”和“數(shù)據(jù)”單元格在Excel中，經(jīng)常要選定空白單元格，逐個(gè)選定比較麻煩，如果使用下面的方法就方便多了：打開“編輯→定位”，在“定位”窗口中，按下“定位條件”按鈕；選擇“

8、定位條件”中的“空值”，再按“確定”，空白單元格即被全部選定。如果要選定只含數(shù)據(jù)的單元格，在上面方法的“定位條件”窗口中，選擇“常量”，再點(diǎn)“確定”，含有數(shù)據(jù)的單元格全部選定。8.快速得到合適列寬和行高如果各列中數(shù)據(jù)寬度一致的話，我們可以選中各列，