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1、餐飲部宴會預訂工作流程一、餐飲部宴會預訂概況餐飲部宴會預定是酒店對外開發(fā)客源市場、宣傳酒店、營銷酒店餐飲產(chǎn)品；對內(nèi)協(xié)調(diào)宴會、溝通各餐廳之間預定的職能部門。是酒店與外部相互聯(lián)系的樞紐，是酒店內(nèi)部相互合作的橋梁。二、餐飲部宴會預訂工作流程項目工作標準*電話預定1.當電話打來時，在鈴響三聲內(nèi)接起，用禮貌用語問候?qū)Ψ?，并用中英文報本部門名稱（您好!宴會預定部，我可以為您提供幫助嗎？GOODMORNING/AFTERNOON/EVENING!CATERINGDEPT,***ISSPEAKING,MAYIHELPYOU?）2.認真聽清，問明客人的要求在宴會預定登記表上做好記錄1）主辦單
2、位名稱（指示牌如何寫），主人的姓名及身份。2）注明接洽人的姓名（在預定中至少稱呼客人名字一次）、聯(lián)系電話及傳真號碼。3）用餐日期及時間（早午晚）4）用餐人數(shù)，根據(jù)人數(shù)的多少，臺型及客人的要求來安排適當?shù)膹d堂。5）被邀請客人的國籍或單位，主賓的姓名及身份。6）類別：風味菜、粵菜、西餐套餐或自助、和會議等，確認有無禁忌或特殊要求。7）酒水方面的要求。8）司機或工作人員人數(shù)及誤餐費和工作餐的安排（誤餐費金額、工作餐標準及地點）。9）是否需要停車位，問清數(shù)量及要求。10）是否要鮮花。11）需要何種設備設施。12）廳堂布置（橫幅、背板及其它）。13）有無貴賓室及貴賓休息室，餐前有無會
3、談及相關要求。14）預訂在零點餐廳用餐時詢問安排在吸煙區(qū)或非吸煙區(qū)。15）提供相應報價并問明結賬方式。16）在集會預訂登記表上注明登記日期及登記人。3.重復客人要求，根據(jù)以上要求給主辦單位安排集會場所，及時記錄在宴會預訂一覽表上后告之客人所安排的場地名稱。結束談話時感謝客人。4.如客人要求看菜單，及時將菜單傳給對方，并提前確認菜單。5.提前經(jīng)與客人確認后做好宴會任務通知單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，發(fā)至各有關部門。6.如宴會有變化要及時通知有關部門，并在預訂單上注明被通知人的姓名及時間。7.如客人當天提出取消宴會，要向客人說明飯店規(guī)定，按規(guī)定收取損失費。8.如遇大型集會、婚宴，要與
4、主辦單位簽訂合同書并收取定金，以示確認。9.如有重要宴會或大型集會時，預定人員應在活動前到現(xiàn)場與主辦單位取得聯(lián)系，并檢查準備狀況。10.對客人的特殊要求或有超過自己的職權范圍的要求時，要及時請示部門經(jīng)理。11.活動舉辦后，將相關資料輸入OPERA系統(tǒng)中。*來客預定1.積極、熱情、主動地接待客人，表現(xiàn)出我們飯店的誠意，即使無法為客人安排，也不要讓客人有冷落感。2.帶領客人看宴會場地，并給客人合理化建議。3.其它要求同電話電話預訂。*傳真及電子郵件預定1.收到客人的預定傳真及電子郵件，一天之內(nèi)給予客人接到預定的回復。2.具體細節(jié)要同客人聯(lián)系，在集會預訂登記表上做好記錄。3.其它
5、各項要求同電話預定。*迎接客人1.提前檢查宴會的準備情況。2.在大堂或宴會廳明顯位置熱情地迎接客人的到來。3.主動、周到的幫助客人協(xié)調(diào)宴會或會議中的各類事情。*外出銷售1.每周五做好本周的銷售總結及下周的銷售計劃，積極走訪客戶。2.事先準備好飯店資料，在拜訪中恰當?shù)幕卮鹂腿说膯栴}。3.在拜訪中對客人反映的情況認真記錄，及時反饋與答復。三、固定工作安排內(nèi)容工作程序*每日工作1.08：30到崗，簽到后搞衛(wèi)生進行辦公室消毒、通風，檢查當日菜單是否正確無誤，并復印、分發(fā)給相關部門。2.檢查當日宴會是否都已確認并下發(fā)通知單給各部門，若有沒確認的宴會，及時同客人聯(lián)系，進行確認。確認完畢
6、后，下發(fā)通知單給各部門。3.盡可能地追蹤前一天的宴會情況，聽取客人提出的意見：建立客戶檔案，并反饋給相關部門。（大型集會、重要集會要發(fā)感謝信）4.電話或外出拜訪客戶，外出前要與部門經(jīng)理匯報所拜訪客戶名稱，走出去，請進來。5.11：00AM前，打好上午集會的指示牌，通知宴會部領取。6.瀏覽當日集會單，看是否有自己所定活動或熟悉的客戶，在宴會前檢查各項準備情況，并在一樓大廳或餐廳門口迎接客人。7.下午16：30之前打好晚上的集會的指示牌，通知宴會部領取。8.下午16：30之前將第二日的集會情況統(tǒng)計表通過OA發(fā)送給相關部室（發(fā)送之前，要經(jīng)部門經(jīng)理審核）每周五發(fā)送六、日、一，三天的
7、集會統(tǒng)計表。將當日補充完整的集會情況統(tǒng)計表傳真至餐飲部。9.當日下班前，要確認完第二日宴會情況，并下發(fā)給相關部門，遇到大型活動、重點集會，要提前三天下發(fā)任務通知單。（如不能屆時下發(fā)通知單，要先向有關部門通報）。10.完善客戶檔案和貴賓車號的記錄及變更。11.每日晚班20:30,節(jié)假日18:00由值班人員通過短信向經(jīng)理匯報餐飲部當日收入。12.完成當日OPERA的輸入、客戶手機號碼的輸入、次日菜單的打印和桌簽的制作。由次日11：00AM之前的指示牌、菜單及桌簽等，要當晚打印好、復制、制作好，及時交給相關部門。13.記
