公司檔案管理制度匯編

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1、公司檔案管理制度匯編一、檔案歸檔制度 一、文件材料的歸檔要求： 　　1.公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。 　　2.公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。 　　3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。 　　4.歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。 　　5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。 　　6.歸檔的文件材料主要包

2、括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。 　　7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。 　　8.歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。 　　9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。 　　10.外文材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。 　　11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清

3、晰。 二、歸檔范圍及保管期限 三、歸檔時(shí)間： 　　1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。 　　2.凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。 　　3.外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。 　　4.工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。 　　5.每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。 　　6.電子文件邏輯

4、歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。 　　7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。 8.聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。 9.相關(guān)會(huì)議，在會(huì)議結(jié)束后歸檔。 　　10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。 　　11.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。 　　12.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。 　　13公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。 二、檔案查閱制度 　　檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，

5、為做好檔案管理工作，特制訂如下制度： 　　1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)做登記。 　　2.本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。 　　3.借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。 　　4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只

6、限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。 　　5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。 三、檔案的保密制度 　　1.凡屬密級(jí)檔案，必須正確地標(biāo)明密級(jí)，并妥善存放。 　　2.非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。 　　3.全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。 　　4.凡查閱密級(jí)檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。 　　5.查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違

7、反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。 　　6.檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。 　　7.定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。 四、檔案庫房管理制度 一、檔案入庫檢查： 　　1檔案出入庫房要清點(diǎn)、登記。定期對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清理、核對(duì)，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。 　　2.入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒內(nèi)。 　　3.定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。 二、檔案庫房管理： 　　1.檔案庫房未經(jīng)

8、許可，外來人員不得擅自進(jìn)入。 　　2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。 　　3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房?jī)?nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。 　　4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。 　　5.庫房?jī)?nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計(jì)等設(shè)施，及時(shí)做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14