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1、關(guān)于創(chuàng)新檔案管理工作的探討摘要：隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，檔案工作有了很大的進步。檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施和條件得到了極大的改善，檔案基礎(chǔ)業(yè)務和檔案信息資源建設(shè)得到加強；檔案部門進一步適應了社會對檔案信息的需求，社會服務功能不斷拓寬，社會檔案意識和檔案法制意識逐步增強。但是檔案工作還存在一些問題，如檔案館（室）收藏與管理上的矛盾、服務對象的局限性、服務項目的單一性、服務手段的滯后性等。關(guān)鍵詞：檔案管理；工作；創(chuàng)新一、當前檔案管理工作的現(xiàn)狀近年來，隨著信息化的發(fā)展，檔案管理工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)，集中表現(xiàn)在以下
2、幾個方面：（一）檔案管理制度不健全7近幾年，管理基層制定了一些檔案管理制度，但是從檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值，特別是在編寫史志時影響很明顯，資料缺失無法保持歷史的連續(xù)性記載；二是因保管制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生，如廣西南寧市某個單位檔案室發(fā)生的白蟻事件，檔案資料幾乎遭到毀滅性的破壞；三是檔案利用制度不健全，信息需求者和檔案部門之間缺少交流平臺，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應有
3、的價值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。（二）信息化水平低隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應用，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來單一的紙質(zhì)載體發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種載體共存的局面。然而通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少高校企業(yè)信息化水平依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴重制約了檔案工作的發(fā)展。（三）檔案管理人員素質(zhì)不高一是缺乏專門的檔案管理人才，不少單位的檔案管理人員是兼職人員，缺乏檔案管理的專業(yè)知識；二是對檔案工作重要性認識不夠，只把檔案工作當作一件附屬的工
4、作，缺乏積極性和主動性；三是計算機應用水平不高和實際操作能力低，不能適應現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。二、檔案管理的創(chuàng)新措施（一）建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理技術(shù)標準7建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理技術(shù)標準，并完善相關(guān)的法律法規(guī)，能有效的對知識產(chǎn)權(quán)進行保護，極大的促進了檔案管理工作的順利進行。檔案的標準化、規(guī)范化能很好的適應信息時代檔案資料管理工作的需要。由于現(xiàn)階段的檔案包含范圍越來越廣泛、復雜，所以檔案管理部門應按照國家規(guī)定的一系列標準，對檔案的收集、整理、編制、檢索及防霉防蟲等基礎(chǔ)工作，進行標準化、規(guī)范化、信息化管理，從
5、而為檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。（二）管理方式的創(chuàng)新7檔案管理的最終目的是為了查找利用。檔案館（室）雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫械金^藏資源的不足；同時，目前使用的檔案管理軟件也存在很大的局限性和滯后性。這些，都限制了檔案的利用效果。所以，首先必須充實檔案資料的收集內(nèi)容，這是做好檔案工作的基石。在提高館藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的、有重點、有計劃地采集檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化。同時，隨著現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的廣泛應用，
6、要求檔案管理的方式必須與時俱進地創(chuàng)新，最為突出的特點是檔案實體和檔案信息分離。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式建立在手工操作的基礎(chǔ)上，而現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應計算機技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢，跟上現(xiàn)代化的步伐。進行檔案實體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質(zhì)載體分離，才能實現(xiàn)簡化立卷、深化檢索的目的，使檔案實體只作為保管單位進行簡易組合，以便于保管、保護和統(tǒng)計；而檔案信息檢索、傳輸?shù)闹饕獙ο螅撾x實體便于作深層次加工、貯存，才能實現(xiàn)計算機檢索和在網(wǎng)上傳輸，最終提高檔案的利用效果，更好地為
7、社會提供服務。（三）信息化服務創(chuàng)新隨著信息化建設(shè)的不斷加深，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不再適應信息時代檔案資料管理工作的需要，檔案管理信息化已成必然趨勢。信息化檔案管理在內(nèi)容、服務方式、創(chuàng)意方面都較過去傳統(tǒng)的檔案管理工作有著天差地別。信息化檔案管理將給檔案管理工作提供巨大的發(fā)展空間和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)的低門檻和便捷，使得用戶群越來越多，相對的信息服務的要求也越廣。因此，檔案管理人員必須對信息化檔案管理有充分的了解，并正確的樹立信息服務的理念。隨著檔案管理的信息化，在信息服務方式上也應不斷創(chuàng)新，充分考慮用戶對信息利用的
8、需求，從而在信息服務上增加新的理念和要求，為用戶提供一個全面的滿足其需求的信息利用平臺，不僅能更好的滿足用戶的需求，突出用戶的權(quán)益，提供信息服務效率，更能充分體現(xiàn)出信息服務的人性化、主動性及重要性。（四）服務方式的創(chuàng)新7檔案服務是檔案工作的中心，檔案工作通過服務才能發(fā)揮其應有的作用，才能使檔案事業(yè)與社會經(jīng)濟協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案事業(yè)充滿生機與活力，走上可持續(xù)發(fā)展的道路。檔案服務創(chuàng)新，應當著重把握二個方面：一是檔案服務內(nèi)
