檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化檔案管理中的作用分析

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1、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化檔案管理中的作用分析　　社會(huì)科技發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，使現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)得到逐步完善，從而使其能夠?yàn)槿藗兲峁└嗟膸椭鶾1]。在管理的過程要學(xué)會(huì)不斷創(chuàng)新，并且要使現(xiàn)代化檔案管理逐漸走向現(xiàn)代化、系統(tǒng)化和合理化的發(fā)展道路。在現(xiàn)代化檔案管理中，檔案基礎(chǔ)工作是檔案管理的核心內(nèi)容，所以在管理過程中需要摒棄傳統(tǒng)檔案管理的方式，并且利用全新的技術(shù)手段來促進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作的發(fā)展?！　∫?、檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性　　所謂檔案管理基礎(chǔ)工作主要包含檔案信息的查詢、登記、裝訂、注銷和分類。其中檔案分類主要是指依據(jù)檔案管理規(guī)范，將檔案信息的內(nèi)容、用途和來源進(jìn)行分類整理，一般情況下來說，

2、裝訂檔案主要采用三點(diǎn)一線法[2]。檔案信息進(jìn)行登記時(shí)，要將常規(guī)性的冊(cè)、單、表等使用在檔案整理、利用、進(jìn)出和保存等方面的記錄工作中，從而形成完整的原始檔案，并且保證檔案的安全性、完整性。在檔案管理基礎(chǔ)工作中，檔案健全管理是非常重要的工作項(xiàng)目，保證檔案的完整能夠提高檔案信息的使用效率，并且能夠節(jié)約大量的人力，使檔案信息的檢索更加快速。檔案內(nèi)容主要是指企業(yè)和單位活動(dòng)的過程中所產(chǎn)生的重要記錄，其具有時(shí)效性、重要性和獨(dú)特性等特點(diǎn)。有效開發(fā)檔案管理工作項(xiàng)目能夠?yàn)槭褂谜咛峁└玫姆?wù)，并且也能夠完善檔案基礎(chǔ)工作，同時(shí)現(xiàn)代化檔案管理水平也得到提升。將現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，能夠有效

3、強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)工作管理，從而使檔案基礎(chǔ)管理更加完善、全面。也能夠減少因?yàn)闄n案檢索中的問題，從而提升檔案檢索的能力。　　二、檔案管理基礎(chǔ)工作中的問題　　目前，我國的綜合性檔案館數(shù)量眾多，其中的館藏內(nèi)容也較為繁雜，由于檔案信息保存的跨度時(shí)間較長，所以大部分檔案信息均屬于封閉式管理狀態(tài)，主要目的在于保證檔案信息的完整性、安全性，同時(shí)不同時(shí)聯(lián)盟期的檔案管理方式和整理質(zhì)量均不統(tǒng)一[3]，所以在檔案管理基礎(chǔ)工作中仍然存在不足和問題，具體體現(xiàn)在以下幾方面：　　檔案信息保存的時(shí)間較長，所以部分檔案檔號(hào)不規(guī)范，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)無目錄的狀況，或者存在同一目錄號(hào)多個(gè)檔案信息的現(xiàn)象?！　n案的全標(biāo)題書寫不規(guī)范，部分標(biāo)題無

4、法反映內(nèi)部檔案的具體內(nèi)容，甚至部分檔案存在無標(biāo)題的狀況?！　≡跈n案信息中存在檔案標(biāo)題沒有涵蓋的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，從而產(chǎn)生信息檢索困難的問題?！　n案信息存在頁碼標(biāo)記混亂的問題?！　〔糠謾n案卷宗存在保存問題，時(shí)間上存在混亂，信息的種類和保存等級(jí)上也存在嚴(yán)重問題?！　n案卷宗在歸檔后進(jìn)行保存，但是由于沒有規(guī)范性，所以造成檔案保存沒有規(guī)律性，從而為日后的管理帶來麻煩?！　n案館的建館時(shí)間越長，檔案數(shù)據(jù)量越來越大，則問題就越多，也越嚴(yán)重，所以針對(duì)這一現(xiàn)象，加緊完善檔案館的管理系統(tǒng)，并且將計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等全部納入到檔案管理中，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，有效提高檔案管理效率，同時(shí)能夠快速解決

5、檔案管理信息中所遇到的問題?！　∪?、檔案基礎(chǔ)管理工作在現(xiàn)代管理中發(fā)揮的作用　　現(xiàn)代化檔案管理中，要促進(jìn)其完整性，為人們的信息查詢工作和搜索工作提供便利，需要將創(chuàng)新理念應(yīng)用其中，促進(jìn)檔案管理工作在執(zhí)行期間更為系統(tǒng)、更合理。并且，實(shí)現(xiàn)檔案的基礎(chǔ)管理工作，也能推動(dòng)檔案管理工作的有效進(jìn)步，從而為其發(fā)展提供有力決策。　　提高了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)　　社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促使人們提高了檔案管理的要求。隨著科技不斷更新，現(xiàn)代化檔案管理逐步轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的發(fā)展道路。由于檔案管理發(fā)展的較為迅速，所以在管理過程中工作人員的能力無法滿足現(xiàn)代化檔案管理需求，則無法讓檔案管理工作得到發(fā)展[4]，所以應(yīng)該有意識(shí)的培養(yǎng)檔案管

6、理工作人員的管理意識(shí)，使工作人員能夠了解檔案管理基礎(chǔ)工作重要性，并且也要注重培養(yǎng)自身的基本能力，從而使檔案保管工作得到科學(xué)、全面的監(jiān)管，并且能夠有效保障檔案信息的安全性。同時(shí)應(yīng)該制定專業(yè)化的管理責(zé)任制度，使工作人員能夠銘記自身的工作責(zé)任，同時(shí)能夠保障檔案管理工作的順利進(jìn)行，利用獎(jiǎng)罰制度，能夠激發(fā)員工的工作積極性，有效完善檔案管理工作。　　檔案管理基礎(chǔ)工作能夠取出雜劣信息　　在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)因?yàn)闄n案信息未編碼、檔案信息資料雜亂等等問題而造成檔案數(shù)據(jù)信息檢索困難，所以需要進(jìn)行徹底的檔案信息資料重新整理，從而將混入到卷宗內(nèi)的雜亂內(nèi)容全部整理出來，有效杜絕出選卷宗過厚、未編頁碼等現(xiàn)象。

7、如果在重新整理的過程中出現(xiàn)目錄、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)、頁碼、類別號(hào)、標(biāo)題、件號(hào)等信息不完整狀況，則需要立即進(jìn)行備注，并且進(jìn)行重新整理和填寫，通過這種處理方式不但能夠提高檔案信息的使用效率，還能夠改善檔案數(shù)據(jù)信息的拓展性，讓檔案信息容量保持在適度的水平和狀態(tài)，從而有效實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理?！　n案管理基礎(chǔ)工作能夠促進(jìn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展　　現(xiàn)代化檔案管理工作要順利進(jìn)行，必須要強(qiáng)化管理工作人員的工作技能和職業(yè)素養(yǎng)，而管理工作