檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用王登輝

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1、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用王登輝黑龍江省黑河市第二人民醫(yī)院摘要：檔案管理工作是各行各業(yè)都必不可少的一項(xiàng)文案工作。檔案管理基礎(chǔ)工作雖然細(xì)小，但卻發(fā)揮著非同凡響的作用。筆者綜合自身實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)和調(diào)查研究，總結(jié)了檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理工作中的作用，乂進(jìn)一步闡述了檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理過程中的體現(xiàn)。木次研宄在一定程度上肯定了檔案管理基礎(chǔ)工作的重要作用個(gè)，對(duì)于檔案管理工作人員的工作思路具有一定的啟示作用。關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎(chǔ)工作；信息查閱!/?■、—、刖目目前，不論是哪個(gè)行業(yè)都涉及到相關(guān)資料的歸檔管理，概括來說就是檔案的管理。檔案管理能夠保存單位的工作記錄、活動(dòng)記錄、會(huì)議記錄等重

2、要信息，是一項(xiàng)非常重要的工作。檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理過程中意義非凡。在木次研究過程中，筆者首先闡述了檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理工作中的重要作用，然后探討了檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理工作中的意義體現(xiàn)。通過此次研宄，筆者希望檔案管理基礎(chǔ)工作能夠越來越受到人們的重視。二、檔案管理基礎(chǔ)工作的作用檔案管理中的基礎(chǔ)工作比較細(xì)小、繁瑣，通常指的是對(duì)檔案的分類、裝訂以及登記、查詢和注銷。檔案管理基礎(chǔ)工作是做好檔案管理工作的重要前提和有效保證。具體說來，檔案的分類要求有一定的規(guī)矩可循，可以根據(jù)檔案的出處或者檔案的內(nèi)容進(jìn)行歸類分析；檔案的裝訂相對(duì)簡(jiǎn)單，通常采取三點(diǎn)一線的方法；檔案的登記方式有多種

3、，包括使用冊(cè)、表和單等，記錄的內(nèi)容范圍也是比較廣泛的，包括檔案的出處是哪里，要將檔案按照怎樣的方式進(jìn)行整理，怎么進(jìn)行檔案日后的保存等等。檔案所記錄的內(nèi)容屬于檔案最為原始的一手資料，詳細(xì)而全面的登記信息有利于保證檔案的安全性以及完整性。檔案管理基礎(chǔ)工作的不斷開展，為檔案的使用提供了很多便捷，也能夠節(jié)約大量吋間和人力資源。檔案的內(nèi)容多是企業(yè)的重要事件或者是單位活動(dòng)的重要記錄，因此，檔案具有時(shí)效性、獨(dú)特性和重要性的特征?？梢赃@樣說，檔案管理的基礎(chǔ)工作，在一定程度上能夠更加確切地為用戶提供價(jià)值。所以，一方面，要對(duì)檔案進(jìn)行有效且有序的整理，進(jìn)行詳細(xì)的分類和明確的歸檔。這不單單是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，更是評(píng)

4、價(jià)現(xiàn)代化檔案管理水平高低的標(biāo)準(zhǔn)之一，是歸水平的真實(shí)體現(xiàn)。另一方面，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用范圍逐漸擴(kuò)大，計(jì)算機(jī)在檔案的管理工作中也是必不可少，所以，做好檔案的基礎(chǔ)工作能夠?yàn)樵缓蟮墓ぷ魈峁┥钊氲目赡埽瑥囊欢ǔ潭壬夏軌蚍奖銠n案信息的檢索，防止在檢索中出現(xiàn)問題，從而提高檔案檢索的效率。三、檔案管理基礎(chǔ)工作的意義體現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理過程中發(fā)揮中重要的作用，其蘊(yùn)含的意義內(nèi)容豐富，筆者列舉了以下四點(diǎn)，希望廣大檔案管理工作人員能夠通過以下四點(diǎn)了解檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，提高對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的重視程度。1.提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化正所謂沒有規(guī)矩不成方圓，在檔案管理工作當(dāng)中也是不

5、例外的?，F(xiàn)代檔案管理工作有著更加嚴(yán)格的要求，蘇中最為重要的要求是一定要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。檔案管理工作的發(fā)展速度迅速，一些從事檔案管理工作的相關(guān)人員不能夠及吋提升專業(yè)素質(zhì)，.其工作水平很難滿足現(xiàn)代檔案管理的要求。所以，一定要做好相關(guān)工作人員的教育工作，首先在意識(shí)上受到重視，然后才能指導(dǎo)工作人員在具體的工作過程中重視學(xué)習(xí)，在做好自身工作的同時(shí)，認(rèn)識(shí)到提升檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性。單位也可以定期組織工作人員參與培訓(xùn)，有針對(duì)性的提升業(yè)務(wù)水平。在選擇管理人員的時(shí)候，要依據(jù)擇優(yōu)錄取的原則。對(duì)于選拔出來的檔案管理人員一定要不斷的進(jìn)行培養(yǎng)和塑造，不斷提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，讓他們?cè)陂_展具體檔案管理基礎(chǔ)工作的過

6、程中，將一些沒有價(jià)值的信息刪除，將原有的檔案資料進(jìn)行有效的整合。通過各種渠道來提升檔案管理的工作效率，逐步完善檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。管理人員主觀工作態(tài)度對(duì)于管理水平的影響巨大，所以，要加強(qiáng)相關(guān)工作人員工作態(tài)度的洞察，對(duì)于工作重心動(dòng)搖的同志及時(shí)予以糾正。1.全面普查，去除雜亂檔案管理基礎(chǔ)工作的開展對(duì)于檔案內(nèi)容的意義也是不容忽視的。具體說來，在檔案管理過程中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)一些材料的信息比較雜亂，或者出現(xiàn)組卷過厚和沒冇編碼等想象。對(duì)于這些問題，在檔案管理過程中要對(duì)檔案資料的信息按照實(shí)際情況進(jìn)行合情合理的重組，加大力度清除檔案資料中組卷過厚的現(xiàn)象,對(duì)于資料信息內(nèi)容混雜的想象也要及吋處理，對(duì)于那些沒

7、有編頁(yè)碼、案卷號(hào)、類別號(hào)、項(xiàng)0號(hào)、件號(hào)、目錄、標(biāo)題或標(biāo)題不完整等的檔案資料進(jìn)行重新填寫和情況備注。通過對(duì)檔案的全面普查，檔案管理人員能夠確保適當(dāng)?shù)倪f增容量，與此同吋，對(duì)檔案內(nèi)容的全面普查也能夠確保檔案的可擴(kuò)展性，并能夠讓館藏的科學(xué)化和規(guī)范化在一定程度上得到提升。對(duì)于檔案管理人員來說，這將是一項(xiàng)工作量比較大的工程，是檔案管理過程中最為繁重的工作之一，但是這項(xiàng)工作是不容許省略和偷懶的，如果工作人員在檢查過程中有一