試論檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

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1、試論檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用摘要：隨著社會(huì)不斷發(fā)展，信息技術(shù)在整個(gè)社會(huì)發(fā)展過程中得到普遍的運(yùn)用。二檔案在社會(huì)中的作用越來越重要，因此高科技信息加強(qiáng)開始檔案管理基礎(chǔ)工作進(jìn)行普及，不僅能夠加強(qiáng)檔案管理的系統(tǒng)化，還能提高檔案的使用效率。因此，本文主要通過存在檔案管理基礎(chǔ)工作中的問題，分析針對(duì)他的對(duì)策，進(jìn)而強(qiáng)調(diào)作用。關(guān)鍵詞：檔案管理基礎(chǔ)管理現(xiàn)代檔案管理作用隨著社會(huì)不斷發(fā)展，檔案在人們的日常生活中所起的作用越來越重要，相關(guān)部門也加強(qiáng)了對(duì)檔案管理的重視。而隨著科學(xué)技術(shù)不斷擴(kuò)展，檔案在管理中也得到了高新技術(shù)的幫助。而即便如此，在現(xiàn)階段的社會(huì)發(fā)展過程中，檔案管理仍然存在

2、著許多不容忽視的問題。這就要求相關(guān)部門必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，及時(shí)針對(duì)存在于其中的問題選擇有效的手段進(jìn)行解決。一、目前我國檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題從整體上分析，我國目前檔案館多為綜合性的檔案館，如同老圖書館一樣，內(nèi)容十分繁雜混亂，并且不同的檔案之間存在著極長一段時(shí)間跨度。并且一直以來，我國檔案館都采用的是封閉式的管理。并且管理最根本的目的是保證檔案材料的安全不丟失，并不針對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行任何不同程度的處理。這樣就導(dǎo)致了現(xiàn)階段檔案質(zhì)量差，多數(shù)內(nèi)容均為毫無作用的文本信息。因此，目前在我國檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題主要可以表現(xiàn)為這樣幾點(diǎn)：第一，檔案在入庫管理的過程

3、中，缺乏統(tǒng)一的號(hào)碼標(biāo)示，許多檔案存在著多卷的情況，極容易造成檔案丟失；第二，檔案名稱不規(guī)范，檔案的標(biāo)題包含的內(nèi)容過少，導(dǎo)致許多有用的信息都被忽略而造成信息的丟失；第三，檔案缺乏必要的目錄頁，導(dǎo)致許多有用內(nèi)容無法被利用起來，從而造成信息的無用化；第四，檔案內(nèi)缺乏必要的頁碼，丟失也無從下手去尋找；第五，檔案的存儲(chǔ)十分混亂，不同對(duì)象的檔案保存在同一個(gè)檔案架上，增加了檔案在尋找過程中的困難；第六，檔案不規(guī)范，許多檔案所必需的內(nèi)容沒有被保存下來，反而留在檔案中幾張毫無作用的紙張，還有許多檔案保存的內(nèi)容過多，一個(gè)檔案卷有著幾百張材料等等問題。這些問題都是在長期的整理、查找和保存過

4、程中所表現(xiàn)出來的突出問題。并且從這方面來看，盡管我國已經(jīng)開始在檔案館中采用高新技術(shù)來進(jìn)行檔案的保護(hù)，但這些問題仍然使得我國現(xiàn)階段的檔案管理不具有保證現(xiàn)代信息管理運(yùn)行的條件。二、針對(duì)目前存在于檔案管理基礎(chǔ)工作中問題的對(duì)策要想提高檔案管理基礎(chǔ)工作的工作水平，就必須針對(duì)目前混亂無需的檔案管理工作采取符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的工作方式進(jìn)行管理，尤其是在檔案的收集、整理、保存等關(guān)鍵環(huán)節(jié)都需要采用科學(xué)的方法進(jìn)行工作。（一）全面整理基本檔案要采用現(xiàn)代信息管理方式來管理檔案，就必須要針對(duì)所有檔案進(jìn)行全面的普及檢查。根據(jù)檔案的關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行分析整理，取其精華，去其糟粕。將有價(jià)值的內(nèi)容保留下來，去掉

5、其中毫無作用的信息，從而強(qiáng)化檔案的規(guī)范化程度，保證檔案在信息錄入時(shí)工作效率的提高以及在信息普查時(shí)的信息有用率。（二）針對(duì)檔案重新進(jìn)行號(hào)碼排序檔案因?yàn)榛靵y無序，導(dǎo)致增加了檔案尋找工作的困難程度。因此，這就要求我們重新針對(duì)檔案進(jìn)行號(hào)碼編排，不同內(nèi)容角度分配成不同的號(hào)碼，遵循圖書保管等方法進(jìn)行管理。另外，針對(duì)那些缺少頁碼、缺少目錄甚至缺少檔案關(guān)鍵內(nèi)容標(biāo)題的檔案進(jìn)行重新的加工整理。根據(jù)現(xiàn)有的檔案頁碼進(jìn)行號(hào)碼編排，增添目錄，根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)題制訂等，保證檔案更加規(guī)范。優(yōu)化檔案不僅可以提高工作效率，簡化工作手續(xù)，還能幫助加快信息化管理方式的普及速度。（三）規(guī)范檔案著錄工作著錄是

6、實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異，再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求，所以各個(gè)檔案館在國家統(tǒng)一的規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)下，結(jié)合自己的實(shí)際情況根據(jù)制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。（四）統(tǒng)一分類編號(hào)這就要求我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，而后根據(jù)不同的內(nèi)容制訂不同的要求規(guī)范。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化

7、管理進(jìn)程（一）分清輕重緩急，循序漸進(jìn)檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。（二）分級(jí)次著錄，省時(shí)省力在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)