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1、談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用1.檔案管理慕礎(chǔ)工作存在的論文聯(lián)盟主要問(wèn)題分析我國(guó)檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方血尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢總體來(lái)講目前我國(guó)的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理Z中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)i等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局而。主要問(wèn)題集中反映在以下兒個(gè)方面：一是檔號(hào)不規(guī)范沒(méi)有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素羨至沒(méi)有案
2、卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)II錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用。四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)。五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門管轄權(quán)限紐的還有按文種組卷的。六是案卷厚薄不一冇的一、二頁(yè)紙一文一卷冇的五六百頁(yè)紙一類一卷?？俍綜合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏最越人的存在的類似問(wèn)題就越嚴(yán)重。從以上情況來(lái)看我國(guó)綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問(wèn)題。2.實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，捉高檔案管理基礎(chǔ)工作水平從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)屮都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的
3、工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。2」全血普查案卷，去糟収梢這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全而的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。2.2重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新紐卷。重新紐卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加
4、工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而目?亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。2.3結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基木依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實(shí)施的情況來(lái)看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并
5、對(duì)我館實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作有很人的促進(jìn)。畢業(yè)2.4統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如物價(jià)問(wèn)題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入J類然示再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類的過(guò)程屮還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織人家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)—?標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。2.5規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率檔案的分類號(hào)保證了檢索查金率畢業(yè)而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查
6、全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過(guò)程屮耍規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要索。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名屮經(jīng)常有請(qǐng)示報(bào)告等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫請(qǐng)示凡不要求批復(fù)
7、的文件則寫報(bào)告等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、吋間為機(jī)構(gòu)分別著錄為U后制作《人名冃錄》等檢索工具打下了棊礎(chǔ)。論文代寫1.加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)屮計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)人工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)問(wèn)較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量人而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序少方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足
