試論檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

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1、試論檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用摘要：隨著社會不斷發(fā)展，信息技術(shù)在整個社會發(fā)展過程中得到普遍的運(yùn)用。二檔案在社會中的作用越來越重要，因此高科技信息加強(qiáng)開始檔案管理基礎(chǔ)工作進(jìn)行普及，不僅能夠加強(qiáng)檔案管理的系統(tǒng)化，還能提高檔案的使用效率。因此，本文主要通過存在檔案管理基礎(chǔ)工作中的問題，分析針對他的對策，進(jìn)而強(qiáng)調(diào)作用。關(guān)鍵詞：檔案管理基礎(chǔ)管理現(xiàn)代檔案管理作用隨著社會不斷發(fā)展，檔案在人們的日常生活中所起的作用越來越重要，相關(guān)部門也加強(qiáng)了對檔案管理的重視。而隨著科學(xué)技術(shù)不斷擴(kuò)展，檔案在管理中也得到了高新技術(shù)的幫助。而即便如此，在現(xiàn)階段的社會發(fā)展過程中，檔案管理仍然存在

2、著許多不容忽視的問題。這就要求相關(guān)部門必須加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，及時針對存在于其中的問題選擇有效的手段進(jìn)行解決。一、目前我國檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題從整體上分析，我國目前檔案館多為綜合性的檔案館，如同老圖書館一樣，內(nèi)容十分繁雜混亂，并且不同的檔案之間存在著極長一段時間跨度。并且一直以來，我國檔案館都采用的是封閉式的管理。并且管理最根本的目的是保證檔案材料的安全不丟失，并不針對檔案內(nèi)容進(jìn)行任何不同程度的處理。這樣就導(dǎo)致了現(xiàn)階段檔案質(zhì)量差，多數(shù)內(nèi)容均為毫無作用的文本信息。因此，目前在我國檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題主要可以表現(xiàn)為這樣幾點(diǎn)：第一，檔案在入庫管理的過程

3、中，缺乏統(tǒng)一的號碼標(biāo)示，許多檔案存在著多卷的情況，極容易造成檔案丟失；第二，檔案名稱不規(guī)范，檔案的標(biāo)題包含的內(nèi)容過少，導(dǎo)致許多有用的信息都被忽略而造成信息的丟失；第三，檔案缺乏必要的目錄頁，導(dǎo)致許多有用內(nèi)容無法被利用起來，從而造成信息的無用化；第四，檔案內(nèi)缺乏必要的頁碼，丟失也無從下手去尋找；第五，檔案的存儲十分混亂，不同對象的檔案保存在同一個檔案架上，增加了檔案在尋找過程中的困難；第六，檔案不規(guī)范，許多檔案所必需的內(nèi)容沒有被保存下來，反而留在檔案中幾張毫無作用的紙張，還有許多檔案保存的內(nèi)容過多，一個檔案卷有著幾百張材料等等問題。這些問題都是在長期的整理、查找和保存過

4、程中所表現(xiàn)出來的突出問題。并且從這方面來看，盡管我國已經(jīng)開始在檔案館中采用高新技術(shù)來進(jìn)行檔案的保護(hù)，但這些問題仍然使得我國現(xiàn)階段的檔案管理不具有保證現(xiàn)代信息管理運(yùn)行的條件。二、針對目前存在于檔案管理基礎(chǔ)工作中問題的對策要想提高檔案管理基礎(chǔ)工作的工作水平，就必須針對目前混亂無需的檔案管理工作采取符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的工作方式進(jìn)行管理，尤其是在檔案的收集、整理、保存等關(guān)鍵環(huán)節(jié)都需要采用科學(xué)的方法進(jìn)行工作。（一）全面整理基本檔案要采用現(xiàn)代信息管理方式來管理檔案，就必須要針對所有檔案進(jìn)行全面的普及檢查。根據(jù)檔案的關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行分析整理，取其精華，去其糟粕。將有價值的內(nèi)容保留下來，去掉

5、其中毫無作用的信息，從而強(qiáng)化檔案的規(guī)范化程度，保證檔案在信息錄入時工作效率的提高以及在信息普查時的信息有用率。（二）針對檔案重新進(jìn)行號碼排序檔案因為混亂無序，導(dǎo)致增加了檔案尋找工作的困難程度。因此，這就要求我們重新針對檔案進(jìn)行號碼編排，不同內(nèi)容角度分配成不同的號碼，遵循圖書保管等方法進(jìn)行管理。另外，針對那些缺少頁碼、缺少目錄甚至缺少檔案關(guān)鍵內(nèi)容標(biāo)題的檔案進(jìn)行重新的加工整理。根據(jù)現(xiàn)有的檔案頁碼進(jìn)行號碼編排，增添目錄，根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)題制訂等，保證檔案更加規(guī)范。優(yōu)化檔案不僅可以提高工作效率，簡化工作手續(xù)，還能幫助加快信息化管理方式的普及速度。（三）規(guī)范檔案著錄工作著錄是

6、實行計算機(jī)管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。但是由于各個檔案館的條件存在差異，再加上計算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求，所以各個檔案館在國家統(tǒng)一的規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)下，結(jié)合自己的實際情況根據(jù)制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。（四）統(tǒng)一分類編號這就要求我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，而后根據(jù)不同的內(nèi)容制訂不同的要求規(guī)范。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化

7、管理進(jìn)程（一）分清輕重緩急，循序漸進(jìn)檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。（二）分級次著錄，省時省力在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級