采購流程管理規(guī)定

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1、采購流程管理規(guī)定一.目的：(一)以適當(dāng)之價格于指定之時間和地點獲得質(zhì)量與數(shù)量合乎要求之貨品。(二)統(tǒng)籌辦理，以利資金調(diào)配、運用。(三)防止不法及弊端。(四)建立內(nèi)部作業(yè)控制，增加作業(yè)效率。二.運用范圍：運營所需要之請購分為：(一)國內(nèi)采購(二)國外采購三.采購作業(yè)流程：(一)國內(nèi)采購：1.由請購單位填制[請購單]一式二聯(lián),經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)后第一聯(lián)送至采購單位,第二聯(lián)自存。2.采購單位接獲[請購單]后：經(jīng)由詢價、議價、比價決定洽購之供貨商。由負(fù)責(zé)采購人員填具[訂購單]一式三聯(lián),訂購單第一聯(lián)送倉儲單位做為驗收之用,第二聯(lián)送會計部(并傳真至供貨商),第三聯(lián)自存。

2、3.倉儲單位于貨品入司時會同相關(guān)人員驗改。(1)合格：由倉儲單位填具[驗收單]一式三聯(lián),第一聯(lián)送采購單位與訂購單位核誰后結(jié)案,第二聯(lián)送會計部,第三聯(lián)自存,并記入庫存日報表及庫存狀況表。庫存日報表一式二聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二聯(lián)送會計部。(2)不合格：(A)入賬前驗收發(fā)現(xiàn)，要求供貨商運回更換，并重開發(fā)票。(B)已入賬時，則由倉庫填具[退貨單]一式四聯(lián),第一聯(lián)送至采購單位跟催,第二聯(lián)連同貨物送供貨商,第三聯(lián)送會計部,第四聯(lián)自存。4.會計部門核對訂購單、驗收單及客戶之統(tǒng)一發(fā)票,編制轉(zhuǎn)賬傳票后,過入原物料進貨簿及應(yīng)付賬款明細(xì)賬,且將送來之庫存日報表復(fù)核并存盤。5.會

3、計部門收到客戶寄存之請款明細(xì)單并經(jīng)請款流程后，編制傳票，并過入應(yīng)收賬款／票據(jù)明細(xì)賬，銀行存款明細(xì)款。(二)國外采購：1.訂購單位于接獲國外供貨商之[報價單]時,將已填具之訂購單送至出納并開立[請款單],且經(jīng)由權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)開立支票后,至銀行開立信用狀。2.會計部門于接獲有關(guān)單據(jù)憑單后，編制傳票，分別過入明細(xì)賬。3.出納于接獲船務(wù)公司貨已運抵之消息，填具[請款單]經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)開立支票或借據(jù)后至銀行辦理贖單，第一聯(lián)送會計部，第二聯(lián)自存。4.會計部接獲[請款單]及有關(guān)單據(jù)經(jīng)核準(zhǔn)后,編制傳票,并分別過入明細(xì)賬。5.貨品入司后，由倉庫人員會同驗收填具[驗收單]一式

4、三聯(lián),第一聯(lián)送采購單位,第二聯(lián)送會計編制傳票,第三聯(lián)自存,并記入庫存日報表及庫存狀況表。(三)內(nèi)部控制說明：1.請購數(shù)量應(yīng)確實復(fù)核，存量應(yīng)做適當(dāng)控制。2.緊急采購需查明原因，并作適當(dāng)處理。3.采購人員應(yīng)先行詢價、比價、議價程序，以決定采購對象并經(jīng)主管核準(zhǔn)后，方可采購。4.請購單、訂購單、驗收單、退貨單應(yīng)預(yù)編序號，并按序歸檔。5.驗收時，數(shù)量與質(zhì)量、價格上之差異，應(yīng)即通知采購人員作適當(dāng)處理。6.各相關(guān)部門應(yīng)確實依規(guī)定由各層級核準(zhǔn)。7.如屬計劃性之采購，采購應(yīng)依計劃事先采購。