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1、試析電子文件及電子檔案的歸檔管理試析電子文件及電子檔案的歸檔管理內(nèi)容簡介：在信息化時代，電子文件作為一種新型信息載體，它沖擊著傳統(tǒng)的檔案觀念和理論學說，對傳統(tǒng)的檔案管理模式也產(chǎn)生了深刻的影響。如何歸檔管理電子文件與電子檔案，如何適應電子文件、電子檔案發(fā)展的需要，已成為企業(yè)各部門所面臨論文格式論文范文畢業(yè)論文在信息化時代，電子文件作為一種新型信息載體，它沖擊著傳統(tǒng)的檔案觀念和理論學說，對傳統(tǒng)的檔案管理模式也產(chǎn)生了深刻的影響。如何歸檔管理電子文件與電子檔案，如何適應電子文件、電子檔案發(fā)展的需要，已成為企業(yè)各部門所面臨的一項緊迫而艱巨的任務。電子文件；電子檔案；歸檔管
2、理如今隨著信息化建設步伐的飛速發(fā)展，電子文件已成為信息記錄的主要形式，作為一種新型信息載體，它沖擊著傳統(tǒng)的檔案觀念和理論學說，對傳統(tǒng)的檔案管理模式也產(chǎn)生了深刻的影響。電子文件同傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案一樣，成為重要的信息資源和寶貴財富。因此，電子文件與電子檔案如何歸檔管理，如何適應電子文件、電子檔案發(fā)展的需要，已成為企業(yè)各部門所面臨的一項緊迫而艱巨的任務。應用現(xiàn)代化管理手段，特別是辦公自動化的應用給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。電子文件、電子文件歸檔以及歸檔后形成電子檔案的管理，都極大地豐富了檔案工作的一、應用辦公自動化的文書檔案管理存在著以下優(yōu)點（一）辦公效率的提
3、高。正因為計算機強大的信息處理能力，才使得辦公自動化運用簡單。早期受到技術(shù)水平及辦公設備的限制，文件均是手工制作的紙張文件，在使用過程中容易受損且保存時間較短，而且費時費力，有時還出現(xiàn)很多錯字、不完整、字跡不工整、用筆不規(guī)范等現(xiàn)象，影響了最終的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件內(nèi)容信息的實用性，不利于其自身使用價值的發(fā)揮。在運用了計算機軟件處理后，節(jié)省資源、易于傳輸、方便搜索、攜帶便易、容易加密、不占空間的優(yōu)點顯現(xiàn)出來。文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計、查閱等環(huán)節(jié)變得有序而方便，在計算機管理信息系統(tǒng)中，文書處理人員、業(yè)務人員和檔案管理人
4、員共享一個辦公信息管理系統(tǒng)，電子文件一旦形成，可以馬上儲存，隨時歸檔。（二）存儲能量增大。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需龐大的庫房和裝具來進行存放和保管，而電子文件載體所容納的信息量是紙質(zhì)檔案所無法比擬的。在保管上，它可以大大節(jié)省檔案裝具和庫房空間，降低保管成本。（三）檢索快捷，提高檔案利用率。利用者要借閱紙質(zhì)檔案，必須到檔案室或檔案館辦理借閱手續(xù)，借閱后如需復制檔案，還需辦理審批手續(xù)。在辦公自動化系統(tǒng)中，儲存電子文件的信息數(shù)據(jù)庫是檔案部門與辦公業(yè)務部門共享的，用戶可通過辦公室的電腦在檔案部門的網(wǎng)絡上直接查找并選擇檔案信息，還可方便地復制存儲。二、應用辦公自動化的文書檔案管理
5、存在著以下缺點電子文件必須經(jīng)過相應的設備讀取才能讓人們識別；可以在不同的載體上進行轉(zhuǎn)換并可同時存在；很容易被修改而不留下痕跡；可以不受時空限制實現(xiàn)信息共享；能使用文字、影像等多種信息方式；由于電子文件載體的不穩(wěn)定性難以保證其長期地保存；電子文件保密性受限制；對檔案綜合管理人員要求高等等。三、針對實踐中存在的問題提出以下措施（一）建立電子文件網(wǎng)絡歸檔專用系統(tǒng)。利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)，將所有上網(wǎng)與未上網(wǎng)的、具有保存價值的電子文件通過專用系統(tǒng)傳遞給檔案部門。檔案部門要與辦公自動化與信息管理部門通力合作，承擔業(yè)務指導與監(jiān)督職能，選擇具有通用性文本、
6、圖像與視頻電子文件格式，實行統(tǒng)一管理。體現(xiàn)電子文件的真實性、完整性、有效性與安全性。（二）檔案部門必須將計算機與信息管理等業(yè)務部門移交的具有保存價值的電子文件進行脫機保存，脫機保存的載體要按照優(yōu)先順序依次排列為只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動存儲設備作為電子文件長期保存的載體。（三）對于采取技術(shù)手段對內(nèi)容進行“加密”處理的電子文件，應當在解密后進行脫機保存。在儲存電子文件的載體或者裝具上應當注明反應其內(nèi)容的檢索標識。在存儲涉及國家秘密的電子文件載體或者裝具上，還應當具體注明相應的密級與保密期限，并嚴格按照國家保密法律
7、法規(guī)的規(guī)定進行管理。（四）通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。（五）對電子文件檔案的標準化、規(guī)范化管理要求更高。電子文件檔案的歸檔管理，要求文書檔案管理工作貫穿到文件產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、處理、歸檔的整個過程中，通過網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)的歸檔工作，每一個操作環(huán)節(jié)都體現(xiàn)了文件管理和檔案管理的具體要求，需要以規(guī)范科學的管理為前提。這就必須要明確歸檔流程和歸檔環(huán)節(jié)，統(tǒng)一標準，對各歸檔部門的歸
8、檔職責、工作內(nèi)容和管理權(quán)
