office_2007教程—技巧186招(word2007、excel2007)

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1、office_2007教程—技巧186招(Word2007、Excel2007)通常用Word來錄入、編輯、打印材料，而有時需要將已經(jīng)編輯、打印好的材料，做成PowerPoint演示文稿，以供演示、講座使用。如果在PowerPoint中重新錄入，既麻煩又浪費(fèi)時間。下面我們利用PowerPoint的大綱視圖快速完成轉(zhuǎn)換。具體步驟如下：（1）首先，打開Word文檔，按【Ctrl+A】全部選中文檔內(nèi)容，然后執(zhí)行“復(fù)制”命令。如圖所示。圖16（2）啟動PowerPoint2007，選擇“普通”視圖，單擊“大綱”標(biāo)簽，將光標(biāo)定位到第一張幻燈片處，執(zhí)行“粘貼”命令，將Word文檔中的

2、內(nèi)容插入到第一幻燈片。如圖所示。圖17（3）接著，可根據(jù)需要進(jìn)行文本格式的設(shè)置，包括字體、字號、字型、字的顏色和對齊方式等。如圖所示。圖18（4）將光標(biāo)定位到需要劃分為下一張幻燈片處，直接按回車鍵，即可創(chuàng)建出一張新的幻燈片。經(jīng)過調(diào)整，很快就可以完成多張幻燈片的制作。技巧13.快速切換文檔快速切換文檔的方法有二種，一種是通過鼠標(biāo)來完成，另一種是通過鍵盤來完成。具體步驟如下：（1）在默認(rèn)的情況下，Word文檔都是用單獨(dú)的新窗口打開，打開的文檔會將相應(yīng)的圖標(biāo)在任務(wù)欄顯示，單擊任務(wù)欄的文檔圖標(biāo)即可快速在所打開的文檔之間進(jìn)行切換。（2）當(dāng)任務(wù)欄中打開的文檔太多時，可以通過相應(yīng)設(shè)置來

3、顯示當(dāng)前使用的所有窗口。然后再用同樣的方法來切換文檔。先單擊“Office”按鈕，再單擊“Word選項(xiàng)”按鈕，如圖所示。圖19（3）在打開的“Word選項(xiàng)”對話框中單擊“高級”選項(xiàng)卡。在打開的“高級”選項(xiàng)卡中勾選“顯示”選項(xiàng)組下的“在任務(wù)欄中顯示所有窗口”復(fù)選框。如圖所示。圖20技巧14.最大化和還原窗口當(dāng)使用Word文檔進(jìn)行操作時，要實(shí)現(xiàn)該編輯文檔窗口的縮小和還原，通過縮小和還原窗口查看其他打開文件的“標(biāo)題欄”，調(diào)整另外打開文件右側(cè)和下側(cè)滾動條的位置時可以通過最大化和還原窗口的方法來完成。具體步驟如下：（1）將鼠標(biāo)放在所打開文檔標(biāo)題欄的空白位置并雙擊，就可以實(shí)現(xiàn)最大化和

4、還原窗口的功能。（2）也可以直接用鼠標(biāo)單擊“最大化和還原”按鈕。該按鈕呈現(xiàn)二種狀態(tài)：一種是還原，一種是最大化。如圖所示為還原按鈕。圖21技巧15.以閱讀版式視圖瀏覽文檔Word2007在閱讀版式視圖方面進(jìn)行了改進(jìn)，比以前版本的Word更加完善。通過閱讀版式視圖可以實(shí)現(xiàn)顯示一頁、顯示兩頁、顯示打印頁、邊距設(shè)置等功能。這些都使得在計算機(jī)屏幕上閱讀文檔變得更方便。具體步驟如下：（1）用鼠標(biāo)單擊打開“視圖”選項(xiàng)卡，在“文檔視圖”選項(xiàng)組中選擇“閱讀版式視圖”命令。如圖所示。圖22（2）另一種打開“閱讀版式視圖”的方式是直接用鼠標(biāo)單擊窗口右下角狀態(tài)欄的“閱讀版式視圖”按鈕。技巧16.

5、快速瀏覽文檔您可以使用下列任意一種方法來瀏覽文檔：（1）單擊文檔右下角的向上或向下箭頭；如圖所示。圖23（2）按鍵盤上的【PageDown】或【PageUp】鍵。（3）單擊文檔右下角的“選擇瀏覽對象”按鈕，在打開的命令列表中根據(jù)情況再選擇相應(yīng)的瀏覽方式。如圖所示。圖24技巧17.文檔內(nèi)部的切換（1）要直接翻到文檔的第一頁或最后一頁，可以通過按下【Home】或【End】鍵來實(shí)現(xiàn)。（2）要跳轉(zhuǎn)至文檔的某節(jié)：還可用“視圖”選項(xiàng)卡下“顯示/隱藏”選項(xiàng)組的“文檔結(jié)構(gòu)圖”或“縮略圖”命令查找要跳轉(zhuǎn)至該文檔的節(jié)。如下圖所示。要跳轉(zhuǎn)到文檔中的任一標(biāo)題，請在“文檔結(jié)構(gòu)圖”中單擊該標(biāo)題。要跳

6、轉(zhuǎn)到某一特定頁，請單擊該頁的縮略圖。如圖所示。圖25技巧18.快速讓W(xué)ord標(biāo)尺欄“現(xiàn)形”因?yàn)閃ord標(biāo)尺有不同的計量單位，可以通過標(biāo)尺對Word里表格的單元格大小進(jìn)行調(diào)整。還可以對齊和控制文本的上下邊距。所以要把標(biāo)尺欄在文檔窗口顯示。具體步驟如下：（1）單擊文檔編輯區(qū)最上方右上角的“標(biāo)尺”按鈕，就可實(shí)現(xiàn)標(biāo)尺欄的顯示與隱藏。如圖所示。圖26（2）您也可以用另一種方法。單擊“視圖”選項(xiàng)卡下“顯示/隱藏”選項(xiàng)組的“標(biāo)尺”命令。當(dāng)“標(biāo)尺”前的復(fù)選框被勾選時表示顯示標(biāo)尺，反之不顯示。如圖所示。圖27技巧19.批量設(shè)置Word中的上下標(biāo)當(dāng)用Word輸入平方、指數(shù)或者底數(shù)時，需要把該

7、文字比平常文字往上移或往下移，這時就需要用到上標(biāo)（或下標(biāo)）功能。具體步驟如下：（1）先輸入公式，再選中需要上移或下移的數(shù)字，然后單擊“開始”選項(xiàng)卡，選擇“字體”選項(xiàng)組的“上標(biāo)”命令或“下標(biāo)”命令。如圖所示。圖28（2）您也可以右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選擇“字體”命令。如圖所示。圖29（3）在打開的“字體”對話框中選擇“字體”選項(xiàng)下的“上標(biāo)（或下標(biāo)）”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，關(guān)閉窗口，完成上標(biāo)或下標(biāo)的設(shè)置。如圖所示。圖30技巧20.修改Word標(biāo)尺計量單位Word的標(biāo)尺可以字符為單位顯示，也可以厘米為單位顯示。Word默認(rèn)