檔案就在您身邊—家庭檔案管理(ppt-47)

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1、檔案就在您身邊——家庭檔案管理吳中區(qū)檔案局一、家庭檔案的定義家庭檔案是家庭及家庭成員在生活、學(xué)習(xí)、工作及各種活動中形成的歸屬個人備查的文字、圖表、音像及其他各種形式的歷史記錄。如家譜、作品、證件、發(fā)票、照片、光盤等，它真實地記錄了人們的家庭生活和經(jīng)歷，具有較高的保存價值，是國家檔案的重要補充。二、收集范圍和要求人們家庭生活和社會活動極其廣泛且形式多樣，決定了家庭檔案內(nèi)容的豐富性、多樣性。每個家庭生活所處的時間和空間不同，每個人所從事的職業(yè)不同，每個家庭所形成的檔案內(nèi)容與數(shù)量也就千差萬別。各家庭應(yīng)根據(jù)實際情況確定本家庭檔案的收集范圍，并注重各種材料的收集與積累，對有保存價

2、值的文字、表冊、票據(jù)、聲像、實物等材料做到隨時產(chǎn)生隨時收集。家庭檔案的收集范圍主要包括：1．家庭成員在社會活動中形成的如工作筆記、發(fā)表的論文、研究成果等材料；獲得的各種榮譽證書、獎狀、獎牌等材料；家庭成員接受社會各界邀請的邀請函、書信、請柬等材料；家庭成員與社會各界交往的名片、校友錄、同學(xué)錄、通訊錄等材料。2．家庭生活中形成的如出生證、兒童成長記錄、結(jié)婚證、戶口簿等材料；家庭成員的體檢表、病歷、診斷書、化驗單等材料；拍攝的各類家庭生活的照片、錄象等材料；編寫的家譜、家史等家庭綜合材料；個人愛好收藏的各類書畫、古董等材料。3．家庭基本建設(shè)中形成的如建造、裝潢房屋的合同、設(shè)

3、計、施工、監(jiān)理、質(zhì)量檢驗、竣工圖、驗收、結(jié)算等材料；家用電器的說明書、保修卡、發(fā)票等材料。4．家庭成員在經(jīng)濟活動中形成的如收入、支出項目，工資單、存折、基金、股票開戶書及交易記錄，投資合同、章程，各類保險憑據(jù)、借據(jù)、契約、貴重物品發(fā)票等材料。5．家庭成員在其他活動中形成的具有保存價值的材料。三、家庭檔案的保管期限根據(jù)1983年國家檔案局頒發(fā)的《文書檔案保管期限表》和家庭檔案的特點等，我們可以把家庭檔案的保管期限劃分為永久、長期、短期3種。（一）永久，即無期限的保存。凡是記述和反映本家庭主要歷史活動的，在社會和家庭活動中需要長遠(yuǎn)利用的，也就是具體重要保存價值的檔案，應(yīng)定為

4、永久保存。如，家庭的組成情況、家庭中的重大事件等。（二）長期，即保存30年至70年的，凡是在相當(dāng)長的時期內(nèi)，需要查考使用的家庭檔案，應(yīng)列為長期保管。如，本家庭制成的一般性的各種材料和比較重要的合同、契約、協(xié)議等，以及有關(guān)單位關(guān)于本家各成員任免、獎懲材料等。（三）短期，即保存15年至30年的。凡是在比較短期時期內(nèi)需要查考使用的家庭檔案，則列為短期保存。如一般性的信件、筆記、禮單、借貸單等。家庭檔案的保管期限一般定為“長期”。四、歸檔整理辦法家庭檔案的歸檔整理過程就是將處于零散狀態(tài)的各種原始憑據(jù)和資料進行分類、整理、編目，使之系統(tǒng)化的過程。（一）分類家庭檔案的分類是將家庭及

5、其成員所形成的全部檔案材料，按其來源、時間、內(nèi)容和形式的異同，分成一定的層次和類別，使家庭檔案構(gòu)成一套有機的體系。家庭檔案的分類，是家庭檔案整理的一個中心環(huán)節(jié)，分類質(zhì)量的好壞直接決定了家庭檔案整理的質(zhì)量。1．分類原則⑴選擇分類方法要從家庭檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā)，既要符合實際，又要保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系。⑵分類層次要清晰，類的概念要明確，相互間界限需分明，不能互相交叉或重合。⑶分類的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)一致，做法要統(tǒng)一，盡量避免前后互相矛盾。⑷分類必須便于家庭檔案的整理、保管和利用。2．分類方法⑴內(nèi)容分類法。按家庭檔案所反映的內(nèi)容可把家庭檔案分為寶寶康樂類、學(xué)生時代類、戀愛婚姻類、工

6、作成果類、家庭建設(shè)類、當(dāng)家理財類、醫(yī)療保健類、家庭歷史類、綜合類。⑵形式分類法。按家庭檔案的形式可把家庭檔案分為證書類、書信類、票據(jù)類、手稿類、字畫類、病歷類、照片類、錄音（像）帶類、光盤類、綜合類。⑶成員分類法。按家庭檔案所記錄的家庭成員，分為祖父、祖母、父親、母親、哥哥、弟弟、姐姐、妹妹等，家庭中有多少成員就設(shè)多少類，外加綜合類。3．分類方案根據(jù)家庭檔案材料形成特點和內(nèi)在聯(lián)系，結(jié)合我市家庭建檔實際，綜合運用內(nèi)容和形式分類法，一般可把家庭檔案分為11大類。⑴綜合類：包括家庭成員生日、結(jié)婚紀(jì)念日及入學(xué)、入團、入黨、入伍、應(yīng)聘、升職、出國、喬遷的日期等；家譜、家史、自傳、

7、簡歷、日記、讀書筆記、心得體會等；各種教育考試的成績單等。⑵社會交往類：包括家庭成員之間及與親朋好友之間的重要往來書信，家庭成員接受社會各界邀請函、書信、請柬，家庭成員與社會各界交往的重要名片，校友錄、同學(xué)錄、通訊錄等。⑶證件類：包括房產(chǎn)證、出生證、學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、工作證、結(jié)婚證、身份證、戶口簿、出國護照、會員證、借書證、職稱資格證書、聘書、獨生子女證等。⑷基本建設(shè)類：包括家庭建房、裝潢的合同、施工圖、施工記錄、原材料合格證、竣工圖、水電氣管線圖、驗收及結(jié)算等材料。⑸設(shè)備類：包括各種家用電器的說明書、保修卡、維修單、電路圖及維修點