現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的能力與素質(zhì)

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1、現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的能力與素質(zhì)白顥黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)　2005年9月第7卷第3期　　回顧過去,提起“秘書”一詞絕大多數(shù)人都會(huì)想到“花瓶?jī)骸?似乎當(dāng)秘書只要“年輕漂亮”就可以了。然而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷完善,中國加入世界貿(mào)易組織的今天,全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)企業(yè)構(gòu)成外部壓力的同時(shí),企業(yè)內(nèi)部自身發(fā)展的要求也使各企業(yè)高層管理者越來越重視秘書的選拔,他們都想擁有一個(gè)具備全面的能力與素質(zhì)的“全才”秘書,以輔助其更好的工作,推動(dòng)企業(yè)向更好更寬的方向發(fā)展。一、現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的能力(一)專業(yè)能力。作為現(xiàn)代秘書必須具備較強(qiáng)的專業(yè)能

2、力,如語言文字應(yīng)用表達(dá)能力、外語能力、計(jì)算機(jī)操作能力及速記能力。秘書人員工作中的一個(gè)重要任務(wù)就是從事大量的文字工作,文稿的草擬與修改都要求現(xiàn)代秘書具備扎實(shí)的文字功底,不僅要精通語法、修辭、格式和邏輯知識(shí),還要掌握一定的寫作規(guī)律,要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一,既要有好的表現(xiàn)形式,又要有充實(shí)的內(nèi)容。因此秘書一定要加強(qiáng)寫作實(shí)踐,熟練掌握各類應(yīng)用文的特點(diǎn)、寫作要求和語言表達(dá)技巧,隨時(shí)注意積累資料,不斷提高寫作水平,注意文風(fēng)的改革,培養(yǎng)精練的文字表達(dá)能力。對(duì)于秘書而言,也一定不可忽略了外語的學(xué)習(xí)和掌握。加入WTO

3、后的中國,外貿(mào)出口已經(jīng)在許多企業(yè)的貿(mào)易總額中占據(jù)了相當(dāng)大的比重,對(duì)外貿(mào)易中多多少少都會(huì)用到外語,因此這也客觀的要求現(xiàn)代秘書必須具備較強(qiáng)的外語能力。計(jì)算機(jī)操作能力是現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的又一個(gè)基本能力要求,秘書要能夠熟悉OFFICE辦公軟件的使用并熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),還要對(duì)辦公室常用設(shè)備的使用達(dá)到熟練程度。速記是近年來被提到日程上來的一種錄入能力,領(lǐng)導(dǎo)在口頭表述的時(shí)候,秘書要能夠以最快的速度記錄到工作筆記中或者錄入到電腦中,從而大大減少工作時(shí)間,提高工作效率。(二)上傳下達(dá)能力。作為現(xiàn)代秘書還需要較強(qiáng)的理解與

4、溝通能力。秘書必須很快理解管理者說話或發(fā)布命令的意思,協(xié)助管理者思考,用正確思維方式和有效解決方案為管理者出謀劃策,并能簡(jiǎn)練、精確、順暢地傳遞相關(guān)信息。這要求秘書具有親和力,能起好承上啟下的橋梁作用,協(xié)助管理者將工作做好。(三)組織協(xié)調(diào)能力?，F(xiàn)代秘書還需要有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力?，F(xiàn)代秘書不是單純的文書工作者,也不是捆、扎、收、發(fā)的簡(jiǎn)單勞動(dòng)者,而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據(jù)職責(zé)的要求,秘書經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動(dòng),如果缺乏現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力,就無法把工作搞好。因此,秘書人員一

5、方面要通曉辦事的渠道,提高辦事的效能,平時(shí)多接觸一些具體事物,處處留意他人和自己的上級(jí)是如何處理問題的,不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn)。另一方面要用系統(tǒng)的觀察,統(tǒng)籌兼顧安排組織好工作,協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)與部下及各部門之間的關(guān)系,當(dāng)然還要安排領(lǐng)導(dǎo)日程并為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好相關(guān)活動(dòng)資料。(四)適應(yīng)能力?，F(xiàn)代秘書要有準(zhǔn)確的觀察、判斷和適應(yīng)能力。秘書就像氣象局一樣,管理者及辦公室的風(fēng)吹草動(dòng)都唯你是問。要適應(yīng)環(huán)境,而非環(huán)境適應(yīng)你,要改變自己而非改變他人。同時(shí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的動(dòng)作、語言的領(lǐng)悟能力以及對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的辦事風(fēng)格的適應(yīng)能力也相當(dāng)重要。凡

6、事要有悟性,要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖,學(xué)會(huì)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣,工作的主次和輕重緩急安排領(lǐng)導(dǎo)工作。(五)應(yīng)變能力?，F(xiàn)代秘書還要有敏捷的應(yīng)變能力和處理危機(jī)的能力。秘書的一個(gè)主要職責(zé)就是為上司提供事務(wù)性的服務(wù),減少外界一般性事物對(duì)上司的干擾,這需要秘書的隨機(jī)應(yīng)變。在一些正式或非正式場(chǎng)合中,秘書是上司的代表和發(fā)言人,這要求秘書默契地配合上司,幫上司打圓場(chǎng),為領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的形象和營造豐富有價(jià)值的人脈關(guān)系。在面對(duì)一些緊急情況時(shí),有良好的應(yīng)變能力并能在短時(shí)間內(nèi)做出處理方案,這也是秘書要具備的非常重要的能力之一。(六)公關(guān)能力

7、?，F(xiàn)代秘書還需要具有較強(qiáng)的社交能力和公關(guān)能力。當(dāng)前,社會(huì)交往、企業(yè)公關(guān)已成為社會(huì)各階層的一項(xiàng)“熱門”活動(dòng)。社交與公關(guān)對(duì)于秘書人員來說同樣重要。首先,社交可以開闊視野,增長知識(shí)。在廣泛的社交中,可以博采眾長,學(xué)習(xí)各方面的知識(shí)以豐富自己。知識(shí)出才智,智是謀之本,這樣在實(shí)際工作中就能更好地發(fā)揮參謀助手作用。社交也是辦事的輔助。秘書人員辦理公務(wù),聯(lián)系事務(wù),自然是“公事公辦”,但社交可以幫助其選取捷徑,克服阻力,提高辦事效率。秘書經(jīng)常陪同上司出席一些必要場(chǎng)合,這就理所當(dāng)然成為了他(她)的助手和參謀。秘書工作

8、還會(huì)涉及更多的客戶服務(wù),這也將秘書推向了公關(guān)經(jīng)理人或者公開發(fā)言人的角色,因此秘書需要有外交家的平衡術(shù),具備較強(qiáng)的社交和公關(guān)能力。二、現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的素質(zhì)(一)要有分寸。在管理者眼里,秘書是最值得信賴的人,在員工眼里,秘書是與管理者關(guān)系最親近的人,也是了解管理者情況最多的人,所以無論是對(duì)上還是對(duì)下,什么該說什么不該說是一名優(yōu)秀的秘書必需要掌握的分寸,特別是管理者讓你處理一些私人事務(wù)時(shí),不要做一個(gè)“八卦”,到處宣傳上司的私事。(二)要謙虛、禮貌。無論是在接聽電話,還是陪同管理者出席各種