歸檔文件整理規(guī)則

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1、歸檔文件整理規(guī)則孫政歸檔文件是立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。一、歸檔文件的收集1、收集工作的意義：收集工作是檔案工作的起點，把分散保存的檔案資料集中起來，才可能有檔案的整理、鑒定、保管、利用等工作。如果沒有檔案的收集工作，就沒有完整的檔案，也就沒有完整健全的檔案工作。2、收集工作的要求與方法：收集工作應(yīng)該做到“以我為主”，注意文件的系統(tǒng)性、完整性。收集工作應(yīng)做好文件的收發(fā)登記。3、收集工作要建立嚴(yán)格的規(guī)章制度：收集工作的制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔文件的質(zhì)量要求、歸檔手續(xù)。二、

2、歸檔文件的鑒定1、確定收集的文件材料是否有保存價值，能否轉(zhuǎn)化為檔案保存，同時剔除沒有保存價值的文件材料。2、對有保存價值的文件材料，根據(jù)其價值的大小來確定它的保管期限。三、歸檔文件的整理單位與裝訂1、整理單位就是“件”，每份文件為一件，主要是自然件。但在有些情況下兩份或兩份以上文件可作為一件：正本與定稿為一件；正文與附件為一件；復(fù)制件與原件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報表、名冊、圖冊為一件；請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函如果在同一年度就為一件，如果不在同一年度，哪一年的歸入哪一年，不再合為一件。有文件處理簽的不用撕掉，形成就保

3、持原樣。2、裝訂：文件裝訂前要剔除生銹的金屬物，字跡模糊的要復(fù)?。▎蚊妫?。永久、長期用不銹鋼訂書針裝訂，短期保持原樣。過厚的文件用棉線三針法裝訂。四、歸檔文件的分類1、分類方法有好多種，但由于單位太小形成的文件材料太少，所以規(guī)定分類方法為：保管期限——年度——機構(gòu)。2、區(qū)分年度：年度以文件的落款日期為準(zhǔn)。哪一年形成的文件一定歸入哪一年，嚴(yán)格區(qū)分年度，多個文件合為一件時以在前面的文件時間為準(zhǔn)，跨年度的統(tǒng)一在結(jié)束年歸檔。3、區(qū)分問題：問題分類要保持連續(xù)性，在區(qū)分問題時要把同一問題的各種文件材料放在一起，以便于以后的利用，要保持問題排列的

4、連續(xù)性。五、歸檔文件的排列按問題排列，不同問題的按時間的先后順序，同一時間同一問題的按重要程度。如果出現(xiàn)零散文件沒有跟同一問題的文件在一起時，可以在備注中注明零散文件的件號。六、歸檔文件的編號1、件號：件號應(yīng)在同一年度同一保管期限內(nèi)從“1”開始逐件編流水號。2、編號項目：以歸檔章上的項目為準(zhǔn)，逐一填寫。3、蓋章：每件文件上都要加蓋歸檔章，一般在文件頭的中央，空白處，不要壓住文件字跡。建水縣農(nóng)業(yè)局文件全宗號年度室編件號盒號36200611機構(gòu)(問題)保管期限館編件號收文號獸醫(yī)站永久七、歸檔文件的編目1、件號與歸檔章上的件號一致。2、責(zé)

5、任者，指制發(fā)文單位，以落款的單位名稱為準(zhǔn)，責(zé)任者過多時可適當(dāng)省略。但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。3、文號照抄不能省略。4、題名照抄不能省略，如果沒有題名或題名不清楚時，要重擬標(biāo)題并且加[]，會議記錄應(yīng)寫明某年的會議記錄，人事文件要寫出本單位的人的名字加（）5、日期寫滿八位，如2002年1月2日的文件日期寫為20020102。6、頁數(shù)是每件文件的總頁數(shù)。7、備注。歸檔文件目錄盒號：1件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注1縣政府建政復(fù)〔2006〕×號關(guān)于×××××××的批復(fù)200601065含請示2縣農(nóng)業(yè)局建農(nóng)發(fā)〔2006〕×號關(guān)于×××××

6、××的規(guī)定200601283八、歸檔文件的裝盒1、裝盒要求：不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒，不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。在同一保管期限下盒號要按年代順序從“1”開始編排。2、備考表：整理人、檢查人、時間。全宗號建水縣農(nóng)業(yè)局36年度2006保管期限永久機構(gòu)(問題)獸醫(yī)站起止件號室1-27館盒號1九、檢索工具只要按保管期限和盒號把歸檔文件目錄合在一起就形成了檢索工具。十、歸檔文件的銷毀無保存價值的文件要銷毀。一般用收文登記簿來作銷毀清冊，在收文登記薄備注欄蓋上“銷毀”兩字。文件要銷毀時應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，二人監(jiān)銷。