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《歸檔文件整理規(guī)則》由會(huì)員上傳分享,免費(fèi)在線閱讀,更多相關(guān)內(nèi)容在應(yīng)用文檔-天天文庫(kù)。
1、歸檔文件整理規(guī)則孫政歸檔文件是立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。一、歸檔文件的收集1、收集工作的意義:收集工作是檔案工作的起點(diǎn),把分散保存的檔案資料集中起來(lái),才可能有檔案的整理、鑒定、保管、利用等工作。如果沒(méi)有檔案的收集工作,就沒(méi)有完整的檔案,也就沒(méi)有完整健全的檔案工作。2、收集工作的要求與方法:收集工作應(yīng)該做到“以我為主”,注意文件的系統(tǒng)性、完整性。收集工作應(yīng)做好文件的收發(fā)登記。3、收集工作要建立嚴(yán)格的規(guī)章制度:收集工作的制度主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔文件的質(zhì)量要求、歸檔手續(xù)。二、歸檔文件的鑒定1、確定收集的文件材料是否有保存價(jià)值,能
2、否轉(zhuǎn)化為檔案保存,同時(shí)剔除沒(méi)有保存價(jià)值的文件材料。2、對(duì)有保存價(jià)值的文件材料,根據(jù)其價(jià)值的大小來(lái)確定它的保管期限。三、歸檔文件的整理單位與裝訂1、整理單位就是“件”,每份文件為一件,主要是自然件。但在有些情況下兩份或兩份以上文件可作為一件:正本與定稿為一件;正文與附件為一件;復(fù)制件與原件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)為一件;請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函如果在同一年度就為一件,如果不在同一年度,哪一年的歸入哪一年,不再合為一件。有文件處理簽的不用撕掉,形成就保持原樣。2、裝訂:文件裝訂前要剔除生銹的金屬物,字跡模糊的要復(fù)?。▎蚊妫S谰?、長(zhǎng)期用不銹鋼訂書針裝訂,短期
3、保持原樣。過(guò)厚的文件用棉線三針?lè)ㄑb訂。四、歸檔文件的分類1、分類方法有好多種,但由于單位太小形成的文件材料太少,所以規(guī)定分類方法為:保管期限——年度——機(jī)構(gòu)。2、區(qū)分年度:年度以文件的落款日期為準(zhǔn)。哪一年形成的文件一定歸入哪一年,嚴(yán)格區(qū)分年度,多個(gè)文件合為一件時(shí)以在前面的文件時(shí)間為準(zhǔn),跨年度的統(tǒng)一在結(jié)束年歸檔。3、區(qū)分問(wèn)題:?jiǎn)栴}分類要保持連續(xù)性,在區(qū)分問(wèn)題時(shí)要把同一問(wèn)題的各種文件材料放在一起,以便于以后的利用,要保持問(wèn)題排列的連續(xù)性。五、歸檔文件的排列按問(wèn)題排列,不同問(wèn)題的按時(shí)間的先后順序,同一時(shí)間同一問(wèn)題的按重要程度。如果出現(xiàn)零散文件沒(méi)有跟同一問(wèn)題的文件在一起時(shí),可以在備注中注明零散
4、文件的件號(hào)。六、歸檔文件的編號(hào)1、件號(hào):件號(hào)應(yīng)在同一年度同一保管期限內(nèi)從“1”開(kāi)始逐件編流水號(hào)。2、編號(hào)項(xiàng)目:以歸檔章上的項(xiàng)目為準(zhǔn),逐一填寫。3、蓋章:每件文件上都要加蓋歸檔章,一般在文件頭的中央,空白處,不要壓住文件字跡。建水縣農(nóng)業(yè)局文件全宗號(hào)年度室編件號(hào)盒號(hào)36200611機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)保管期限館編件號(hào)收文號(hào)獸醫(yī)站永久七、歸檔文件的編目1、件號(hào)與歸檔章上的件號(hào)一致。2、責(zé)任者,指制發(fā)文單位,以落款的單位名稱為準(zhǔn),責(zé)任者過(guò)多時(shí)可適當(dāng)省略。但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。3、文號(hào)照抄不能省略。4、題名照抄不能省略,如果沒(méi)有題名或題名不清楚時(shí),要重?cái)M標(biāo)題并且加[],會(huì)議記錄應(yīng)寫明某年的會(huì)議記
5、錄,人事文件要寫出本單位的人的名字加()5、日期寫滿八位,如2002年1月2日的文件日期寫為20020102。6、頁(yè)數(shù)是每件文件的總頁(yè)數(shù)。7、備注。歸檔文件目錄盒號(hào):1件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注1縣政府建政復(fù)〔2006〕×號(hào)關(guān)于×××××××的批復(fù)200601065含請(qǐng)示2縣農(nóng)業(yè)局建農(nóng)發(fā)〔2006〕×號(hào)關(guān)于×××××××的規(guī)定200601283八、歸檔文件的裝盒1、裝盒要求:不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒,不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。在同一保管期限下盒號(hào)要按年代順序從“1”開(kāi)始編排。2、備考表:整理人、檢查人、時(shí)間。全宗號(hào)建水縣農(nóng)業(yè)局36年度2006保管期限
6、永久機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)獸醫(yī)站起止件號(hào)室1-27館盒號(hào)1九、檢索工具只要按保管期限和盒號(hào)把歸檔文件目錄合在一起就形成了檢索工具。十、歸檔文件的銷毀無(wú)保存價(jià)值的文件要銷毀。一般用收文登記簿來(lái)作銷毀清冊(cè),在收文登記薄備注欄蓋上“銷毀”兩字。文件要銷毀時(shí)應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),二人監(jiān)銷。