excel數(shù)據(jù)填充信息錄入

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1、第三章EXCEL數(shù)據(jù)填充本章主要是撐握在Excel中實現(xiàn)等差序列、等比序列、日期序列等有規(guī)律的數(shù)據(jù)填充，以及一些特殊數(shù)據(jù)輸入的技巧，能夠把批量數(shù)據(jù)在短時間內(nèi)錄入到Excel中。3.1人員基本信息錄入&案例描述內(nèi)蒙古呼和浩特“×××企業(yè)”組建成功，該企業(yè)有3000員工，辦公室人員根據(jù)每位員工的檔案匯總?cè)藛T基本信息。打開“EXCEL0301.XLSX”工作簿，完成以下操作：①為單位的員工編制職工號，職工號的規(guī)律是以NMG開頭然后分別是NMG0001、NMG0002，以此類推，一直到NMG3000。②填充每

2、位職工的來源。③填充每位職工的身份證號。④填充每位職工的家庭所在地區(qū)的電話區(qū)號。'知識要點分析在日常辦公中如果快速的完成上面的數(shù)據(jù)填充，需要掌握自動序列填充、向下填充、向右填充、記憶式鍵入以及數(shù)字變文本輸入。1．自動序列。自動序列是指有規(guī)律的數(shù)據(jù)只需要填充第1個數(shù)，然后會自動按規(guī)律進行按行或列進行填充。如圖3-1所示（1）經(jīng)常用到的是非數(shù)值的序列，如填充星期一，自采自動序列會填充到星期日；填充了一月，會自動填充到十二月等等。（2）另外自動序列填充還經(jīng)常用到公式中的復制填充。如果數(shù)據(jù)規(guī)模比較大，采用拖動

3、填充柄會發(fā)現(xiàn)拖動的速度并不是很快，如果采用自動填充會準確的在填充的范圍內(nèi)容完成填充。圖3-1“序列”對話框2．向上填充、向下填充、向左填充和向右填充。如圖3-2所示。這四種填充方式是指在已經(jīng)有一個數(shù)據(jù)的前提下，向上、向下、向左、向右填充相同的數(shù)據(jù)，實際上也就是復制一個已有的數(shù)據(jù)。根據(jù)我們填充數(shù)據(jù)的習慣，一般向下或向右填充用的比較多，而向上和向左填充相對比較少。向下填充可以采用快捷鍵Ctrl+D，向右填充也可以采用Ctrl+R來實現(xiàn)。不習慣使用快捷鍵的也可以通過工具欄中的填充實現(xiàn)。如圖所示，在M2單元格

4、中填充800后，可以在M2單元格的基礎(chǔ)上向上、向下、向左、向右分別填充相同的數(shù)據(jù)800。圖3-2填充3．記憶式鍵入。這種填充方式是指填充的數(shù)據(jù)已經(jīng)填充過，可以通過ALT+↓光標鍵打開鍵入列表，然后通過光標鍵進行選擇來完成填充。4．數(shù)字變文本輸入。這種填充方式主要是指不需要計算的數(shù)據(jù)，或計算完成后的結(jié)果不具有任何意義的數(shù)據(jù)可以采用這種填充方式。比如電話號碼、身份證號、手機號等等，這些數(shù)據(jù)在實際應用過程中進行算術(shù)四則運算沒有任何意義，因此在輸入時先輸入’（單引號）然后在輸入相應用的數(shù)據(jù)。?案例實現(xiàn)打開“E

5、XCEL0301.XLSX”中的“企業(yè)人員基本信息錄入”，從中分析可以看出職工號可以采用自動填充來實現(xiàn)，職工來源可以通過向下填充或記憶式鍵入實現(xiàn)，身份證號和電話區(qū)號可以采用數(shù)字變文本輸入來實現(xiàn)。如圖3-3所示：圖3-3企業(yè)人員基本信息[1]通過名稱框輸入A2：A3001選中員工作所有職工號，然后選擇系列填充中的自動序列就完成了3000員工的自動編號。[2]姓名為A2職工來源與A1職工來源相同，直接按Ctrl+D即可完成。姓名為A3和A4的職工正常輸入職工來源為天津和上海，A5的職工假設(shè)不是“上?！倍?/p>

6、“天津”或“內(nèi)蒙古”，可以按Alt+↓光標鍵打開鍵入列表，直接進行選擇。[3]假設(shè)A1的身份證號為152326197209216619，直接進行輸入后變成了1.52326E+17,而不是我們預期的結(jié)果，原因是Excel把身份證當成數(shù)字處理，數(shù)字位數(shù)過多而采用了科學計數(shù)法。對于這樣的數(shù)據(jù)可以在前面輸入’（單引號）然后在輸入相應用的身份證號，如姓名為A2的職工采用的就是這種輸入方式。[4]姓名為A1的職工在輸入電話區(qū)號為0471后，Excel系統(tǒng)就把0471當成數(shù)字來處理，因而就把0省略，看到的輸入結(jié)果為

7、471。在輸入時也是采用先輸入’（單引號），然后再輸入0471才能達到預期的輸入效果如E3單元格。s問題思考2什么樣的數(shù)據(jù)采用自動序列？2什么樣的數(shù)據(jù)在輸入時候前面要加’（單引號）？2什么樣的數(shù)據(jù)按Ctrl+D輸入，什么樣的數(shù)據(jù)不能按Ctrl+D，而是按Alt+↓進行選擇？2企業(yè)人員基本信息錄入中3000職工的姓名分別是A1，A2，……到A3000是通過什么方式填充完成的？3.2辦公室人員值班表設(shè)計&案例描述內(nèi)蒙古呼和浩特“×××企業(yè)”辦公室有6位工作人員，企業(yè)要求這6名職工每周一到周五的晚上輪回值班

8、。周六日休息，不作值班安排。打開“EXCEL0302.XLSX”工作簿,設(shè)計并安排2009年全年值班表。表3-1辦公室工作人員'知識要點分析在企業(yè)的日常辦公中進行值班安排是很常見的辦公處理，如果不采用數(shù)據(jù)填充技巧與方法，制作該案例中的值班表也非常麻煩。這個案例涉及以下幾個知識點。1．日期序列。日期序列的填充包含按日填充、按工作日填充、按月填充、按年填充等。在實際操作過程中可以使用序列填充，如圖3-4所示，也可以通過左鍵填充柄或右鍵填充柄實現(xiàn)。(1)按左鍵