秘書公文寫作與公文處理

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1、《秘書公文寫作與公文處理》第一講公文概述[內(nèi)容提要]公文的含義，公文的產(chǎn)生與發(fā)展，公文的特點及其在機關(guān)工作中的重要作用，公文的分類及文種名稱。第一課什么是公文一、公文的含義公文，即公文文書，又稱文件。是國家機關(guān)及其他社會組織在行使職權(quán)和實施管理的過程中所形成的具有法定效力與規(guī)范格式的文書，是傳達政令，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告和交流情況，聯(lián)系公務(wù)、記載工作活動的重要工具。公文的這一基本含義，可以從以下幾個方面來理解：1、公文形成的主體是國家機關(guān)及其他社會組織。這些機關(guān)或組織都是依據(jù)國家的法律和有關(guān)的章程、條例建立起來的，是具有法定地位的。這種法

2、定的地位賦予了這些機關(guān)與組織在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制定和辦理公文的權(quán)力。2、公文形成的條件是行使職權(quán)和實施管理。具有法定地位的機關(guān)、組織，都有自己的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍，有自己主管的事務(wù)與辦事意圖它們在行使法定職權(quán)和實施有效管理的公務(wù)活動中，必然會產(chǎn)生體現(xiàn)自身意志的文字材料。這是公文形成的必要條件。1173、公文是具有法定效力與規(guī)范格式的文書。這是公文區(qū)別于其他文章和圖書資料的主要之點。公文的法定效力是由公文形成者的法定地位所決定的。公文的規(guī)范化格式，不僅增強了公文的權(quán)威性與有效性，也方便了公文的處理。4、公文是國家機關(guān)及其他社會組織處理政務(wù)、辦理事務(wù)的重

3、要工具。任何一個機關(guān)、組織在日常的工作活動中都需要通過公文這一工具來表達意圖，處理公務(wù)，實施管理。比如：向上級匯報工作，則使用“報告”；向下級布置工作，則使用“指示”或“通知”；向有關(guān)單位聯(lián)系公務(wù)，則使用“函”；記載會議議決事項，則使用“決議”或“會議紀(jì)要”等。二、公文的產(chǎn)生與發(fā)展公文，或稱文書、文件，是一種社會現(xiàn)象，是人類社會實踐活動的產(chǎn)物。它是伴隨著階級、國家、文字的產(chǎn)生而產(chǎn)生，伴隨著生產(chǎn)的繼續(xù)發(fā)展而不斷發(fā)展的。千百年來，人們在社會的政治生活與經(jīng)濟活動中都要憑借文書這一工具來進行彼此間的聯(lián)系。這種聯(lián)系，是人類社會向前發(fā)展的必要條件。恩格斯在《家庭、私有制和

4、國家的起源》一文中說：“從鐵礦的冶煉開始，并由于文字的發(fā)明衣其應(yīng)用于文獻記錄而過渡到文明時代?！痹谶@里，恩格斯把文字應(yīng)用于文獻記錄，即文書的出現(xiàn)當(dāng)作人類文明時代的重要標(biāo)志，評價是很高的。斯大林在《馬克思主義與語言學(xué)問題》一文中指出：“117生產(chǎn)的繼續(xù)發(fā)展，階級的出現(xiàn)，文字的出現(xiàn)，國家的產(chǎn)生，國家進行管理工作需要比較有條理的文書，商業(yè)的發(fā)展，商業(yè)更需要有條理的書信來往……”這段話，科學(xué)地闡明了文書產(chǎn)生的社會背景，以及文書在國家管理工作和社會經(jīng)濟效活動中的重要作用。就某種意義上說，人類社會的燦爛的歷史文明，就是憑借那些帙卷浩繁的、不同形式的文書記載而傳之于世的。我

5、國是世界文明古國，有悠久的歷史與古老的文化。在上古時期，我們的祖先就創(chuàng)造了“結(jié)繩記事”的辦法。隨著社會的不斷進步和越來越復(fù)雜的生產(chǎn)與生活的需要，又漸漸產(chǎn)生了表意與表聲的原始刻寫符號與文字。這在我國古代的經(jīng)籍中是有記載的?！叭祟愑姓沃M織，即有法令。有文字之法令即有公牘?！痹谖覈?，文書的出現(xiàn)可以上溯到夏、商、周三代?！吨芤住は缔o》中說：“上古結(jié)繩而治，后世圣人易之以書契，百官以治，萬民以察，蓋取諸夬?！边@里說的“書契”，就是指的是用文字作為物質(zhì)載體而形成的文書。有了文書，才能貫徹統(tǒng)治者的意圖，以實現(xiàn)社會的信息傳遞，才便函于“治”、“察”與“夬”。文書也就成了治

6、世的工具。在三千多年前的商代后期，出現(xiàn)了一種體式較為完整的甲骨文書。它是書刻在甲骨上的商代后期王室占卜活動的記錄文字，是我國考古學(xué)家發(fā)現(xiàn)的最早的文書珍品。到了西周，則設(shè)有專門管理文書與起草文書的官吏了。據(jù)《周禮·天宮·宰夫》云：“五曰府，掌官契以治藏，六曰史，掌官書以贊治。”漢鄭玄注：“治藏，藏文書及器物，贊治，若今起文書草也?！边@說明，在我國，作為國家管理工具的官文書的產(chǎn)生已經(jīng)有三四千年的歷史了。117馬克思主義認(rèn)為，國家機構(gòu)是統(tǒng)治階級的工具，是一種暴力機關(guān)。統(tǒng)治階級為了實現(xiàn)自己的統(tǒng)治，就要制定和施行政令。我國早在夏商和西周奴隸制社會，統(tǒng)治者就十分重視公文的

7、作用?，F(xiàn)在保留下來的《尚書》，即上古之書，儒家尊稱為《書經(jīng)》，其中不少就是統(tǒng)治者對屬下和民眾發(fā)布的指令性下行文書，包括“誥”、“誓”、“命”等文種。如《湯誥》、《大誥》、《康誥》等篇，就是當(dāng)時統(tǒng)治者商湯、周公、成王發(fā)布的告民眾書；《甘誓》、《湯誓》、《牧誓》等篇就是當(dāng)時統(tǒng)治者夏啟、商湯、周武王在出征前向軍隊發(fā)布的誓師詞；“命”就是統(tǒng)治者發(fā)布的命令，如《文侯之命》等。以上這些內(nèi)容都是有關(guān)國家政力大事的，故《荀子·勸學(xué)篇》說：“《書》者，政事之紀(jì)也?！彼哉f，《尚書》是我國最早的一部政治文件匯編本。秦漢時期，是我國封建社會文書工作的確立時期。秦代出現(xiàn)的“書”、“秦

8、”，是我國最早的上行公文。如李斯的《諫