8.1物業(yè)檔案資料管理

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1、8.1物業(yè)檔案資料管理一、物業(yè)檔案的概述（一）物業(yè)管理檔案的含義與意義1、物業(yè)檔案資料的含義是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事物業(yè)管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)及物業(yè)管理有價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.物業(yè)檔案資料的意義（1）物業(yè)檔案資料管理是物業(yè)現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)現(xiàn)代化管理需要以電腦為中心進(jìn)行信息處理。信息是一種無(wú)形的資源，物業(yè)檔案資料管理是信息處理的基礎(chǔ)性工作，它多數(shù)表現(xiàn)為人工方式的前處理，前處理工作做好了，電腦化的信息處理工作才有基礎(chǔ)，物業(yè)管理服務(wù)決策、組織、實(shí)施、控制的效率才有保障。

2、（2）物業(yè)檔案資料管理是物業(yè)管理水平的標(biāo)志物業(yè)檔案資料是整個(gè)物業(yè)管理活動(dòng)的原始記錄，具有真實(shí)性，可靠性，是物業(yè)管理活動(dòng)過(guò)程的反映。物業(yè)管理人員的決策水平、管理意識(shí)、文化素質(zhì)、服務(wù)才能、工作作風(fēng)等都會(huì)在物業(yè)檔案資料中反映出來(lái)。3.物業(yè)資料檔案的內(nèi)容物業(yè)檔案的重點(diǎn)是物業(yè)客戶檔案和物業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)資料及裝修管理資料。應(yīng)全面收集物業(yè)建設(shè)、竣工、驗(yàn)收、改造（變更）的資料、圖紙與物業(yè)客戶資料，收集整理物業(yè)設(shè)備資料、經(jīng)營(yíng)管理資料、用戶裝修管理資料、房屋及公共設(shè)施維修資料、消防治安資料和管理處質(zhì)量管理、各類文書(shū)資料等。4.物業(yè)

3、管理檔案的特點(diǎn)(1)檔案的形成領(lǐng)域的局限性物業(yè)管理的管理對(duì)象是物業(yè)，服務(wù)對(duì)象是業(yè)主、使用人，因此物業(yè)管理檔案主要是圍繞該區(qū)域物業(yè)和其業(yè)主、使用人有關(guān)的信息資料，有一定的局限性。(2)檔案的動(dòng)態(tài)性(3)檔案的基礎(chǔ)性5、物業(yè)管理檔案的作用(1)憑證作用物業(yè)管理過(guò)程中形成的檔案是物業(yè)管理活動(dòng)的真實(shí)的原始記錄，是真憑實(shí)據(jù)，具有法律憑證作用。例如，物業(yè)管理接管驗(yàn)收中的原始記錄，可以成為日后保修、索賠的憑據(jù)；樓宇入伙中的原始記錄，可以成為入住后管理與服務(wù)的依據(jù)；在物業(yè)裝修管理中檔案資料又可成為追究法律責(zé)任的依據(jù)；安全監(jiān)控

4、的錄像檔案，真實(shí)地記錄了每時(shí)每刻人們進(jìn)出物業(yè)管理區(qū)域(或大廈)的情況，當(dāng)有必要查詢出入物業(yè)管理區(qū)域(或大廈)的人員情況時(shí)，安全監(jiān)控錄像檔案就是有力的憑證。(2)參考作用物業(yè)檔案記錄了物業(yè)生成后的全部過(guò)程信息。因此，它對(duì)人們查考過(guò)去的情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，摸清管理規(guī)律，研究物業(yè)管理服務(wù)提高的策略，具有重要的參考作用。例如，根據(jù)用戶的基本情況的動(dòng)態(tài)記錄，物業(yè)管理企業(yè)可以了解服務(wù)對(duì)象的層次和差別，有意識(shí)地引入新的服務(wù)項(xiàng)目，針對(duì)性地滿足用戶的需要。通過(guò)全面分析某個(gè)物業(yè)項(xiàng)目的租賃檔案，可以了解何種戶型、裝修、樓層、朝向、

5、租金水平的物業(yè)受客戶歡迎，并可結(jié)合租金走勢(shì)、租賃客戶群特征及組合等，制定出拓展該物業(yè)項(xiàng)目租賃市場(chǎng)的策略。(2)指導(dǎo)作用物業(yè)檔案不僅記錄了物業(yè)服務(wù)在整個(gè)過(guò)程的狀況，而且記錄了物業(yè)服務(wù)活動(dòng)的發(fā)展，以及探索物業(yè)服務(wù)發(fā)展的成果。對(duì)人們查考以往情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、建立管理程序、制定管理目標(biāo)、確定管理理念，會(huì)起到指導(dǎo)作用。物業(yè)管理檔案的規(guī)范化和科學(xué)管理對(duì)物業(yè)管理服務(wù)的輔助與指導(dǎo)作用越來(lái)越被人們所認(rèn)識(shí)和接受。（二）物業(yè)檔案資料的分類1.按管理內(nèi)容分類（1）基礎(chǔ)管理包括物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料、工程技術(shù)資料、接管驗(yàn)收資料、管理合同資

6、料、業(yè)主委員會(huì)資料、專項(xiàng)維修資金資料、管理目標(biāo)及方案、物業(yè)管理制度資料、員工管理資料、行政文件資料、客戶資料、維修資料等。（2）房屋管理及維修養(yǎng)護(hù)包括物業(yè)編號(hào)、標(biāo)識(shí)、導(dǎo)示資料，房屋安全檢查、鑒定、管理資料等。（3）共用設(shè)施設(shè)備管理包括綜合管理制度，供電系統(tǒng)、弱電系統(tǒng)，消防系統(tǒng)、電梯系統(tǒng)、給排水系統(tǒng)、空調(diào)采暖系統(tǒng)及共用配套設(shè)施資料，共用管線資料，照明設(shè)施資料等。（4）安全管理包括保安管理、消防管理、車輛及停車場(chǎng)管理資料等。（5）環(huán)境衛(wèi)生管理包括污染防治、環(huán)境設(shè)施、清潔衛(wèi)生管理、綠化管理資料等。（6）社

7、區(qū)文化文明建設(shè)包括社區(qū)文明活動(dòng)計(jì)劃方案、總結(jié)記錄；社區(qū)文化活動(dòng)圖片及錄像；文化活動(dòng)場(chǎng)所等設(shè)施使用情況等。（7）其他包括物業(yè)服務(wù)費(fèi)用收繳統(tǒng)計(jì)表；物業(yè)服務(wù)整體經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表等；物業(yè)管理項(xiàng)目檢查評(píng)比、用戶調(diào)查、所獲取的榮譽(yù)稱號(hào)及媒體相關(guān)報(bào)道等方面的資料。2.按年度分根據(jù)形成和處理的年度，將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。特點(diǎn)：能保持檔案在形成時(shí)間方面的聯(lián)系，可以反映出立檔單位每年工作的特點(diǎn)和逐年發(fā)展的變化情況，便于按年度查閱和利用。3.按照組織機(jī)構(gòu)分類按照立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，把全宗檔案分成各個(gè)類別。特點(diǎn)：能夠保持全宗

8、檔案在來(lái)源方面的聯(lián)系，客觀反映各組織機(jī)構(gòu)工作活動(dòng)的歷史面貌，便于按照一定的專業(yè)查詢。4.事件分類法按照全宗檔案反映的事件進(jìn)行分類，又稱為事由分類法或者問(wèn)題分類法。特點(diǎn)：能夠較好的保持文件在內(nèi)容方面上的聯(lián)系，使內(nèi)容相近的文件集在一起，既能較突出的反映出單位的主要工作活動(dòng)的面貌，又便于按專業(yè)系統(tǒng)全面的查閱利用檔案。二、物業(yè)檔案管理的含義（一）物業(yè)管案管理含義：物業(yè)檔案管理物業(yè)管理機(jī)構(gòu)在物