8.1物業(yè)檔案資料管理

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1、8.1物業(yè)檔案資料管理一、物業(yè)檔案的概述(一)物業(yè)管理檔案的含義與意義1、物業(yè)檔案資料的含義是國家機構、社會組織和個人從事物業(yè)管理活動中直接形成的對國家和社會及物業(yè)管理有價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.物業(yè)檔案資料的意義(1)物業(yè)檔案資料管理是物業(yè)現代化管理的基礎 現代化管理需要以電腦為中心進行信息處理。信息是一種無形的資源,物業(yè)檔案資料管理是信息處理的基礎性工作,它多數表現為人工方式的前處理,前處理工作做好了,電腦化的信息處理工作才有基礎,物業(yè)管理服務決策、組織、實施、控制的效率才有保障。

2、 (2)物業(yè)檔案資料管理是物業(yè)管理水平的標志 物業(yè)檔案資料是整個物業(yè)管理活動的原始記錄,具有真實性,可靠性,是物業(yè)管理活動過程的反映。物業(yè)管理人員的決策水平、管理意識、文化素質、服務才能、工作作風等都會在物業(yè)檔案資料中反映出來。3.物業(yè)資料檔案的內容物業(yè)檔案的重點是物業(yè)客戶檔案和物業(yè)基礎建設資料及裝修管理資料。應全面收集物業(yè)建設、竣工、驗收、改造(變更)的資料、圖紙與物業(yè)客戶資料,收集整理物業(yè)設備資料、經營管理資料、用戶裝修管理資料、房屋及公共設施維修資料、消防治安資料和管理處質量管理、各類文書資料等。4.物業(yè)

3、管理檔案的特點(1)檔案的形成領域的局限性 物業(yè)管理的管理對象是物業(yè),服務對象是業(yè)主、使用人,因此物業(yè)管理檔案主要是圍繞該區(qū)域物業(yè)和其業(yè)主、使用人有關的信息資料,有一定的局限性。(2)檔案的動態(tài)性(3)檔案的基礎性5、物業(yè)管理檔案的作用(1)憑證作用物業(yè)管理過程中形成的檔案是物業(yè)管理活動的真實的原始記錄,是真憑實據,具有法律憑證作用。例如,物業(yè)管理接管驗收中的原始記錄,可以成為日后保修、索賠的憑據;樓宇入伙中的原始記錄,可以成為入住后管理與服務的依據;在物業(yè)裝修管理中檔案資料又可成為追究法律責任的依據;安全監(jiān)控

4、的錄像檔案,真實地記錄了每時每刻人們進出物業(yè)管理區(qū)域(或大廈)的情況,當有必要查詢出入物業(yè)管理區(qū)域(或大廈)的人員情況時,安全監(jiān)控錄像檔案就是有力的憑證。(2)參考作用 物業(yè)檔案記錄了物業(yè)生成后的全部過程信息。因此,它對人們查考過去的情況,總結經驗教訓,摸清管理規(guī)律,研究物業(yè)管理服務提高的策略,具有重要的參考作用。例如,根據用戶的基本情況的動態(tài)記錄,物業(yè)管理企業(yè)可以了解服務對象的層次和差別,有意識地引入新的服務項目,針對性地滿足用戶的需要。通過全面分析某個物業(yè)項目的租賃檔案,可以了解何種戶型、裝修、樓層、朝向、

5、租金水平的物業(yè)受客戶歡迎,并可結合租金走勢、租賃客戶群特征及組合等,制定出拓展該物業(yè)項目租賃市場的策略。(2)指導作用 物業(yè)檔案不僅記錄了物業(yè)服務在整個過程的狀況,而且記錄了物業(yè)服務活動的發(fā)展,以及探索物業(yè)服務發(fā)展的成果。對人們查考以往情況、總結經驗教訓、建立管理程序、制定管理目標、確定管理理念,會起到指導作用。物業(yè)管理檔案的規(guī)范化和科學管理對物業(yè)管理服務的輔助與指導作用越來越被人們所認識和接受。(二)物業(yè)檔案資料的分類1.按管理內容分類 (1)基礎管理 包括物業(yè)產權資料、工程技術資料、接管驗收資料、管理合同資

6、料、業(yè)主委員會資料、專項維修資金資料、管理目標及方案、物業(yè)管理制度資料、員工管理資料、行政文件資料、客戶資料、維修資料等。(2)房屋管理及維修養(yǎng)護 包括物業(yè)編號、標識、導示資料,房屋安全檢查、鑒定、管理資料等。 (3)共用設施設備管理 包括綜合管理制度,供電系統(tǒng)、弱電系統(tǒng),消防系統(tǒng)、電梯系統(tǒng)、給排水系統(tǒng)、空調采暖系統(tǒng)及共用配套設施資料,共用管線資料,照明設施資料等。(4)安全管理 包括保安管理、消防管理、車輛及停車場管理資料等。 (5)環(huán)境衛(wèi)生管理 包括污染防治、環(huán)境設施、清潔衛(wèi)生管理、綠化管理資料等。(6)社

7、區(qū)文化文明建設 包括社區(qū)文明活動計劃方案、總結記錄;社區(qū)文化活動圖片及錄像;文化活動場所等設施使用情況等。 (7)其他 包括物業(yè)服務費用收繳統(tǒng)計表;物業(yè)服務整體經營項目統(tǒng)計表等;物業(yè)管理項目檢查評比、用戶調查、所獲取的榮譽稱號及媒體相關報道等方面的資料。2.按年度分根據形成和處理的年度,將全宗內檔案分成各個類別。特點:能保持檔案在形成時間方面的聯系,可以反映出立檔單位每年工作的特點和逐年發(fā)展的變化情況,便于按年度查閱和利用。3.按照組織機構分類按照立檔單位內部組織機構,把全宗檔案分成各個類別。特點:能夠保持全宗

8、檔案在來源方面的聯系,客觀反映各組織機構工作活動的歷史面貌,便于按照一定的專業(yè)查詢。4.事件分類法按照全宗檔案反映的事件進行分類,又稱為事由分類法或者問題分類法。特點:能夠較好的保持文件在內容方面上的聯系,使內容相近的文件集在一起,既能較突出的反映出單位的主要工作活動的面貌,又便于按專業(yè)系統(tǒng)全面的查閱利用檔案。二、物業(yè)檔案管理的含義(一)物業(yè)管案管理含義: 物業(yè)檔案管理物業(yè)管理機構在物

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